Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Invoid Vision B.V., société à responsabilité limitée de droit belge, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises (KBO/BCE) sous le numéro 0777.887.045, dont le siège social est sis Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique.
Contact confidentialité: privacy@dokus.tech
1. Données que nous collectons
Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au fonctionnement de dokus.tech et du produit Dokus. Les données collectées dépendent de la manière dont vous utilisez le service :
- Données de compte et de contact : nom, adresse e-mail, nom de société, fonction, pays et (pour les cabinets comptables) coordonnées du cabinet soumises via le formulaire apply-accountant.
- Données de liste d'attente et d'abonné : adresse e-mail, formule choisie, préférence de langue et page d'origine de votre inscription.
- Contenu téléversé par le client : factures, reçus, relevés bancaires, notes de crédit et autres documents financiers similaires que vous soumettez au produit. Ils peuvent contenir des données personnelles vous concernant, ainsi que vos collègues, clients et fournisseurs.
- Données d'utilisation et d'appareil : pages consultées, clics, référent, langue, localisation approximative dérivée de l'IP, navigateur, système d'exploitation et horodatages. Collectées via PostHog (UE) et Vercel Web Analytics avec adresses IP anonymisées.
- Données de support : le contenu de tout message envoyé à support@dokus.tech, privacy@dokus.tech ou via notre formulaire de contact.
2. Pourquoi nous traitons vos données
Nous utilisons les données personnelles uniquement pour des finalités clairement définies :
- Pour fournir et exploiter le service Dokus : création de compte, ingestion de documents, rapprochement des transactions, vue d'ensemble de la trésorerie, facturation électronique PEPPOL.
- Pour répondre aux inscriptions à la liste d'attente, candidatures de comptables, messages du formulaire de contact et e-mails directs.
- Pour améliorer le produit : comprendre comment les fonctionnalités sont utilisées, déboguer les problèmes et prioriser les corrections.
- Pour communiquer avec vous : mises à jour de service, alertes de sécurité et (avec votre consentement) actualités produit.
- Pour respecter nos obligations légales en droit belge et européen, y compris les règles relatives à la comptabilité, à la fiscalité et à la conservation des pièces justificatives.
3. Bases légales (RGPD art. 6)
Chaque traitement repose sur l'une des bases légales suivantes :
- Exécution d'un contrat — pour fournir le service Dokus auquel vous avez souscrit et gérer la communication liée au compte.
- Intérêts légitimes — pour assurer la sécurité du service, prévenir les abus, mesurer l'usage agrégé et améliorer le produit. Nous mettons en balance ces intérêts avec vos droits avant de nous appuyer sur cette base.
- Consentement — pour les e-mails marketing optionnels et les analytics non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans incidence sur les traitements antérieurs.
- Obligation légale — lorsque le droit européen ou belge nous oblige à conserver ou divulguer certaines données (par exemple, livres comptables ou demandes d'autorités compétentes).
4. Sous-traitants avec lesquels nous travaillons
Nous faisons appel à un nombre restreint de prestataires tiers soigneusement sélectionnés pour faire fonctionner le service. Chacun est lié par un accord de traitement de données (DPA) et ne traite les données personnelles que sur nos instructions.
- SupabaseBase de données et authentification pour la liste d'attente, les abonnés et les candidatures de comptables.Union européenne
- PostHogAnalyse produit, données d'usage au niveau session et feature flags.Union européenne (eu.i.posthog.com)
- VercelHébergement, diffusion edge, Web Analytics et Speed Insights pour dokus.tech.Réseau edge mondial avec régions UE ; couvert par DPA et clauses contractuelles types
- SlackWebhooks d'alerte interne notifiant notre équipe des nouvelles inscriptions et messages du formulaire de contact.États-Unis ; couvert par DPA et clauses contractuelles types
5. Transferts internationaux
Les données personnelles sont hébergées dans l'Espace économique européen (EEE) chaque fois que possible. Lorsqu'un sous-traitant traite des données en dehors de l'EEE (par exemple, les notifications Slack), le transfert est encadré par des clauses contractuelles types (CCT) et des garanties supplémentaires conformes au RGPD. Nous ne vendons pas de données personnelles et nous ne les transférons pas à des annonceurs.
6. Durées de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons.
- E-mails de liste d'attente et d'abonnés : jusqu'à votre désinscription ou jusqu'à 24 mois d'inactivité, selon ce qui survient en premier.
- Candidatures de comptables : jusqu'à 24 mois après la candidature, ou jusqu'à ce que le cabinet devienne client de Dokus.
- Messages via formulaire de contact et support : jusqu'à 24 mois après la clôture de la conversation.
- Documents financiers téléversés par les clients : tant que votre compte est actif, et pour la durée requise par la législation comptable belge (généralement 7 ans) après la clôture du compte.
- Données d'analytics et d'usage produit : agrégées et conservées jusqu'à 24 mois sur PostHog et Vercel Analytics.
7. Vos droits sous le RGPD
Vous pouvez exercer les droits suivants à tout moment en écrivant à privacy@dokus.tech. Nous répondons sous 30 jours.
- Droit d'accès — confirmer si nous détenons vos données et en demander une copie.
- Droit de rectification — corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement — demander la suppression de vos données personnelles dans les cas prévus par le RGPD.
- Droit à la limitation du traitement — demander de limiter le traitement pendant la résolution d'un litige.
- Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Droit d'opposition — vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris la prospection.
- Droit de retirer le consentement — pour tout traitement reposant sur le consentement.
- Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle — voir ci-dessous.
8. Comment nous protégeons vos données
Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles adaptées à un produit financier : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos, contrôles d'accès basés sur les rôles, journalisation d'audit sur les systèmes de production, accès au strict nécessaire pour les employés et sous-traitants liés par DPA. L'accès aux documents financiers téléversés par les clients est restreint à un petit nombre de personnes autorisées et uniquement lorsque cela est nécessaire au support, à la sécurité ou à la conformité.
10. Décisions automatisées
Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques ou sensiblement similaires à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé. Dokus structure et classe automatiquement les documents financiers, mais ces résultats sont vérifiés et validés par vous (ou votre comptable) avant toute action.
11. Enfants
Dokus est un outil professionnel destiné aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données personnelles, contactez privacy@dokus.tech et nous les supprimerons.
12. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos pratiques évoluent. La date « Dernière mise à jour » en haut de page reflète la dernière révision. Les modifications substantielles seront communiquées par e-mail aux utilisateurs actifs au moins 14 jours avant leur prise d'effet.
13. Nous contacter
Des questions sur cette politique ou sur la manière dont nous traitons vos données ? Écrivez à privacy@dokus.tech. Le courrier postal peut être envoyé à Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique.