Соглашение об обработке данных

Между Invoid Vision B.V., бельгийским обществом с ограниченной ответственностью, зарегистрированным в реестре предприятий (KBO/BCE) под номером 0777.887.045, с юридическим адресом Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Бельгия, действующим под наименованием Dokus («мы»), и компанией или лицом, которому принадлежит рабочее пространство («вы»).

В отношении персональных данных в документах и записях, которые вы вносите в Dokus, контролёром являетесь вы, а обработчиком являемся мы. В отношении данных, которые мы собираем для работы вашего аккаунта и этого сайта, контролёром являемся мы; это описано в Политике конфиденциальности.

Если вы даёте бухгалтеру или лицу, ведущему учёт, доступ к рабочему пространству, вы поручаете нам показать этому лицу записи. Получатель видит записи в режиме только для чтения и не может их изменить. Такое раскрытие является вашим указанием, а ответственность за дальнейшие действия с записями несёт получатель как самостоятельный контролёр.

Приложение 1 определяет предмет, срок, характер и цели обработки, категории персональных данных и категории субъектов данных. Кратко:

• Предмет: персональные данные, содержащиеся в документах, записях и сообщениях, которые вы вносите в Dokus, и данные, необходимые для работы вашего аккаунта.
• Срок: пока у вас есть рабочее пространство и до завершения удаления в соответствии с разделом 9.
• Цели: хранение, извлечение, классификация, сопоставление, поиск, выставление счетов и передача через Peppol, синхронизация с банком, уведомления, поддержка, безопасность и расчёты.
• Субъекты данных: вы, ваши сотрудники, ваши клиенты и поставщики, а также любые лица, указанные в загруженном вами документе.
• Данные: идентификационные и контактные данные, финансовые записи, данные банковских транзакций, содержание счетов и договоров, а также любые другие персональные данные, которые содержит документ.

Мы обрабатываем данные только по вашим документированным указаниям. Такими указаниями являются Условия использования, настоящее соглашение и решения, которые вы принимаете в продукте: подключение банка, включение экспорта по электронной почте или предоставление доступа бухгалтеру.

Мы не используем ваши данные в собственных целях и не продаём их.

Если указание, как нам представляется, нарушает законодательство о защите данных, мы сообщаем вам об этом, прежде чем его исполнить, если только закон не запрещает нам это сделать.

Все, у кого есть доступ к данным клиентов, обязаны соблюдать конфиденциальность, независимо от того, являются ли они сотрудниками или подрядчиками. Доступ ограничен кругом лиц, которым он нужен для поддержки, безопасности или выполнения правовой обязанности, и каждый такой доступ фиксируется в вашей истории действий.

Мы применяем технические и организационные меры, изложенные в Приложении 2. Они охватывают контроль доступа, шифрование при передаче, шифрование резервных копий, разделение между клиентами, журналирование, мониторинг и реагирование на инциденты.

Мы не заявляем о наличии сертификаций, которых у нас нет. У нас нет сертификатов ISO 27001 и SOC 2, и на странице непрерывности это указано.

Вы разрешаете нам использовать субобработчиков, перечисленных в разделе 4 Политики конфиденциальности. Каждый из них связан с нами соглашением об обработке данных и обрабатывает персональные данные только по нашим указаниям.

В том разделе также названы получатели, которые не являются субобработчиками. Подключение к банку обеспечивает Ponto, сервис Isabel NV/SA. В рамках PSD2 Isabel NV/SA и банк, к которому вы подключаетесь, выступают самостоятельными контролёрами, и соглашение об обработке данных к ним не применяется.

Мы публикуем сведения о новом субобработчике на той странице до того, как он начнёт обрабатывать данные для вас, а дата в верхней части этой страницы обновляется вместе с публикацией. Если вы возражаете по обоснованным основаниям, связанным с защитой данных, вы можете перестать пользоваться затронутой функцией или расторгнуть соглашение. Мы не будем рассматривать возражение как нарушение.

В размещённой версии Dokus хранит ваши документы и записи, полученные на их основе, в Бельгии. Некоторые субобработчики находятся за пределами Европейской экономической зоны, и они названы в Политике конфиденциальности. Эти передачи покрыты стандартными договорными положениями (2021/914) и дополнительными гарантиями, которые требует GDPR.

При развертывании в вашем контуре система работает в вашей собственной среде. Этот раздел применяется только к данным, которые вы решите отправить нам для поддержки.

Необязательный ассистент Ask отправляет ваш вопрос и записи, необходимые для ответа, в Anthropic PBC, США, по соглашению об обработке данных; эти данные никогда не используются в качестве данных для обучения.

Если настроена облачная обработка документов, извлечение и классификацию также выполняет Anthropic. Если она не настроена, они выполняются на инфраструктуре, которую мы эксплуатируем в Бельгии. Anthropic указан как субобработчик для обеих целей в Политике конфиденциальности.

Никакая другая часть Dokus не отправляет содержимое документов поставщику моделей.

Ваши документы находятся в рабочем пространстве, пока оно активно.

Когда вы удаляете рабочее пространство в продукте, запрос фиксируется и его можно отменить в течение 30 дней. После этого рабочее пространство удаляется: документы, записи, полученные на их основе, банковские подключения, регистрация в Peppol и данные аккаунта. Удаление выполняет наша команда, а не автоматическая система; оно завершается в течение 30 дней с момента окончания этого срока. Мы подтверждаем в письменной форме, когда удаление завершено.

Когда вы просите нас по электронной почте удалить аккаунт, мы проверяем запрос и завершаем удаление в течение 30 дней.

Некоторые записи сохраняются после удаления, если этого требует бельгийское законодательство. Счета и бухгалтерские документы могут храниться до 10 лет, и такое хранение допускается только для этой правовой цели.

Операционная история хранится в течение 24 месяцев: журнал действий и история разговоров с ассистентом. Резервные копии хранятся в ротации из 30 ежедневных и 12 ежемесячных копий и удаляются по мере выхода из ротации.

Если вы получаете запрос о доступе к данным, которые мы храним для вас, об их исправлении или удалении, сообщите нам, и мы предоставим всё необходимое для ответа в течение 10 рабочих дней. Мы не отвечаем этому лицу напрямую, если вы нас об этом не попросите.

Мы помогаем с проведением оценки воздействия на защиту данных или предварительной консультации, когда этого требует обработка.

Мы уведомляем вас без неоправданной задержки после того, как нам станет известно об утечке персональных данных, затрагивающей ваши данные, и в любом случае в течение 72 часов. Уведомление описывает, что произошло, какие данные затронуты, вероятные последствия и какие меры мы приняли.

Мы регистрируем утечку и сообщаем вам, что сделали для её локализации.

Вы можете запросить у нас всё необходимое, чтобы подтвердить соответствие обработки требованиям: настоящее соглашение, список субобработчиков, меры из Приложения 2 и ответы на опросник по безопасности. Мы отвечаем на вопросы о безопасности и закупках в течение одного рабочего дня.

Визит в наши помещения или к нашим системам требует письменного запроса, уведомления не менее чем за 30 дней и соглашения о конфиденциальности. Мы заранее согласуем объём, сроки и то, кто оплачивает визит. Вместо визита мы можем удовлетворить запрос, предоставив отчёт независимого аудитора.

На ответственность по настоящему соглашению распространяется ограничение ответственности, предусмотренное Условиями использования. Ничто в настоящем соглашении не ограничивает ответственность, которая не может быть ограничена в силу закона.

Соглашение действует, пока мы обрабатываем данные для вас, и прекращается, когда удаление завершено.

Мы можем изменять его, если меняется сервис, законодательство или состав субобработчиков. Версия и дата в верхней части страницы обновляются вместе с ним, и мы публикуем изменение до того, как оно вступит в силу. Если изменение существенно сокращает ваши права, вы можете возразить и расторгнуть соглашение.

Соглашение регулируется бельгийским правом. Споры рассматриваются в соответствии с положением о применимом праве и подсудности в Условиях использования.

Настоящее соглашение составлено на английском языке. Версии на других языках предоставляются, чтобы вы могли прочитать соглашение на своём языке; в случае расхождений преимущественную силу имеет версия на английском языке.

Настоящее приложение содержит сведения об обработке, описанной в разделе 2.

• Категории персональных данных: идентификационные и контактные данные; финансовые записи, такие как счета, квитанции, банковские выписки и договоры; идентификаторы банковских счетов, остатки и транзакции; переписка и сообщения в поддержку; а также любые персональные данные, содержащиеся в загруженном вами документе.
• Категории субъектов данных: вы и ваши сотрудники; ваши клиенты; ваши поставщики и другие контрагенты; а также лица, указанные в ваших документах.
• Характер обработки: сбор, хранение, извлечение, классификация, сопоставление, поиск, структурирование, передача и удаление.
• Цели: поддержание актуальности ваших записей, подготовка и отправка счетов через Peppol, сопоставление банковских транзакций, отражение позиции по НДС, ответы на вопросы через Ask, экспорт записей вашему бухгалтеру и ведение аккаунта.
• Срок: срок действия соглашения, затем сроки хранения, указанные в разделе 9.
• Специальные категории: Dokus не предназначен для специальных категорий данных. Если загруженный вами документ содержит такие данные, они обрабатываются по вашему указанию, как и любое другое содержимое.

Меры, которые мы применяем к данным, описанным в Приложении 1.

• Контроль доступа: аутентификация по ссылке в письме или по паролю, разрешения на основе ролей и сеансы поддержки, ограниченные по времени и записанные в вашей истории действий.
• Шифрование при передаче: TLS на каждой публичной конечной точке и TLS между приложением и его базой данных.
• Шифрование при хранении: резервные копии шифруются с помощью restic до того, как покинут хост. Хранилище документов и база данных размещены на томах с контролем доступа в инфраструктуре, которую мы эксплуатируем.
• Разделение: каждый запрос ограничен одним рабочим пространством, и сквозного пути чтения между клиентами нет.
• Журналирование: журнал действий по каждому изменению, который хранится в течение 24 месяцев, и оповещения о неудачных входах и необычном доступе.
• Резервные копии: 30 ежедневных и 12 ежемесячных копий, зашифрованных и удаляемых по мере выхода из ротации.
• Мониторинг: оповещения о доступности и ошибках получают люди, которые разрабатывают и эксплуатируют сервис.
• Реагирование на инциденты: единая точка контакта, уведомление, указанное в разделе 11, и письменная запись об инциденте.
• Удаление: как описано в разделе 9, с письменным подтверждением.
• Персонал: доступ ограничен теми, кому он необходим, при условии соблюдения конфиденциальности.