Política de privacidad

El responsable del tratamiento es Invoid Vision B.V., una sociedad belga registrada en el Banco de Empresas (KBO/BCE) con el número 0777.887.045, con domicilio social en Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Bélgica.

Contacto de privacidad: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. es el responsable del tratamiento de los datos personales que recopila para operar dokus.tech y su cuenta. Respecto a los datos personales contenidos en los documentos financieros que usted sube, usted (o su empresa) es el responsable del tratamiento y Dokus es el encargado que actúa según sus instrucciones documentadas. Al cerrar su cuenta, eliminamos o devolvemos los documentos del cliente y los datos personales según su elección, salvo que la legislación contable belga nos obligue a conservar registros concretos — ambas situaciones se describen por separado en «Cuánto tiempo conservamos los datos».

Hay un acuerdo de encargo de tratamiento (DPA) disponible como parte de toda relación comercial. Establece qué procesamos, según qué instrucciones y cómo se devuelven o eliminan los datos cuando termina la relación. Solicítelo en support@dokus.tech — las preguntas de proveedores y compras se responden en un día laborable.

Solo recopilamos los datos personales que necesitamos para el funcionamiento de dokus.tech y del producto Dokus. Los datos exactos dependen de cómo utilice el servicio:

• Datos de cuenta y de contacto: nombre, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, país y, en el caso de los despachos contables, los datos que envíe a través del formulario de solicitud para contables.
• Datos de la lista de espera y de suscriptores: dirección de correo electrónico, plan seleccionado, preferencia de idioma y la página de origen desde la que se registró.
• Contenido subido por clientes: facturas, recibos, extractos bancarios, notas de crédito y documentos financieros similares que envíe al producto. Estos documentos pueden contener datos personales sobre usted, sus colegas, sus clientes y sus proveedores.
• Datos de uso y de dispositivo: páginas vistas, clics, página de referencia, idioma, ubicación aproximada derivada de la IP, navegador y sistema operativo, y marcas de tiempo. Se recopilan mediante PostHog (UE) y Vercel Web Analytics con direcciones IP anonimizadas.
• Datos de soporte: el contenido de cualquier mensaje que envíe a support@dokus.tech, a través de nuestro formulario de contacto o mediante nuestros chats de soporte de WhatsApp y Telegram.
• Búsquedas de empresa: el nombre de empresa o el número de IVA que escribe en una página de Company ID sin empresa (dokus.tech/id/…), la dirección a la que llegó y el sitio que le remitió. Así nuestro equipo sabe qué empresas buscan una página; no se publica y no se piden datos de contacto.

Utilizamos los datos personales únicamente con fines claramente definidos:

• Para prestar y operar el servicio Dokus: creación de cuentas, ingesta de documentos, emparejamiento de transacciones, resumen del flujo de caja y facturación electrónica Peppol.
• Para responder a las inscripciones en la lista de espera, las solicitudes de contables, los mensajes del formulario de contacto y los correos electrónicos directos.
• Para mejorar el producto: comprender cómo se utilizan las funciones, depurar incidencias y priorizar las correcciones.
• Para comunicarnos con usted: actualizaciones del servicio, avisos de seguridad y, con su consentimiento, novedades del producto.
• Para cumplir nuestras obligaciones legales en virtud de la legislación belga y de la UE, incluidas las normas de contabilidad, impuestos y conservación de registros contables.

Cada actividad de tratamiento se basa en una de estas bases jurídicas:

• Ejecución de un contrato: para prestar el servicio Dokus al que se suscribió y gestionar la comunicación relacionada con la cuenta.
• Intereses legítimos: para mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos, medir el uso agregado y mejorar el producto. Antes de invocar estos intereses, los ponderamos frente a sus derechos.
• Consentimiento: para los correos de marketing opcionales y la analítica no esencial. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte al tratamiento anterior.
• Obligación legal: cuando la legislación de la UE o belga nos exige conservar o revelar registros concretos, por ejemplo, registros contables o requerimientos de autoridades legítimas.

Dependemos de un número reducido de proveedores externos verificados para operar el servicio. Todos están vinculados por un acuerdo de encargo de tratamiento y solo procesan datos personales según nuestras instrucciones. Por otra parte, la sincronización de los extractos bancarios corre a cargo de Ponto, un servicio de Isabel NV/SA (Bélgica, número de empresa 0455.530.509), entidad de pago autorizada por el Banco Nacional de Bélgica como proveedor de servicios de información sobre cuentas (AISP) en virtud de la DSP2. Isabel NV/SA y el banco que usted conecte actúan como responsables del tratamiento independientes de los datos de cuenta y de transacción que usted les autorice a compartir con nosotros: destinatarios designados de sus datos bancarios, no subencargados, por lo que no les resulta aplicable ningún acuerdo de encargo de tratamiento; lo que hacen con ellos se rige por sus propios avisos de privacidad (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). En esta lista figura un proveedor de modelos. La lectura de documentos, la clasificación y la recuperación se ejecutan en infraestructura que operamos nosotros; Ask es la excepción: su pregunta y los registros necesarios para responderla los trata Anthropic siguiendo nuestras instrucciones, bajo un acuerdo de encargo de tratamiento, sin entrenamiento con su contenido. Nuestras propias condiciones de tratamiento para clientes — el acuerdo por el cual Dokus trata sus documentos siguiendo sus instrucciones — están disponibles como parte de toda relación comercial: solicítelas en support@dokus.tech.

La aplicación Dokus, incluidos los documentos financieros que usted sube, está alojada en Bélgica, igual que los modelos que los leen y los clasifican. Los datos del sitio web y de la lista de espera, la analítica de producto y la transmisión Peppol se procesan dentro de la Unión Europea. Seis subencargados implican transferencias fuera del EEE: Slack, que recibe los datos de registro, del formulario de contacto y de búsquedas de empresa contenidos en nuestras notificaciones internas; Resend, que entrega nuestro correo transaccional, incluidos los mensajes del formulario de contacto y los avisos de eliminación de cuenta; Vercel, que sirve dokus.tech desde una red perimetral global con regiones de la UE; WhatsApp, que aloja nuestro chat de soporte para preguntas rápidas; Telegram, que hace lo mismo; y Anthropic, que ejecuta el modelo detrás de Ask y recibe su pregunta junto con los registros necesarios para responderla. Los documentos y los datos de clientes van siempre por correo electrónico, nunca por chat. Las seis transferencias están cubiertas por cláusulas contractuales tipo (CCT) y las garantías adicionales que exige el RGPD. No vendemos datos personales ni los transferimos a anunciantes.

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad para la que se recopilaron y, después, los eliminamos o anonimizamos.

• Correos de lista de espera y suscriptores: hasta que se dé de baja, o hasta 24 meses de inactividad, lo que ocurra primero.
• Solicitudes de contables: hasta 24 meses después de la solicitud, o hasta que el despacho se convierta en cliente de Dokus.
• Mensajes del formulario de contacto y de soporte: hasta 24 meses después de cerrarse la conversación.
• Información de cuenta y acceso: se conserva mientras su cuenta esté activa y se elimina o anonimiza al cerrarla, salvo que una obligación legal exija lo contrario.
• Documentos financieros subidos por clientes: mientras su cuenta esté activa. Al cerrarla, se eliminan o devuelven según su elección (RGPD art. 28). La conservación posterior solo ocurre cuando la legislación contable belga nos obliga a conservarlos — las directrices belgas indican una conservación de hasta 10 años para facturas y documentos contables — o cuando usted ha dado instrucciones documentadas para conservarlos.
• Registros de transmisión Peppol: se conservan durante el período que exige la legislación de facturación aplicable.
• Registros de seguridad: se conservan durante un período limitado y proporcionado a su finalidad de seguridad.
• Copias de seguridad: se mantienen en rotación periódica y se eliminan conforme a la conservación de los datos subyacentes.
• Datos de analítica y uso: agregados y conservados hasta 24 meses en PostHog y Vercel Analytics.

Puede ejercer los siguientes derechos en cualquier momento escribiendo a support@dokus.tech. Respondemos en un plazo de 30 días.

• Derecho de acceso: confirmar si conservamos sus datos y solicitar una copia.
• Derecho de rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: solicitar que eliminemos sus datos personales cuando el RGPD lo permita.
• Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar que limitemos el tratamiento mientras se resuelve una controversia.
• Derecho a la portabilidad de los datos: recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
• Derecho de oposición: oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos, incluido el marketing directo.
• Derecho a retirar el consentimiento: para cualquier tratamiento que dependa del consentimiento.
• Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control: véase más abajo.

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para un producto financiero: cifrado en tránsito (TLS), cifrado en reposo, controles de acceso basados en roles, registro de auditoría en los sistemas de producción, acceso con privilegios mínimos para los empleados y subencargados del tratamiento vinculados por acuerdos DPA. El acceso a los documentos financieros subidos por los clientes está restringido a un número reducido de personal autorizado, y solo cuando es necesario para el soporte, la seguridad o el cumplimiento normativo.

Dokus utiliza cookies estrictamente necesarias para la autenticación y la seguridad, y un conjunto limitado de cookies de analítica (PostHog, Vercel Analytics) para comprender cómo se utiliza el sitio. No utilizamos cookies publicitarias. Para más detalles y para gestionar sus preferencias, consulte nuestra Política de cookies. Esto cubre también las páginas públicas de empresa (dokus.tech/id/…), a las que un visitante puede llegar desde una factura o un enlace sin ver ninguna otra parte del sitio.

Política de cookies

No tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos o de similar importancia para usted basándonos únicamente en el tratamiento automatizado. Dokus estructura y clasifica los documentos financieros de forma automática, pero usted (o su contable) revisa y valida esos resultados antes de actuar en consecuencia.

Dokus es una herramienta de empresa destinada a adultos. No recopilamos a sabiendas datos de menores de 16 años. Si cree que un menor nos ha facilitado datos personales, póngase en contacto con support@dokus.tech y los eliminaremos.

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas. La fecha de «Última actualización» que figura al principio refleja la revisión más reciente. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico a los usuarios activos al menos 14 días antes de que entren en vigor.

¿Tiene preguntas sobre esta política o sobre cómo tratamos sus datos? Escriba a support@dokus.tech. Puede enviar correspondencia postal a Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Bélgica.

Si considera que no hemos tratado correctamente sus datos personales, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad belga de Protección de Datos (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données).

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