Verantwortlicher
Verantwortlicher ist die Invoid Vision B.V., eine belgische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE) unter der Nummer 0777.887.045, mit Sitz in der Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgien.
Datenschutzkontakt: support@dokus.tech
1. Welche Daten wir erheben
Wir erheben nur die personenbezogenen Daten, die wir für den Betrieb von dokus.tech und des Produkts Dokus brauchen. Welche genau, hängt davon ab, wie Sie den Dienst nutzen:
- Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Funktion, Land und — bei Buchhaltungskanzleien — die Angaben zur Kanzlei, die Sie über das Bewerbungsformular übermitteln.
- Wartelisten- und Abonnentendaten: E-Mail-Adresse, gewählter Tarif, Sprachpräferenz und die Seite, über die Sie zur Anmeldung gekommen sind.
- Von Ihnen hochgeladene Inhalte: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Gutschriften und vergleichbare Finanzbelege, die Sie in das Produkt geben. Diese können personenbezogene Daten über Sie, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten enthalten.
- Nutzungs- und Gerätedaten: aufgerufene Seiten, Klicks, Referrer, Sprache, ungefährer Standort aus der IP-Adresse, Browser und Betriebssystem sowie Zeitstempel. Erhoben über PostHog (EU) und Vercel Web Analytics mit anonymisierten IP-Adressen.
- Supportdaten: der Inhalt jeder Nachricht, die Sie an support@dokus.tech oder über unser Kontaktformular senden.
2. Wozu wir Ihre Daten verarbeiten
Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für klar umrissene Zwecke:
- Um den Dienst Dokus bereitzustellen und zu betreiben: Kontoanlage, Belegerfassung, Zuordnung von Zahlungen, Cashflow-Übersicht, Peppol-E-Rechnung.
- Um auf Wartelisten-Anmeldungen, Bewerbungen von Buchhaltern, Nachrichten aus dem Kontaktformular und direkte E-Mails zu antworten.
- Um das Produkt zu verbessern: nachvollziehen, wie Funktionen genutzt werden, Fehler eingrenzen und Prioritäten setzen.
- Um mit Ihnen zu kommunizieren: Service-Hinweise, Sicherheitsmeldungen und — mit Ihrer Einwilligung — Produktneuigkeiten.
- Um unsere rechtlichen Pflichten nach belgischem und europäischem Recht zu erfüllen, einschließlich der Aufbewahrungspflichten aus Buchführungs- und Steuerrecht.
3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)
Jede Verarbeitung stützt sich auf eine dieser Rechtsgrundlagen:
- Vertragserfüllung: um den von Ihnen bestellten Dienst Dokus zu erbringen und die Kommunikation rund um Ihr Konto abzuwickeln.
- Berechtigte Interessen: um den Dienst sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern, die Nutzung in Summe zu messen und das Produkt zu verbessern. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte ab, bevor wir uns darauf stützen.
- Einwilligung: für optionale Marketing-E-Mails und nicht notwendige Analysen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
- Rechtliche Verpflichtung: wenn europäisches oder belgisches Recht uns zur Aufbewahrung oder Herausgabe bestimmter Unterlagen verpflichtet (etwa Buchhaltungsunterlagen oder Auskunftsersuchen einer zuständigen Behörde).
4. Unsere Auftragsverarbeiter
Wir setzen für den Betrieb eine kleine Zahl geprüfter Dienstleister ein. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und jeder verarbeitet personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung. Davon getrennt: sobald die Live-Bankanbindung mit Core erscheint, wird die Synchronisierung von Ponto (Isabel Group NV) erbracht — einem von der Belgischen Nationalbank beaufsichtigten Zahlungsinstitut, das als eigenständiger Kontoinformationsdienstleister (AISP) nach PSD2 auftritt: ein benannter Empfänger Ihrer Bankdaten, kein Auftragsverarbeiter. In dieser Liste steht kein KI- oder Modellanbieter, und es fehlt auch keiner: Belege lesen, klassifizieren, durchsuchen und Ask laufen auf Infrastruktur, die wir selbst betreiben, nicht gegen die API eines fremden Modells.
- SupabaseDatenbank, Authentifizierung und Speicher für die Website dokus.tech: Warteliste, Abonnenten, Bewerbungen von Buchhaltern. Dort liegen keine von Kunden hochgeladenen Finanzbelege.Europäische Union
- RecommandZertifizierter belgischer Peppol-Access-Point: Versand und Empfang von E-Rechnungen auf unsere Weisung.Europäische Union
- PostHogProduktanalyse, Nutzungsdaten auf Sitzungsebene und Feature-Flags.Europäische Union (eu.i.posthog.com)
- VercelHosting, Auslieferung über das Edge-Netz, Web Analytics und Speed Insights für dokus.tech.Globales Edge-Netz mit EU-Regionen; abgedeckt durch AVV und Standardvertragsklauseln
- ResendTransaktions-E-Mail: Hinweise und Bestätigungen zur Kontolöschung sowie Nachrichten aus dem Kontaktformular, die an unser Support-Postfach gespiegelt werden. Dort liegen keine von Kunden hochgeladenen Finanzbelege.
- SlackInterne Benachrichtigungen, die unser Team über neue Anmeldungen und Einsendungen aus dem Kontaktformular informieren.Vereinigte Staaten; abgedeckt durch AVV und Standardvertragsklauseln
5. Übermittlung in Drittländer
Die Anwendung Dokus einschließlich der von Ihnen hochgeladenen Finanzbelege wird in Belgien gehostet — ebenso die Modelle, die sie lesen. Es geht also weder ein Beleg noch ein Prompt an einen externen KI-Dienst. Website- und Wartelistendaten, Produktanalyse und Peppol-Übertragung werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Drei Auftragsverarbeiter arbeiten außerhalb des EWR: Slack, das die in unseren internen Benachrichtigungen enthaltenen Anmelde- und Kontaktformulardaten erhält; Resend, das unsere Transaktions-E-Mails zustellt, darunter Nachrichten aus dem Kontaktformular und Hinweise zur Kontolöschung; und Vercel, das die Website dokus.tech über ein globales Edge-Netz mit EU-Regionen ausliefert. Diese Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln (SCC) und die von der DSGVO verlangten zusätzlichen Schutzmaßnahmen abgedeckt. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht an Werbetreibende weiter.
6. Wie lange wir Daten aufbewahren
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck der Erhebung nötig ist, und löschen oder anonymisieren sie danach.
- Wartelisten- und Abonnenten-E-Mails: bis zu Ihrer Abmeldung oder nach höchstens 24 Monaten Inaktivität — je nachdem, was früher eintritt.
- Bewerbungen von Buchhaltern: bis zu 24 Monate nach der Bewerbung oder bis die Kanzlei Dokus-Kundin wird.
- Nachrichten aus Kontaktformular und Support: bis zu 24 Monate nach Abschluss des Vorgangs.
- Von Kunden hochgeladene Finanzbelege: solange Ihr Konto aktiv ist, und danach für den Zeitraum, den das belgische Buchführungsrecht verlangt (in der Regel 7 Jahre).
- Analyse- und Nutzungsdaten: aggregiert und für bis zu 24 Monate in PostHog und Vercel Analytics.
7. Ihre Rechte nach der DSGVO
Sie können die folgenden Rechte jederzeit per E-Mail an support@dokus.tech ausüben. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
- Auskunftsrecht: erfahren, ob wir Daten über Sie führen, und eine Kopie anfordern.
- Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
- Recht auf Löschung: die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die DSGVO das zulässt.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: die Verarbeitung beschränken lassen, solange eine Streitfrage geklärt wird.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
- Widerspruchsrecht: der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen, einschließlich Direktwerbung.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: für jede Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: siehe unten.
8. Wie wir Ihre Daten schützen
Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die einem Finanzprodukt angemessen sind: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung der Produktivsysteme, Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip und Auftragsverarbeiter mit AVV. Der Zugriff auf hochgeladene Finanzbelege ist auf wenige berechtigte Personen beschränkt und nur zulässig, wo Support, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten es erfordern.
10. Automatisierte Entscheidungen
Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Dokus strukturiert und klassifiziert Finanzbelege automatisch, aber diese Ergebnisse werden von Ihnen (oder Ihrem Buchhalter) geprüft und bestätigt, bevor daraus etwas folgt.
11. Minderjährige
Dokus ist ein Werkzeug für Unternehmen und richtet sich an Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass uns eine minderjährige Person personenbezogene Daten übermittelt hat, schreiben Sie bitte an support@dokus.tech — wir löschen sie.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Abläufe ändern. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben nennt die jüngste Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir aktiven Nutzerinnen und Nutzern mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mit.
13. Kontakt
Fragen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren Daten? Schreiben Sie an support@dokus.tech. Postalisch erreichen Sie uns unter Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgien.