Accord de traitement des données

Le présent accord est conclu entre Invoid Vision B.V., société à responsabilité limitée de droit belge inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) sous le numéro 0777.887.045, dont le siège social est établi à Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique, exerçant sous le nom commercial Dokus (« nous »), et la société ou la personne titulaire de l'espace de travail (« vous »).

Pour les données à caractère personnel contenues dans les documents et les enregistrements que vous placez dans Dokus, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant. Pour les données que nous collectons pour exploiter votre compte et ce site, nous sommes le responsable du traitement, et la politique de confidentialité couvre ce point.

Si vous accordez à un comptable ou à un fiduciaire l'accès à votre espace de travail, vous nous donnez instruction de lui montrer les enregistrements de cet espace. Cet accès est en lecture seule et ne permet aucune modification. Cette communication constitue votre instruction, et le destinataire répond de ce qu'il fait ensuite de ces enregistrements en qualité de responsable du traitement distinct.

L'annexe 1 précise l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées. En résumé :

• Objet : les données à caractère personnel contenues dans les documents, les enregistrements et les messages que vous placez dans Dokus, ainsi que les données nécessaires à la gestion de votre compte.
• Durée : tant que vous êtes titulaire d'un espace de travail, et jusqu'à ce que la suppression soit achevée conformément à la section 9.
• Finalité : stockage, extraction, classification, rapprochement, recherche, émission des factures et transmission Peppol, synchronisation bancaire, notifications, assistance, sécurité et facturation.
• Personnes concernées : vous, vos collaborateurs, vos clients et fournisseurs, ainsi que toute personne nommée dans un document que vous téléversez.
• Données : données d'identification et de contact, documents financiers, données de transactions bancaires, contenu des factures et des contrats, et toute autre donnée à caractère personnel contenue dans un document.

Nous ne traitons les données que sur vos instructions documentées. Ces instructions sont les conditions générales d'utilisation, le présent accord, et les choix que vous faites dans le produit, comme connecter une banque, activer l'export par e-mail ou donner accès à un comptable.

Nous n'utilisons pas vos données pour nos propres finalités et nous ne les vendons pas.

Si une instruction paraît contraire à la législation sur la protection des données, nous vous le signalons avant de l'exécuter, sauf si la loi nous l'interdit.

Toute personne pouvant accéder aux données clients est soumise à une obligation de confidentialité, qu'elle fasse partie du personnel ou qu'elle soit prestataire externe. L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour l'assistance, la sécurité ou une obligation légale, et chaque accès de ce type est consigné dans votre historique d'activité.

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles de l'annexe 2. Elles couvrent le contrôle des accès, le chiffrement en transit, les sauvegardes chiffrées, la séparation entre espaces de travail, la journalisation, la supervision et la réponse aux incidents.

Nous ne revendiquons aucune certification que nous ne détenons pas. Nous ne détenons aucune certification ISO 27001 ni SOC 2, et la page de continuité l'indique.

Vous nous autorisez à recourir aux sous-traitants énumérés à la section 4 de la politique de confidentialité. Chacun est lié par un accord de traitement des données conclu avec nous et ne traite les données à caractère personnel que sur nos instructions.

Cette section nomme aussi les destinataires qui ne sont pas des sous-traitants. La connectivité bancaire est assurée par Ponto, un service d'Isabel NV/SA. Isabel NV/SA et la banque que vous connectez agissent comme responsables du traitement indépendants au titre de la PSD2, et aucun accord de traitement ne leur est applicable.

Nous publions tout nouveau sous-traitant sur la page de la politique de confidentialité avant qu'il ne commence à traiter des données pour vous, et la date en haut de la présente page est mise à jour en conséquence. Si vous vous y opposez pour des motifs raisonnables liés à la protection des données, vous pouvez cesser d'utiliser la fonctionnalité concernée ou mettre fin à l'accord. Nous ne considérerons pas une opposition comme un manquement.

La version hébergée de Dokus stocke en Belgique vos documents et les enregistrements qui en sont issus. Certains sous-traitants se trouvent en dehors de l'Espace économique européen, et la politique de confidentialité les nomme. Ces transferts sont couverts par les clauses contractuelles types (2021/914) et les garanties supplémentaires exigées par le RGPD.

Un déploiement privé fonctionne dans votre propre environnement. La présente section ne s'applique qu'aux données que vous choisissez de nous envoyer pour l'assistance.

L'assistant optionnel Ask transmet à Anthropic PBC, aux États-Unis, votre question et les enregistrements nécessaires pour y répondre, dans le cadre d'un accord de traitement des données ; ces données ne sont jamais utilisées comme données d'entraînement.

Lorsque le traitement des documents dans le cloud est configuré, l'extraction et la classification sont également réalisées par Anthropic. Dans le cas contraire, elles s'exécutent sur l'infrastructure que nous exploitons en Belgique. Anthropic est désigné comme sous-traitant pour ces deux finalités dans la politique de confidentialité.

Aucune autre partie de Dokus n'envoie de contenu de document à un fournisseur de modèle.

Vos documents restent dans votre espace de travail tant que celui-ci est actif.

Lorsque vous supprimez un espace de travail depuis le produit, la demande est enregistrée et peut être annulée pendant 30 jours. Au-delà de ce délai, l'espace de travail est supprimé : les documents, les enregistrements qui en sont issus, les connexions bancaires, l'inscription Peppol et les données du compte. La suppression est effectuée par notre équipe et non automatiquement ; elle est achevée dans les 30 jours suivant l'expiration du délai d'annulation de 30 jours. Nous vous le confirmons par écrit une fois qu'elle est effectuée.

Lorsque vous nous demandez par e-mail de supprimer votre compte, nous vérifions la demande et achevons la suppression dans les 30 jours.

Certains enregistrements subsistent après la suppression lorsque la loi belge l'exige. Les factures et les documents comptables peuvent être conservés jusqu'à 10 ans, dans la limite de cette finalité légale.

L'historique opérationnel est conservé pendant 24 mois : le journal d'activité et l'historique des conversations avec l'assistant. Les sauvegardes sont conservées selon une rotation de 30 copies quotidiennes et 12 copies mensuelles, et sont supprimées au fur et à mesure de leur rotation.

Si une personne vous demande d'accéder à des données que nous détenons pour vous, de les rectifier ou de les effacer, informez-nous et nous vous fournirons ce dont vous avez besoin pour répondre, dans les 10 jours ouvrables. Nous ne répondons pas directement à cette personne, sauf si vous nous le demandez.

Nous vous aidons à réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données ou une consultation préalable lorsque le traitement en rend une nécessaire.

Nous vous notifions sans retard injustifié après avoir pris connaissance d'une violation de données à caractère personnel affectant vos données, et en tout état de cause dans les 72 heures. La notification décrit ce qui s'est passé, les données concernées, les conséquences probables et les mesures que nous avons prises.

Nous tenons un registre de la violation et vous indiquons ce que nous avons fait pour la contenir.

Vous pouvez nous demander ce dont vous avez besoin pour démontrer que le traitement est conforme : le présent accord, la liste des sous-traitants, les mesures de l'annexe 2 et des réponses à un questionnaire de sécurité. Nous répondons aux questions de sécurité et d'achat dans un délai d'un jour ouvrable.

Une visite de nos locaux ou de nos systèmes exige une demande écrite, un préavis d'au moins 30 jours et un accord de confidentialité. Nous convenons, avant la visite, du périmètre, du calendrier et de la prise en charge des coûts. Nous pouvons, à la place, satisfaire cette demande par un rapport d'un auditeur indépendant.

La responsabilité au titre du présent accord est soumise à la limitation de responsabilité prévue dans les conditions générales d'utilisation. Aucune disposition du présent accord ne limite une responsabilité qui ne peut être limitée en vertu de la loi.

Le présent accord s'applique aussi longtemps que nous traitons des données pour vous et prend fin lorsque la suppression est achevée.

Nous pouvons le modifier pour tenir compte d'une évolution du service ou de la loi, ou d'un changement de sous-traitant. La version et la date en haut de la page changent en conséquence, et nous publions la modification avant son entrée en vigueur. Si une modification réduit sensiblement vos droits, vous pouvez vous y opposer et mettre fin à l'accord.

Le droit belge le régit. Les litiges sont soumis à la clause de droit applicable et de juridiction des conditions générales d'utilisation.

Le présent accord est rédigé en anglais. Les autres versions linguistiques sont fournies pour que vous puissiez le lire dans votre propre langue ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.

La présente annexe décrit le traitement visé à la section 2.

• Catégories de données à caractère personnel : données d'identification et de contact ; documents financiers tels que les factures, les justificatifs, les relevés bancaires et les contrats ; identifiants de comptes bancaires, soldes et transactions ; correspondance et messages d'assistance ; et toute donnée à caractère personnel contenue dans un document que vous téléversez.
• Catégories de personnes concernées : vous et vos collaborateurs ; vos clients ; vos fournisseurs et autres contreparties ; et les personnes nommées dans vos documents.
• Nature du traitement : collecte, stockage, extraction, classification, rapprochement, recherche, structuration, transmission et suppression.
• Finalité : tenir vos écritures à jour, préparer et envoyer des factures sur Peppol, rapprocher les transactions bancaires, établir la situation TVA, répondre aux questions via Ask, exporter les écritures vers votre comptable et gérer le compte.
• Durée : la durée de l'accord, puis les durées de conservation prévues à la section 9.
• Catégories particulières : Dokus n'est pas conçu pour les données de catégories particulières. Si un document que vous téléversez en contient, elles sont traitées sur votre instruction comme tout autre contenu.

Les mesures que nous appliquons aux données décrites à l'annexe 1.

• Contrôle des accès : authentification par lien e-mail ou mot de passe, permissions fondées sur les rôles, et sessions d'assistance limitées dans le temps et consignées dans votre historique d'activité.
• Chiffrement en transit : TLS sur chaque point de terminaison public, et TLS entre l'application et sa base de données.
• Chiffrement au repos : les sauvegardes sont chiffrées avec restic avant de quitter l'hôte. Le stockage des documents et la base de données reposent sur des volumes à accès contrôlé, sur une infrastructure que nous exploitons.
• Séparation : chaque requête est limitée à un seul espace de travail, et il n'existe aucun chemin de lecture entre espaces de travail.
• Journalisation : un journal d'activité qui enregistre chaque modification, conservé pendant 24 mois, et des alertes en cas d'échec de connexion ou d'accès inhabituel.
• Sauvegardes : 30 copies quotidiennes et 12 copies mensuelles, chiffrées, supprimées au fur et à mesure de leur rotation.
• Supervision : les alertes de disponibilité et d'erreur parviennent aux personnes qui construisent et exploitent le service.
• Réponse aux incidents : un point de contact unique, la notification prévue à la section 11 et un compte rendu écrit de l'incident.
• Suppression : telle que décrite à la section 9, confirmée par écrit.
• Personnel : accès limité aux personnes qui en ont besoin, sous obligation de confidentialité.