Verwerkersovereenkomst

Tussen Invoid Vision B.V., een Belgische besloten vennootschap ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE) onder nummer 0777.887.045, met maatschappelijke zetel te Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België, handelend onder de naam Dokus ("wij"), en de onderneming of persoon die houder is van de werkruimte ("u").

Voor de persoonsgegevens in de documenten en stukken die u in Dokus plaatst, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Voor de gegevens die wij verzamelen om uw account en deze website te beheren, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke; dat staat in het privacybeleid.

Als u een accountant of boekhouder toegang geeft tot uw werkruimte, is dat een instructie van u aan ons om de stukken te tonen. De toegang is alleen-lezen: de stukken kunnen niet worden gewijzigd. Die verstrekking gebeurt op uw instructie, en wat de accountant er daarna mee doet, is diens verantwoordelijkheid als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Bijlage 1 beschrijft het voorwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen. Samengevat:

• Voorwerp: de persoonsgegevens in de documenten, stukken en berichten die u in Dokus plaatst, en de gegevens die nodig zijn om uw account te beheren.
• Duur: zolang u een werkruimte hebt, en tot de verwijdering volgens sectie 9 is afgerond.
• Doel: opslag, extractie, classificatie, matchen van verrichtingen, opvragen, facturen opstellen en Peppol-transmissie, banksynchronisatie, meldingen, support, beveiliging en facturatie.
• Betrokkenen: u, uw medewerkers, uw klanten en leveranciers, en iedereen die in een document dat u uploadt wordt vermeld.
• Gegevens: identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, banktransactiegegevens, inhoud van facturen en contracten, en alle andere persoonsgegevens die een document bevat.

Wij verwerken de gegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies. Die instructies zijn de algemene voorwaarden, deze overeenkomst en de keuzes die u in het product maakt, zoals een bank koppelen, e-mailexport aanzetten of een accountant toegang geven.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor onze eigen doeleinden en verkopen ze niet.

Als een instructie in strijd lijkt met de gegevensbeschermingswetgeving, laten wij het u weten voordat wij ze uitvoeren, tenzij de wet ons dat verbiedt.

Iedereen die toegang heeft tot klantgegevens, is gebonden aan een geheimhoudingsplicht, of het nu gaat om eigen medewerkers of om externe opdrachtnemers. De toegang is beperkt tot de mensen die toegang nodig hebben voor support, beveiliging of een wettelijke verplichting, en elke toegang van die aard wordt vastgelegd in uw activiteitengeschiedenis.

Wij passen de technische en organisatorische maatregelen uit bijlage 2 toe. Ze omvatten toegangscontrole, versleuteling tijdens de overdracht, versleutelde back-ups, scheiding tussen klantomgevingen, logboekregistratie, monitoring en incidentrespons.

Wij beweren niet dat wij certificeringen hebben die wij niet bezitten. Wij hebben geen ISO 27001- of SOC 2-certificaat, en dat staat ook op de continuïteitspagina.

U machtigt ons om de subverwerkers te gebruiken die in sectie 4 van het privacybeleid worden vermeld. Elke subverwerker is gebonden door een verwerkersovereenkomst met ons en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht.

Die sectie vermeldt ook de ontvangers die geen subverwerkers zijn. De bankconnectiviteit wordt verzorgd door Ponto, een dienst van Isabel NV/SA. Isabel NV/SA en de bank die u koppelt treden onder PSD2 op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken, en op hen is geen verwerkersovereenkomst van toepassing.

Wij publiceren een nieuwe subverwerker op die pagina voordat hij gegevens voor u verwerkt, en de datum bovenaan deze pagina verandert mee. Als u om gegronde redenen in verband met gegevensbescherming bezwaar maakt, kunt u het gebruik van de betrokken functie stopzetten of de overeenkomst beëindigen. Wij beschouwen een bezwaar niet als een schending van deze overeenkomst.

De gehoste versie van Dokus bewaart uw documenten en de daarvan afgeleide gegevens in België. Sommige subverwerkers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte, en het privacybeleid vermeldt ze. Die doorgiften zijn gedekt door de standaardcontractbepalingen (2021/914) en de aanvullende waarborgen die de GDPR vereist.

Een private installatie draait in uw eigen omgeving. Deze sectie geldt alleen voor de gegevens die u ons voor support wilt sturen.

De optionele assistent Ask stuurt uw vraag en de stukken die nodig zijn om ze te beantwoorden naar Anthropic PBC, Verenigde Staten, onder een verwerkersovereenkomst, en nooit als trainingsgegevens.

Wanneer clouddocumentverwerking is ingesteld, worden extractie en classificatie ook door Anthropic uitgevoerd. Is dat niet het geval, dan draaien ze op infrastructuur die wij in België beheren. Anthropic staat in het privacybeleid voor beide doeleinden als subverwerker vermeld.

Geen ander onderdeel van Dokus stuurt documentinhoud naar een modelaanbieder.

Uw documenten blijven in uw werkruimte zolang die actief is.

Wanneer u een werkruimte in het product verwijdert, wordt de aanvraag geregistreerd en kan ze gedurende 30 dagen worden geannuleerd. Daarna wordt de werkruimte verwijderd: de documenten, de daaruit afgeleide gegevens, de bankverbindingen, de Peppol-registratie en de accountgegevens. De verwijdering gebeurt door ons team, niet automatisch, en is binnen 30 dagen na het einde van die annuleringsperiode voltooid. Wij bevestigen schriftelijk dat de verwijdering is uitgevoerd.

Wanneer u ons per e-mail vraagt uw account te verwijderen, controleren wij de aanvraag en ronden wij de verwijdering binnen 30 dagen af.

Sommige gegevens blijven na verwijdering bewaard waar de Belgische wet dat vereist. Facturen en boekhoudkundige stukken kunnen tot 10 jaar worden bewaard, beperkt tot dat wettelijke doel.

De operationele geschiedenis wordt 24 maanden bewaard: het activiteitenlog en de gespreksgeschiedenis van de assistent. Back-ups worden bewaard in een rotatie van 30 dagelijkse en 12 maandelijkse kopieën, en worden verwijderd zodra ze uit de rotatie vallen.

Als iemand u vraagt om inzage in, rectificatie van of wissing van gegevens die wij voor u bewaren, laat het ons weten, en wij geven u binnen 10 werkdagen wat u nodig hebt om te antwoorden. Wij antwoorden niet rechtstreeks aan die persoon, tenzij u ons dat vraagt.

Wij helpen bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging wanneer de verwerking dat vereist.

Wij verwittigen u zonder onnodige vertraging nadat wij kennis hebben genomen van een datalek dat uw gegevens treft, en in ieder geval binnen 72 uur. De melding beschrijft wat er is gebeurd, de getroffen gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en wat wij eraan hebben gedaan.

Wij leggen het datalek vast en vertellen u wat wij hebben gedaan om het in te perken.

U kunt bij ons opvragen wat u nodig hebt om aan te tonen dat de verwerking conform is: deze overeenkomst, de lijst van subverwerkers, de maatregelen uit bijlage 2 en antwoorden op een beveiligingsvragenlijst. Wij beantwoorden beveiligings- en inkoopvragen binnen één werkdag.

Een bezoek aan onze bedrijfsruimten of systemen vereist een schriftelijk verzoek, een voorafgaande kennisgeving van ten minste 30 dagen en een vertrouwelijkheidsovereenkomst. Wij spreken de reikwijdte, het tijdstip en wie ervoor betaalt af vóór het bezoek. Wij kunnen in plaats daarvan aan het verzoek voldoen met een verslag van een onafhankelijke auditor.

De aansprakelijkheid onder deze overeenkomst is onderworpen aan de beperking van aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden. Niets hierin beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt.

Deze overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor u verwerken, en eindigt wanneer de verwijdering is voltooid.

Wij kunnen deze overeenkomst aanpassen om rekening te houden met een wijziging in de dienst, de wetgeving of een subverwerker. De versie en de datum bovenaan de pagina veranderen mee, en wij publiceren de wijziging voordat ze van kracht wordt. Als een wijziging uw rechten wezenlijk inperkt, kunt u bezwaar maken en de overeenkomst beëindigen.

Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen volgen de bepaling in de algemene voorwaarden over toepasselijk recht en bevoegdheid.

Deze overeenkomst is opgesteld in het Engels. De andere taalversies worden verstrekt zodat u de overeenkomst in uw eigen taal kunt lezen; bij verschillen prevaleert de Engelse versie.

Deze bijlage zet de verwerking uiteen die in sectie 2 wordt beschreven.

• Categorieën van persoonsgegevens: identificatie- en contactgegevens; financiële gegevens zoals facturen, bonnetjes, bankuittreksels en contracten; identificatiegegevens van bankrekeningen, saldi en transacties; correspondentie en supportberichten; en alle persoonsgegevens in een document dat u uploadt.
• Categorieën van betrokkenen: u en uw medewerkers; uw klanten; uw leveranciers en andere tegenpartijen; en personen die in uw documenten worden vermeld.
• Aard van de verwerking: verzameling, opslag, extractie, classificatie, matchen van verrichtingen, opvragen, structurering, transmissie en verwijdering.
• Doel: uw stukken actueel houden, facturen opstellen en via Peppol versturen, banktransacties matchen, de btw-positie rapporteren, vragen beantwoorden via Ask, stukken naar uw accountant exporteren en het account beheren.
• Duur: de looptijd van de overeenkomst, daarna de bewaartermijnen uit sectie 9.
• Bijzondere categorieën: Dokus is niet ontworpen voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Als een document dat u uploadt zulke gegevens bevat, worden ze op uw instructie verwerkt zoals alle andere inhoud.

De maatregelen die wij toepassen op de gegevens die in bijlage 1 worden beschreven.

• Toegangscontrole: authenticatie via een e-maillink of een wachtwoord, machtigingen op basis van rollen, en supportsessies van beperkte duur die in uw activiteitengeschiedenis worden vastgelegd.
• Versleuteling tijdens de overdracht: TLS op elk publiek toegankelijk eindpunt, en TLS tussen de applicatie en haar database.
• Versleuteling in rust: back-ups worden met restic versleuteld voordat ze de host verlaten. Documentopslag en de database staan op volumes met toegangscontrole, op infrastructuur die wij beheren.
• Scheiding: elke query is beperkt tot één werkruimte, en er is geen enkele manier om gegevens van een andere klantomgeving te lezen.
• Logboekregistratie: een activiteitenlog van elke wijziging, 24 maanden bewaard, en meldingen bij mislukte aanmeldingen en ongebruikelijke toegang.
• Back-ups: 30 dagelijkse en 12 maandelijkse kopieën, versleuteld, verwijderd zodra ze uit de rotatie vallen.
• Monitoring: meldingen over uptime en fouten bereiken de mensen die de dienst bouwen en beheren.
• Incidentrespons: één aanspreekpunt, de melding uit sectie 11 en een schriftelijk verslag van het incident.
• Verwijdering: zoals beschreven in sectie 9, schriftelijk bevestigd.
• Personeel: alleen toegang voor wie toegang nodig heeft, onder geheimhoudingsplicht.