Контролёр данных
Контролёром данных является Invoid Vision B.V., бельгийская компания с ограниченной ответственностью, зарегистрированная в Перекрёстном банке предприятий (KBO/BCE) под номером 0777.887.045, юридический адрес: Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.
Контакт по приватности: privacy@dokus.tech
1. Какие данные мы собираем
Мы собираем только те персональные данные, которые необходимы для работы dokus.tech и продукта Dokus. Состав данных зависит от того, как вы используете сервис:
- Данные аккаунта и контактов: имя, email, название компании, должность, страна и (для бухгалтерских фирм) сведения о фирме, которые вы отправляете через форму apply-accountant.
- Данные листа ожидания и подписчиков: email, выбранный тариф, языковая настройка и страница, с которой вы пришли на регистрацию.
- Контент, загруженный клиентом: счета, чеки, банковские выписки, кредит-ноты и аналогичные финансовые документы, которые вы отправляете в продукт. Они могут содержать персональные данные о вас, ваших коллегах, клиентах и поставщиках.
- Данные об использовании и устройстве: просмотры страниц, клики, реферер, язык, приблизительное местоположение по IP, браузер, операционная система и метки времени. Собираются через PostHog (ЕС) и Vercel Web Analytics с анонимизированными IP-адресами.
- Данные поддержки: содержимое любого сообщения, отправленного на support@dokus.tech, privacy@dokus.tech или через нашу форму обратной связи.
2. Зачем мы обрабатываем ваши данные
Мы используем персональные данные исключительно для чётко определённых целей:
- Чтобы предоставлять и обеспечивать работу сервиса Dokus: создание аккаунта, приём документов, сопоставление транзакций, обзор cash-flow, PEPPOL e-инвойсинг.
- Чтобы отвечать на регистрации в листе ожидания, заявки бухгалтеров, сообщения через форму обратной связи и прямые письма.
- Чтобы улучшать продукт: понимать, как используются функции, искать и устранять ошибки, расставлять приоритеты доработок.
- Чтобы общаться с вами: уведомления об изменениях сервиса, сообщения по безопасности и (с вашего согласия) новости продукта.
- Чтобы соблюдать наши юридические обязанности по бельгийскому и общеевропейскому праву, включая правила бухгалтерского учёта, налогообложения и хранения документов.
3. Правовые основания (GDPR ст. 6)
Каждая обработка опирается на одно из следующих оснований:
- Исполнение договора — для предоставления сервиса Dokus, на который вы подписались, и обработки коммуникаций по аккаунту.
- Законные интересы — для обеспечения безопасности сервиса, предотвращения злоупотреблений, измерения агрегированного использования и улучшения продукта. Мы соотносим эти интересы с вашими правами, прежде чем опираться на это основание.
- Согласие — для опциональных маркетинговых рассылок и второстепенной аналитики. Вы можете отозвать согласие в любой момент без последствий для уже выполненной обработки.
- Юридическая обязанность — когда право ЕС или Бельгии обязывает нас хранить или раскрывать определённые сведения (например, бухгалтерские документы или запросы уполномоченных органов).
4. Субобработчики, с которыми мы работаем
Мы используем небольшое число тщательно отобранных сторонних провайдеров для работы сервиса. С каждым подписан договор об обработке данных (DPA), и они обрабатывают персональные данные только по нашим инструкциям.
- SupabaseБаза данных и аутентификация для листа ожидания, подписчиков и заявок бухгалтеров.Европейский союз
- PostHogПродуктовая аналитика, данные использования на уровне сессий и feature-флаги.Европейский союз (eu.i.posthog.com)
- VercelХостинг, доставка через edge-сеть, Web Analytics и Speed Insights для dokus.tech.Глобальная edge-сеть с регионами в ЕС; покрывается DPA и стандартными договорными положениями
- SlackВнутренние webhook-уведомления нашей команде о новых регистрациях и сообщениях из формы обратной связи.США; покрывается DPA и стандартными договорными положениями
5. Международная передача
Персональные данные хостятся в пределах Европейской экономической зоны (ЕЭЗ) везде, где это возможно. Если субобработчик обрабатывает данные за пределами ЕЭЗ (например, уведомления через Slack), передача покрывается стандартными договорными положениями (SCC) и дополнительными гарантиями, как того требует GDPR. Мы не продаём персональные данные и не передаём их рекламодателям.
6. Сколько мы храним данные
Мы храним персональные данные только столько, сколько необходимо для цели сбора, после чего удаляем или анонимизируем их.
- Email листа ожидания и подписчиков: до момента отписки или до 24 месяцев неактивности — что наступит раньше.
- Заявки бухгалтеров: до 24 месяцев после подачи или до момента, когда фирма становится клиентом Dokus.
- Сообщения через форму обратной связи и поддержку: до 24 месяцев после закрытия диалога.
- Финансовые документы, загруженные клиентами: пока ваш аккаунт активен и в течение срока, требуемого бельгийским бухгалтерским законодательством (как правило, 7 лет) после закрытия аккаунта.
- Данные аналитики и использования продукта: агрегированно хранятся до 24 месяцев в PostHog и Vercel Analytics.
7. Ваши права по GDPR
Вы можете реализовать следующие права в любой момент, написав на privacy@dokus.tech. Мы отвечаем в течение 30 дней.
- Право на доступ — узнать, храним ли мы ваши данные, и запросить их копию.
- Право на исправление — исправить неточные или неполные данные.
- Право на удаление — попросить удалить ваши персональные данные в случаях, предусмотренных GDPR.
- Право на ограничение обработки — попросить ограничить обработку на время разрешения спора.
- Право на переносимость данных — получить ваши данные в структурированном машиночитаемом формате.
- Право возражать — возразить против обработки, основанной на законных интересах, в том числе против прямого маркетинга.
- Право отозвать согласие — для любой обработки, основанной на согласии.
- Право подать жалобу в надзорный орган — см. ниже.
8. Как мы защищаем ваши данные
Мы применяем технические и организационные меры, соответствующие финансовому продукту: шифрование при передаче (TLS), шифрование при хранении, ролевой контроль доступа, аудит-логирование на продакшен-системах, минимально необходимые права доступа для сотрудников и субобработчики, связанные DPA. Доступ к загруженным клиентами финансовым документам ограничен небольшим числом уполномоченных сотрудников и предоставляется только при необходимости для поддержки, безопасности или комплаенса.
10. Автоматизированное принятие решений
Мы не принимаем решений, имеющих юридические или сопоставимо значимые последствия для вас, исключительно на основе автоматизированной обработки. Dokus автоматически структурирует и классифицирует финансовые документы, но эти результаты проверяются и подтверждаются вами (или вашим бухгалтером) до того, как на их основании предпринимаются действия.
11. Дети
Dokus — бизнес-инструмент, предназначенный для взрослых. Мы намеренно не собираем данные лиц младше 16 лет. Если вы считаете, что несовершеннолетний предоставил нам персональные данные, напишите на privacy@dokus.tech, и мы удалим их.
12. Изменения в этой политике
Мы можем обновлять эту политику, когда меняются наши практики. Дата «Последнее обновление» вверху страницы отражает последнюю редакцию. О существенных изменениях мы уведомим активных пользователей по email не менее чем за 14 дней до их вступления в силу.
13. Связаться с нами
Вопросы по этой политике или о том, как мы обращаемся с вашими данными? Пишите на privacy@dokus.tech. Почтовая корреспонденция — на адрес Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия.