Контролер данных
Контролер данных — Invoid Vision B.V., бельгийское общество с ограниченной ответственностью, зарегистрированное в реестре предприятий (KBO/BCE) под номером 0777.887.045, юридический адрес: Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.
Контакт по вопросам данных: support@dokus.tech
1. Какие данные мы собираем
Мы собираем только те персональные данные, которые нужны для работы dokus.tech и продукта Dokus. Конкретный состав зависит от того, как вы пользуетесь сервисом:
- Данные аккаунта и контактов: имя, адрес электронной почты, название компании, роль, страна и (для бухгалтерских бюро) сведения о бюро, которые вы указываете в форме заявки для бухгалтеров.
- Данные листа ожидания и подписчиков: адрес электронной почты, выбранный тариф, предпочитаемый язык и страница, с которой вы записались.
- Содержимое, загруженное клиентом: счета, чеки, банковские выписки, кредит-ноты и подобные финансовые документы, которые вы передаете в продукт. Они могут содержать персональные данные о вас, ваших коллегах, ваших клиентах и ваших поставщиках.
- Данные об использовании и устройстве: просмотренные страницы, клики, источник перехода, язык, приблизительное местоположение по IP-адресу, браузер и операционная система, отметки времени. Собираются через PostHog (ЕС) и Vercel Web Analytics с обезличенными IP-адресами.
- Данные поддержки: содержание любого сообщения, которое вы отправляете на support@dokus.tech или через нашу форму обратной связи.
2. Зачем мы обрабатываем ваши данные
Мы используем персональные данные только для четко определенных целей:
- Чтобы предоставлять сервис Dokus и обеспечивать его работу: создание аккаунта, приемка документов, сопоставление операций, обзор денежного потока, электронные счета Peppol.
- Чтобы отвечать на записи в лист ожидания, заявки бухгалтеров, сообщения из формы обратной связи и письма напрямую.
- Чтобы улучшать продукт: понимать, как используются функции, находить ошибки и расставлять приоритеты в исправлениях.
- Чтобы общаться с вами: сообщения о работе сервиса, уведомления о безопасности и (с вашего согласия) новости о продукте.
- Чтобы выполнять наши юридические обязанности по бельгийскому и европейскому праву, включая правила ведения и хранения бухгалтерских, налоговых и учетных документов.
3. Правовые основания (ст. 6 GDPR)
Каждая операция обработки опирается на одно из следующих оснований:
- Исполнение договора — чтобы предоставлять сервис Dokus, на который вы подписались, и вести переписку по аккаунту.
- Законные интересы — чтобы обеспечивать безопасность сервиса, предотвращать злоупотребления, измерять использование в совокупности и улучшать продукт. Прежде чем опираться на это основание, мы взвешиваем эти интересы против ваших прав.
- Согласие — для необязательных маркетинговых писем и неосновной аналитики. Согласие можно отозвать в любой момент, это не затрагивает обработку, совершенную ранее.
- Юридическая обязанность — когда европейское или бельгийское право требует от нас хранить или раскрывать определенные записи (например, бухгалтерские документы или законные запросы уполномоченных органов).
4. Субобработчики, с которыми мы работаем
Для работы сервиса мы привлекаем небольшое число проверенных сторонних поставщиков. С каждым заключен договор об обработке данных (DPA), и каждый обрабатывает персональные данные только по нашим указаниям. Отдельно: синхронизацию с банком — после выхода живого фида в Core — обеспечивает Ponto (Isabel Group NV) — платежное учреждение под надзором Национального банка Бельгии, действующее как независимый поставщик услуг информирования о счете (AISP) по PSD2; это названный получатель ваших банковских данных, а не субобработчик. В этом списке нет ни одного поставщика ИИ или моделей, и ни один не пропущен: чтение документов, классификация, поиск и Ask работают на инфраструктуре, которой управляем мы, а не через стороннее API моделей.
- SupabaseБаза данных, аутентификация и хранение для сайта dokus.tech: лист ожидания, подписчики, заявки бухгалтеров. Финансовые документы, загруженные клиентами, здесь не хранятся.Европейский союз
- RecommandСертифицированная бельгийская точка доступа Peppol — передача и получение электронных счетов по нашим указаниям.Европейский союз
- PostHogПродуктовая аналитика, данные об использовании на уровне сессий и флаги функций.Европейский союз (eu.i.posthog.com)
- VercelХостинг, доставка через граничную сеть, Web Analytics и Speed Insights для dokus.tech.Глобальная граничная сеть с регионами в ЕС; покрыто DPA и стандартными договорными условиями
- ResendТранзакционная почта: уведомления и подтверждения об удалении аккаунта, а также сообщения из контактной формы, дублируемые в нашу почту поддержки. Загруженные клиентами финансовые документы там не хранятся.
- SlackВнутренние оповещения через веб-хуки: уведомляют нашу команду о новых регистрациях и сообщениях из формы обратной связи.США; покрыто DPA и стандартными договорными условиями
5. Международная передача данных
Приложение Dokus, включая загружаемые вами финансовые документы, размещено в Бельгии — как и модели, которые эти документы читают, поэтому ни один документ и ни один запрос не уходит во внешний сервис ИИ. Данные сайта и листа ожидания, продуктовая аналитика и передача через Peppol обрабатываются внутри Европейского союза. Три субобработчика работают за пределами ЕЭЗ: Slack, который получает данные о регистрациях и сообщениях из формы в наших внутренних оповещениях; Resend, который доставляет нашу транзакционную почту, включая сообщения из контактной формы и уведомления об удалении аккаунта; и Vercel, который отдает сайт dokus.tech из глобальной граничной сети с регионами в ЕС. Все передачи покрыты стандартными договорными условиями (SCC) и дополнительными гарантиями, которых требует GDPR. Мы не продаем персональные данные и не передаем их рекламодателям.
6. Сколько мы храним данные
Мы храним персональные данные ровно столько, сколько нужно для цели, ради которой они собраны, а затем удаляем или обезличиваем их.
- Адреса из листа ожидания и адреса подписчиков: до отписки или до 24 месяцев неактивности, в зависимости от того, что наступит раньше.
- Заявки бухгалтеров: до 24 месяцев после подачи или до того, как бюро станет клиентом Dokus.
- Сообщения из формы обратной связи и обращения в поддержку: до 24 месяцев после завершения переписки.
- Финансовые документы, загруженные клиентом: пока аккаунт активен, а после его закрытия хранятся в течение срока, установленного бельгийским законодательством о бухгалтерском учете (обычно 7 лет).
- Аналитика и данные об использовании продукта: в агрегированном виде до 24 месяцев в PostHog и Vercel Analytics.
7. Ваши права по GDPR
Вы можете воспользоваться следующими правами в любой момент, написав на support@dokus.tech. Мы отвечаем в течение 30 дней.
- Право на доступ — узнать, храним ли мы ваши данные, и запросить копию.
- Право на исправление — исправить неточные или неполные данные.
- Право на удаление — попросить нас удалить ваши персональные данные там, где это допускает GDPR.
- Право на ограничение — попросить ограничить обработку на время разрешения спора.
- Право на переносимость данных — получить ваши данные в структурированном машиночитаемом формате.
- Право на возражение — возразить против обработки на основании законных интересов, включая прямой маркетинг.
- Право отозвать согласие — для любой обработки, которая на нем основана.
- Право подать жалобу в надзорный орган — см. ниже.
8. Как мы защищаем ваши данные
Мы применяем технические и организационные меры, соответствующие финансовому продукту: шифрование при передаче (TLS), шифрование при хранении, ролевой контроль доступа, журналирование обращений в рабочих системах, принцип минимальных привилегий для сотрудников, а также субобработчики, связанные договором DPA. Доступ к загруженным клиентами финансовым документам есть у небольшого числа уполномоченных сотрудников и только тогда, когда это нужно для поддержки, безопасности или соблюдения требований.
10. Автоматизированное принятие решений
Мы не принимаем решений, которые порождают для вас юридические или иные существенные последствия, исключительно на основе автоматизированной обработки. Dokus структурирует и классифицирует финансовые документы автоматически, но результат проверяете и подтверждаете вы (или ваш бухгалтер), прежде чем на его основе что-то делать.
11. Дети
Dokus — рабочий инструмент для взрослых. Мы сознательно не собираем данные лиц младше 16 лет. Если вы считаете, что несовершеннолетний передал нам персональные данные, напишите на support@dokus.tech, и мы их удалим.
12. Изменения в этой политике
Мы можем обновлять эту политику, когда меняется наша практика. Дата «Обновлено» вверху отражает последнюю редакцию. О существенных изменениях мы сообщим активным пользователям по электронной почте не менее чем за 14 дней до вступления в силу.
13. Как с нами связаться
Вопросы об этой политике или о том, как мы обращаемся с вашими данными? Напишите на support@dokus.tech. Почтовый адрес: Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.