Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est Invoid Vision B.V., société à responsabilité limitée de droit belge inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) sous le numéro 0777.887.045, dont le siège social est établi à Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique.

Contact vie privée: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. est le responsable du traitement des données personnelles qu’elle collecte pour exploiter dokus.tech et votre compte. Pour les données personnelles contenues dans les documents financiers que vous téléversez, vous (ou votre entreprise) êtes le responsable du traitement et Dokus est le sous-traitant agissant sur vos instructions documentées. À la clôture de votre compte, nous supprimons ou restituons les documents clients et les données personnelles selon votre choix, sauf si la législation comptable belge nous oblige à conserver certaines écritures — les deux situations sont décrites séparément sous « Combien de temps nous conservons les données ».

Un accord de traitement des données (DPA) fait partie des conditions générales d'utilisation et s'applique à chaque espace de travail. Il précise ce que nous traitons, sur quelles instructions, et comment les données sont restituées ou supprimées à la fin de la relation. Une copie que vous pouvez signer est disponible sur demande.

Lire l'accord de traitement des données

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires au fonctionnement de dokus.tech et du produit Dokus. Les données exactes dépendent de la manière dont vous utilisez le service :

• Données de compte et de contact : nom, adresse e-mail, nom de l'entreprise, fonction, pays et, pour les fiduciaires, les informations sur le cabinet que vous transmettez via le formulaire de candidature comptable.
• Données de liste d'attente et d'abonnement : adresse e-mail, formule choisie, langue préférée et page d'origine qui vous a amené à vous inscrire.
• Contenus déposés par le client : factures, justificatifs, relevés bancaires, notes de crédit et documents financiers similaires que vous transmettez au produit. Ils peuvent contenir des données à caractère personnel vous concernant, ainsi que vos collaborateurs, vos clients et vos fournisseurs.
• Données d'utilisation et d'appareil : pages consultées, clics, site référent, langue, localisation approximative déduite de l'adresse IP, navigateur et système d'exploitation, horodatages. Collectées via PostHog (UE) et Vercel Web Analytics, avec des adresses IP anonymisées.
• Données d'assistance : le contenu de tout message que vous envoyez à support@dokus.tech, via notre formulaire de contact ou via nos chats d'assistance WhatsApp et Telegram.
• Recherches d’entreprise : le nom d’entreprise ou le numéro de TVA que vous saisissez sur une page Company ID sans entreprise (dokus.tech/id/…), l’adresse à laquelle vous êtes arrivé et le site qui vous y a mené. Cela indique à notre équipe quelles entreprises cherchent une page ; rien n’est publié et aucune coordonnée n’est demandée.

Nous n'utilisons les données à caractère personnel que pour des finalités clairement définies :

• Fournir et exploiter le service Dokus : création de compte, capture des documents, rapprochement des transactions, aperçu de trésorerie, facturation électronique Peppol.
• Répondre aux inscriptions à la liste d'attente, aux candidatures de comptables, aux messages du formulaire de contact et aux e-mails directs.
• Améliorer le produit : comprendre l'usage des fonctionnalités, diagnostiquer les problèmes et prioriser les corrections.
• Communiquer avec vous : informations de service, avis de sécurité et, avec votre consentement, actualités du produit.
• Respecter nos obligations légales en droit belge et européen, y compris les règles de tenue et de conservation des documents comptables et fiscaux.

Chaque traitement repose sur l'une de ces bases légales :

• Exécution d'un contrat : fournir le service Dokus auquel vous avez souscrit et gérer la communication liée à votre compte.
• Intérêts légitimes : assurer la sécurité du service, prévenir les abus, mesurer l'utilisation agrégée et améliorer le produit. Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits avant de nous en prévaloir.
• Consentement : pour les e-mails marketing facultatifs et les mesures d'audience non essentielles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte les traitements antérieurs.
• Obligation légale : lorsque le droit européen ou belge nous impose de conserver ou de communiquer certains documents (par exemple, des pièces comptables ou des demandes régulières des autorités).

Nous nous appuyons sur un petit nombre de prestataires tiers vérifiés pour exploiter le service. Chaque sous-traitant figurant dans le tableau ci-dessous est lié par un accord de traitement des données et ne traite les données personnelles que sur nos instructions. Par ailleurs, la synchronisation des flux bancaires est assurée par Ponto, un service d’Isabel NV/SA (Belgique, numéro d’entreprise 0455.530.509), un établissement de paiement agréé par la Banque nationale de Belgique en tant que prestataire de services d’information sur les comptes (AISP) au sens de la PSD2. Isabel NV/SA et la banque que vous connectez agissent comme responsables du traitement indépendants pour les données de compte et de transaction que vous les autorisez à partager avec nous : des destinataires désignés de vos données bancaires, pas des sous-traitants, de sorte qu’aucun accord de traitement des données ne leur est applicable — leurs propres déclarations de confidentialité régissent ce qu’ils en font (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). Un fournisseur de modèle figure dans cette liste. La lecture, la classification et la recherche des documents s’exécutent sur l’infrastructure que nous exploitons en Belgique. Lorsque le traitement des documents dans le cloud est activé pour le service, l’extraction et la classification sont réalisées par Anthropic à la place. L’assistant Ask optionnel transmet également à Anthropic votre question et les enregistrements nécessaires pour y répondre. Ces deux utilisations se font sur nos instructions, dans le cadre d’un accord de traitement des données, sans aucun entraînement sur votre contenu. Nos propres conditions de traitement pour les clients, l’accord au titre duquel Dokus traite vos documents sur vos instructions, font partie des conditions générales d’utilisation et s’appliquent à chaque espace de travail.

L’application Dokus, y compris les documents que vous téléversez, est hébergée en Belgique. La lecture, la classification et la recherche des documents s’exécutent sur l’infrastructure que nous exploitons en Belgique, sauf lorsque le traitement des documents dans le cloud est activé, auquel cas Anthropic réalise l’extraction et la classification. Les données du site et de la liste d’attente, l’analyse produit et la transmission Peppol sont traitées au sein de l’Union européenne. Six sous-traitants impliquent des transferts hors de l’EEE : Slack, qui reçoit les détails d’inscription, de formulaire de contact et de recherche d’entreprise contenus dans nos notifications internes ; Resend, qui achemine nos e-mails transactionnels, y compris les messages du formulaire de contact, les avis de suppression de compte et les exports de documents avec le PDF en pièce jointe ; Vercel, qui sert le site dokus.tech depuis un réseau edge mondial avec des régions de l’UE ; WhatsApp, qui assure notre chat d’assistance pour les questions rapides ; Telegram, qui fait de même ; et Anthropic, qui fait tourner les modèles derrière Ask et derrière l’extraction et la classification des documents lorsque le traitement dans le cloud est activé, et qui reçoit votre question, les enregistrements nécessaires pour y répondre et, dans ce cas, le texte des documents. Les documents et les données clients passent toujours par e-mail, jamais par chat. Ces six transferts sont couverts par des clauses contractuelles types (CCT) et les garanties supplémentaires requises par le RGPD. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les transférons pas à des annonceurs.

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons.

• E-mails de liste d’attente et d’abonnés : jusqu’à votre désinscription, ou jusqu’à 24 mois d’inactivité, selon la première échéance.
• Candidatures de comptables : jusqu’à 24 mois après la candidature, ou jusqu’à ce que le cabinet devienne client de Dokus.
• Messages du formulaire de contact et du support : jusqu’à 24 mois après la clôture de la conversation.
• Informations de compte et de connexion : conservées tant que votre compte est actif, puis supprimées ou anonymisées à sa clôture, sauf obligation légale contraire.
• Documents financiers téléversés par les clients : tant que votre compte est actif. À la clôture, ils sont supprimés ou restitués à votre choix (RGPD art. 28). La conservation après clôture n’a lieu que lorsque la législation comptable belge nous oblige à les conserver — les lignes directrices belges indiquent une conservation pouvant aller jusqu’à 10 ans pour les factures et documents comptables — ou lorsque vous avez donné des instructions documentées pour les conserver.
• Registres de transmission Peppol : conservés pendant la période requise par la législation applicable en matière de facturation.
• Journaux de sécurité : conservés pendant une période limitée, proportionnée à leur finalité de sécurité.
• Sauvegardes : conservées en rotation régulière et supprimées conformément à la conservation des données sous-jacentes.
• Données d’analyse et d’usage : agrégées et conservées jusqu’à 24 mois dans PostHog et Vercel Analytics.

Vous pouvez exercer les droits suivants à tout moment en écrivant à support@dokus.tech. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

• Droit d'accès : savoir si nous détenons vos données et en demander une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données à caractère personnel lorsque le RGPD le permet.
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement pendant la résolution d'un litige.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer aux traitements fondés sur les intérêts légitimes, y compris la prospection directe.
• Droit de retirer votre consentement : pour tout traitement qui repose sur celui-ci.
• Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : voir ci-dessous.

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles qui conviennent à un produit financier : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos, contrôles d'accès basés sur les rôles, journalisation d'audit sur les systèmes de production, principe du moindre privilège pour les accès des collaborateurs, et sous-traitants liés par un DPA. L'accès aux documents financiers déposés par les clients est réservé à un petit nombre de personnes autorisées, et uniquement lorsque l'assistance, la sécurité ou la conformité l'exige.

Dokus utilise des cookies strictement nécessaires à l'authentification et à la sécurité, ainsi qu'un ensemble limité de cookies de mesure d'audience (PostHog, Vercel Analytics) pour comprendre l'usage du site. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires. Pour le détail complet et la gestion de vos préférences, consultez notre politique en matière de cookies. Cela vaut également pour les pages d’entreprise publiques (dokus.tech/id/…), qu’un visiteur peut atteindre depuis une facture ou un lien sans voir aucune autre partie du site.

Politique en matière de cookies

Nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative sur la seule base d'un traitement automatisé. Dokus structure et classe automatiquement les documents financiers, mais ces résultats sont contrôlés et validés par vous (ou par votre comptable) avant toute suite.

Dokus est un outil professionnel destiné à des adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un mineur nous a communiqué des données à caractère personnel, écrivez à support@dokus.tech et nous les supprimerons.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique lorsque nos pratiques évoluent. La date de « dernière mise à jour » en haut de page indique la révision la plus récente. Les modifications substantielles seront communiquées par e-mail aux utilisateurs actifs au moins 14 jours avant leur entrée en vigueur.

Des questions sur cette politique ou sur la manière dont nous traitons vos données ? Écrivez à support@dokus.tech. Vous pouvez également nous écrire par courrier postal : Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique.

Si vous estimez que nous n'avons pas traité correctement vos données à caractère personnel, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données).

autoriteprotectiondonnees.be