Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es Invoid Vision B.V., una sociedad belga registrada en el Banco de Empresas (KBO/BCE) con el número 0777.887.045, con domicilio social en Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Bélgica.
Contacto de privacidad: support@dokus.tech
1. Datos que recopilamos
Solo recopilamos los datos personales que necesitamos para el funcionamiento de dokus.tech y del producto Dokus. Los datos exactos dependen de cómo utilice el servicio:
- Datos de cuenta y de contacto: nombre, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, país y, en el caso de los despachos contables, los datos que envíe a través del formulario de solicitud para contables.
- Datos de la lista de espera y de suscriptores: dirección de correo electrónico, plan seleccionado, preferencia de idioma y la página de origen desde la que se registró.
- Contenido subido por clientes: facturas, recibos, extractos bancarios, notas de crédito y documentos financieros similares que envíe al producto. Estos documentos pueden contener datos personales sobre usted, sus colegas, sus clientes y sus proveedores.
- Datos de uso y de dispositivo: páginas vistas, clics, página de referencia, idioma, ubicación aproximada derivada de la IP, navegador y sistema operativo, y marcas de tiempo. Se recopilan mediante PostHog (UE) y Vercel Web Analytics con direcciones IP anonimizadas.
- Datos de soporte: el contenido de cualquier mensaje que envíe a support@dokus.tech o a través de nuestro formulario de contacto.
2. Por qué tratamos sus datos
Utilizamos los datos personales únicamente con fines claramente definidos:
- Para prestar y operar el servicio Dokus: creación de cuentas, ingesta de documentos, emparejamiento de transacciones, resumen del flujo de caja y facturación electrónica Peppol.
- Para responder a las inscripciones en la lista de espera, las solicitudes de contables, los mensajes del formulario de contacto y los correos electrónicos directos.
- Para mejorar el producto: comprender cómo se utilizan las funciones, depurar incidencias y priorizar las correcciones.
- Para comunicarnos con usted: actualizaciones del servicio, avisos de seguridad y, con su consentimiento, novedades del producto.
- Para cumplir nuestras obligaciones legales en virtud de la legislación belga y de la UE, incluidas las normas de contabilidad, impuestos y conservación de registros contables.
3. Bases jurídicas (RGPD, art. 6)
Cada actividad de tratamiento se basa en una de estas bases jurídicas:
- Ejecución de un contrato: para prestar el servicio Dokus al que se suscribió y gestionar la comunicación relacionada con la cuenta.
- Intereses legítimos: para mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos, medir el uso agregado y mejorar el producto. Antes de invocar estos intereses, los ponderamos frente a sus derechos.
- Consentimiento: para los correos de marketing opcionales y la analítica no esencial. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte al tratamiento anterior.
- Obligación legal: cuando la legislación de la UE o belga nos exige conservar o revelar registros concretos, por ejemplo, registros contables o requerimientos de autoridades legítimas.
4. Subencargados del tratamiento con los que trabajamos
Dependemos de un número reducido de proveedores externos examinados para operar el servicio. Cada uno está vinculado por un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) y trata los datos personales únicamente siguiendo nuestras instrucciones. Por separado, cuando la conexión bancaria en directo esté disponible con Core, la sincronización de los datos bancarios la prestará Ponto (Isabel Group NV), una entidad de pago regulada por el Banco Nacional de Bélgica que actúa como proveedor independiente de servicios de información sobre cuentas (AISP) en el marco de la PSD2: un destinatario designado de sus datos bancarios, no un subencargado del tratamiento. Ningún proveedor de IA ni de modelos aparece en esta lista, y no falta ninguno: la lectura de documentos, la clasificación, la recuperación y Ask funcionan con infraestructura que operamos nosotros, no contra la API de modelos de un tercero.
- SupabaseBase de datos, autenticación y almacenamiento del sitio web dokus.tech: lista de espera, suscriptores y solicitudes de contables. No almacena los documentos financieros subidos por los clientes.Unión Europea
- RecommandPunto de acceso Peppol belga certificado: transmisión y recepción de facturas electrónicas siguiendo nuestras instrucciones.Unión Europea
- PostHogAnalítica de producto, datos de uso a nivel de sesión e indicadores de funciones.Unión Europea (eu.i.posthog.com)
- VercelAlojamiento, distribución perimetral, Web Analytics y Speed Insights de dokus.tech.Red perimetral global con regiones en la UE; cubierta por un DPA y cláusulas contractuales tipo
- ResendCorreo transaccional: avisos y acuses de eliminación de cuenta, y mensajes del formulario de contacto reenviados a nuestra bandeja de soporte. No almacena los documentos financieros subidos por los clientes.
- SlackWebhooks de alertas internas que notifican a nuestro equipo de nuevas inscripciones y envíos del formulario de contacto.Estados Unidos; cubierto por un DPA y cláusulas contractuales tipo
5. Transferencias internacionales
La aplicación Dokus, incluidos los documentos financieros que usted sube, está alojada en Bélgica, al igual que los modelos que los leen, de modo que ningún documento ni ninguna solicitud se envía a un servicio externo de IA. Los datos del sitio web y de la lista de espera, la analítica de producto y la transmisión Peppol se tratan dentro de la Unión Europea. Tres subencargados del tratamiento operan fuera del EEE: Slack, que recibe los datos de inscripción y del formulario de contacto incluidos en nuestras notificaciones internas; Resend, que envía nuestro correo transaccional, incluidos los mensajes del formulario de contacto y los avisos de eliminación de cuenta; y Vercel, que sirve el sitio web dokus.tech desde una red perimetral global con regiones en la UE. Ambas transferencias están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo (CCT) y por las salvaguardias adicionales que exige el RGPD. No vendemos datos personales ni los transferimos a anunciantes.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad para la que se recopilaron y, después, los eliminamos o anonimizamos.
- Correos de la lista de espera y de suscriptores: hasta que se dé de baja o hasta 24 meses de inactividad, lo que ocurra primero.
- Solicitudes de contables: hasta 24 meses después de la solicitud, o hasta que el despacho se convierta en cliente de Dokus.
- Mensajes del formulario de contacto y de soporte: hasta 24 meses después del cierre de la conversación.
- Documentos financieros subidos por clientes: mientras su cuenta esté activa y durante el periodo exigido por la legislación contable belga (normalmente 7 años) tras el cierre de la cuenta.
- Datos de analítica y de uso del producto: agregados y conservados hasta 24 meses en PostHog y Vercel Analytics.
7. Sus derechos en virtud del RGPD
Puede ejercer los siguientes derechos en cualquier momento escribiendo a support@dokus.tech. Respondemos en un plazo de 30 días.
- Derecho de acceso: confirmar si conservamos sus datos y solicitar una copia.
- Derecho de rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Derecho de supresión: solicitar que eliminemos sus datos personales cuando el RGPD lo permita.
- Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar que limitemos el tratamiento mientras se resuelve una controversia.
- Derecho a la portabilidad de los datos: recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
- Derecho de oposición: oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos, incluido el marketing directo.
- Derecho a retirar el consentimiento: para cualquier tratamiento que dependa del consentimiento.
- Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control: véase más abajo.
8. Cómo protegemos sus datos
Aplicamos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para un producto financiero: cifrado en tránsito (TLS), cifrado en reposo, controles de acceso basados en roles, registro de auditoría en los sistemas de producción, acceso con privilegios mínimos para los empleados y subencargados del tratamiento vinculados por acuerdos DPA. El acceso a los documentos financieros subidos por los clientes está restringido a un número reducido de personal autorizado, y solo cuando es necesario para el soporte, la seguridad o el cumplimiento normativo.
10. Decisiones automatizadas
No tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos o de similar importancia para usted basándonos únicamente en el tratamiento automatizado. Dokus estructura y clasifica los documentos financieros de forma automática, pero usted (o su contable) revisa y valida esos resultados antes de actuar en consecuencia.
11. Menores
Dokus es una herramienta de empresa destinada a adultos. No recopilamos a sabiendas datos de menores de 16 años. Si cree que un menor nos ha facilitado datos personales, póngase en contacto con support@dokus.tech y los eliminaremos.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas. La fecha de «Última actualización» que figura al principio refleja la revisión más reciente. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico a los usuarios activos al menos 14 días antes de que entren en vigor.
13. Contacto
¿Tiene preguntas sobre esta política o sobre cómo tratamos sus datos? Escriba a support@dokus.tech. Puede enviar correspondencia postal a Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Bélgica.