Политика конфиденциальности

Контролер данных — Invoid Vision B.V., бельгийское общество с ограниченной ответственностью, зарегистрированное в реестре предприятий (KBO/BCE) под номером 0777.887.045, юридический адрес: Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.

Контакт по вопросам данных: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. является контролёром персональных данных, которые она собирает для работы dokus.tech и вашего аккаунта. В отношении персональных данных, содержащихся в загружаемых вами финансовых документах, вы (или ваша компания) являетесь контролёром, а Dokus — обработчиком, действующим по вашим документированным инструкциям. При закрытии аккаунта мы удаляем или возвращаем документы клиентов и персональные данные по вашему выбору, за исключением случаев, когда бельгийское бухгалтерское законодательство обязывает нас хранить конкретные записи, — обе ситуации описаны отдельно в разделе «Как долго мы храним данные».

Соглашение об обработке данных (DPA) доступно в рамках любых деловых отношений. В нём закреплено, что мы обрабатываем, по чьим инструкциям и как данные возвращаются или удаляются после окончания отношений. Запросите его по адресу support@dokus.tech — на вопросы поставщиков и закупок мы отвечаем в течение одного рабочего дня.

Мы собираем только те персональные данные, которые нужны для работы dokus.tech и продукта Dokus. Конкретный состав зависит от того, как вы пользуетесь сервисом:

• Данные аккаунта и контактов: имя, адрес электронной почты, название компании, роль, страна и (для бухгалтерских бюро) сведения о бюро, которые вы указываете в форме заявки для бухгалтеров.
• Данные листа ожидания и подписчиков: адрес электронной почты, выбранный тариф, предпочитаемый язык и страница, с которой вы записались.
• Содержимое, загруженное клиентом: счета, чеки, банковские выписки, кредит-ноты и подобные финансовые документы, которые вы передаете в продукт. Они могут содержать персональные данные о вас, ваших коллегах, ваших клиентах и ваших поставщиках.
• Данные об использовании и устройстве: просмотренные страницы, клики, источник перехода, язык, приблизительное местоположение по IP-адресу, браузер и операционная система, отметки времени. Собираются через PostHog (ЕС) и Vercel Web Analytics с обезличенными IP-адресами.
• Данные поддержки: содержание любого сообщения, которое вы отправляете на support@dokus.tech, через нашу форму обратной связи или в наших чатах поддержки в WhatsApp и Telegram.
• Поиск компаний: название компании или номер НДС, которые вы вводите на странице Company ID без компании (dokus.tech/id/…), адрес, на который вы попали, и сайт, с которого вы пришли. Так наша команда видит, какие компании ищут страницу; это не публикуется, и контактные данные не запрашиваются.

Мы используем персональные данные только для четко определенных целей:

• Чтобы предоставлять сервис Dokus и обеспечивать его работу: создание аккаунта, приемка документов, сопоставление операций, обзор денежного потока, электронные счета Peppol.
• Чтобы отвечать на записи в лист ожидания, заявки бухгалтеров, сообщения из формы обратной связи и письма напрямую.
• Чтобы улучшать продукт: понимать, как используются функции, находить ошибки и расставлять приоритеты в исправлениях.
• Чтобы общаться с вами: сообщения о работе сервиса, уведомления о безопасности и (с вашего согласия) новости о продукте.
• Чтобы выполнять наши юридические обязанности по бельгийскому и европейскому праву, включая правила ведения и хранения бухгалтерских, налоговых и учетных документов.

Каждая операция обработки опирается на одно из следующих оснований:

• Исполнение договора — чтобы предоставлять сервис Dokus, на который вы подписались, и вести переписку по аккаунту.
• Законные интересы — чтобы обеспечивать безопасность сервиса, предотвращать злоупотребления, измерять использование в совокупности и улучшать продукт. Прежде чем опираться на это основание, мы взвешиваем эти интересы против ваших прав.
• Согласие — для необязательных маркетинговых писем и неосновной аналитики. Согласие можно отозвать в любой момент, это не затрагивает обработку, совершенную ранее.
• Юридическая обязанность — когда европейское или бельгийское право требует от нас хранить или раскрывать определенные записи (например, бухгалтерские документы или законные запросы уполномоченных органов).

Мы полагаемся на небольшое число проверенных сторонних поставщиков для работы сервиса. Каждый связан соглашением об обработке данных и обрабатывает персональные данные только по нашим инструкциям. Отдельно: синхронизацию банковских данных обеспечивает Ponto — сервис Isabel NV/SA (Бельгия, номер предприятия 0455.530.509), платёжного учреждения, авторизованного Национальным банком Бельгии как поставщик услуг по предоставлению сведений о счетах (AISP) в рамках PSD2. Isabel NV/SA и банк, который вы подключаете, выступают самостоятельными контролёрами данных счёта и операций, которыми вы разрешаете им делиться с нами: поименованные получатели ваших банковских данных, а не субработчики, поэтому соглашение об обработке данных к ним не применяется — что они с ними делают, определяют их собственные уведомления о конфиденциальности (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). В этом списке есть один поставщик моделей. Чтение документов, классификация и поиск работают на инфраструктуре, которую эксплуатируем мы; Ask — исключение: ваш вопрос и записи, нужные для ответа, обрабатывает Anthropic по нашим инструкциям, по соглашению об обработке данных, без обучения на вашем содержимом. Наши собственные условия обработки для клиентов — соглашение, по которому Dokus обрабатывает ваши документы по вашим инструкциям, — доступны в рамках любых деловых отношений: запросите их по адресу support@dokus.tech.

Приложение Dokus, включая загружаемые вами финансовые документы, размещено в Бельгии, и модели, которые их читают и классифицируют, работают там же. Данные сайта и списка ожидания, продуктовая аналитика и передача Peppol обрабатываются в пределах Европейского союза. Шесть субработчиков связаны с передачей данных за пределы ЕЭЗ: Slack, который получает данные регистрации, контактной формы и поиска компаний из наших внутренних уведомлений; Resend, который доставляет наши транзакционные письма, включая сообщения контактной формы и уведомления об удалении аккаунта; Vercel, который обслуживает сайт dokus.tech из глобальной пограничной сети с регионами ЕС; WhatsApp, в котором работает наш чат поддержки для коротких вопросов; Telegram, который делает то же самое; и Anthropic, который обеспечивает работу модели за Ask и получает ваш вопрос вместе с записями, нужными для ответа. Документы и данные клиентов всегда передаются по электронной почте и никогда — через чат. Все шесть передач покрыты стандартными договорными положениями (SCC) и дополнительными гарантиями, которые требует GDPR. Мы не продаём персональные данные и не передаём их рекламодателям.

Мы храним персональные данные ровно столько, сколько нужно для цели, ради которой они собраны, а затем удаляем или обезличиваем их.

• Письма из списка ожидания и подписчикам: до отписки или до 24 месяцев неактивности — в зависимости от того, что наступит раньше.
• Заявки бухгалтеров: до 24 месяцев после заявки или до тех пор, пока фирма не станет клиентом Dokus.
• Сообщения контактной формы и поддержки: до 24 месяцев после завершения переписки.
• Данные аккаунта и входа: хранятся, пока аккаунт активен, и удаляются или анонимизируются при его закрытии, если закон не требует иного.
• Загруженные клиентами финансовые документы: пока аккаунт активен. При закрытии они удаляются или возвращаются по вашему выбору (GDPR ст. 28). Хранение после закрытия происходит только там, где бельгийское бухгалтерское законодательство обязывает нас хранить их, — бельгийские рекомендации указывают на хранение до 10 лет для счетов и бухгалтерских документов, — или где вы дали документированные инструкции хранить их.
• Записи передачи Peppol: хранятся в течение периода, требуемого применимым законодательством о выставлении счетов.
• Журналы безопасности: хранятся ограниченный период, соразмерный их цели безопасности.
• Резервные копии: хранятся в регулярной ротации и удаляются в соответствии со сроками хранения исходных данных.
• Данные аналитики и использования: агрегируются и хранятся до 24 месяцев в PostHog и Vercel Analytics.

Вы можете воспользоваться следующими правами в любой момент, написав на support@dokus.tech. Мы отвечаем в течение 30 дней.

• Право на доступ — узнать, храним ли мы ваши данные, и запросить копию.
• Право на исправление — исправить неточные или неполные данные.
• Право на удаление — попросить нас удалить ваши персональные данные там, где это допускает GDPR.
• Право на ограничение — попросить ограничить обработку на время разрешения спора.
• Право на переносимость данных — получить ваши данные в структурированном машиночитаемом формате.
• Право на возражение — возразить против обработки на основании законных интересов, включая прямой маркетинг.
• Право отозвать согласие — для любой обработки, которая на нем основана.
• Право подать жалобу в надзорный орган — см. ниже.

Мы применяем технические и организационные меры, соответствующие финансовому продукту: шифрование при передаче (TLS), шифрование при хранении, ролевой контроль доступа, журналирование обращений в рабочих системах, принцип минимальных привилегий для сотрудников, а также субобработчики, связанные договором DPA. Доступ к загруженным клиентами финансовым документам есть у небольшого числа уполномоченных сотрудников и только тогда, когда это нужно для поддержки, безопасности или соблюдения требований.

Dokus использует строго необходимые файлы cookie для аутентификации и безопасности, а также ограниченный набор аналитических cookie (PostHog, Vercel Analytics), чтобы понимать, как используется сайт. Рекламные cookie мы не используем. Подробности и управление настройками смотрите в нашей Политике cookie. Это относится и к публичным страницам компаний (dokus.tech/id/…), куда посетитель может попасть со счёта или по ссылке, не увидев ни одной другой части сайта.

Политика в отношении cookie

Мы не принимаем решений, которые порождают для вас юридические или иные существенные последствия, исключительно на основе автоматизированной обработки. Dokus структурирует и классифицирует финансовые документы автоматически, но результат проверяете и подтверждаете вы (или ваш бухгалтер), прежде чем на его основе что-то делать.

Dokus — рабочий инструмент для взрослых. Мы сознательно не собираем данные лиц младше 16 лет. Если вы считаете, что несовершеннолетний передал нам персональные данные, напишите на support@dokus.tech, и мы их удалим.

Мы можем обновлять эту политику, когда меняется наша практика. Дата «Обновлено» вверху отражает последнюю редакцию. О существенных изменениях мы сообщим активным пользователям по электронной почте не менее чем за 14 дней до вступления в силу.

Вопросы об этой политике или о том, как мы обращаемся с вашими данными? Напишите на support@dokus.tech. Почтовый адрес: Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.

Если вы считаете, что мы обошлись с вашими персональными данными неправильно, вы вправе подать жалобу в бельгийский орган по защите данных (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données).

gegevensbeschermingsautoriteit.be