Datenschutzerklärung

Verantwortlicher ist die Invoid Vision B.V., eine belgische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE) unter der Nummer 0777.887.045, mit Sitz in der Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgien.

Datenschutzkontakt: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. ist Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die sie zum Betrieb von dokus.tech und Ihres Kontos erhebt. Für die personenbezogenen Daten in den von Ihnen hochgeladenen Finanzdokumenten sind Sie (oder Ihr Unternehmen) Verantwortlicher und Dokus ist Auftragsverarbeiter, der nach Ihren dokumentierten Weisungen handelt. Bei Kontoschließung löschen oder retournieren wir Mandantendokumente und personenbezogene Daten nach Ihrer Wahl, es sei denn, belgisches Bilanzrecht verpflichtet uns zur Aufbewahrung bestimmter Aufzeichnungen — beide Fälle sind getrennt unter „Wie lange wir Daten speichern“ beschrieben.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) ist Teil jeder Geschäftsbeziehung. Er legt fest, was wir verarbeiten, auf wessen Weisung, und wie Daten am Ende der Beziehung zurückgegeben oder gelöscht werden. Fordern Sie ihn unter support@dokus.tech an — Lieferanten- und Beschaffungsfragen beantworten wir innerhalb eines Arbeitstags.

Wir erheben nur die personenbezogenen Daten, die wir für den Betrieb von dokus.tech und des Produkts Dokus brauchen. Welche genau, hängt davon ab, wie Sie den Dienst nutzen:

• Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Funktion, Land und — bei Buchhaltungskanzleien — die Angaben zur Kanzlei, die Sie über das Bewerbungsformular übermitteln.
• Wartelisten- und Abonnentendaten: E-Mail-Adresse, gewählter Tarif, Sprachpräferenz und die Seite, über die Sie zur Anmeldung gekommen sind.
• Von Ihnen hochgeladene Inhalte: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Gutschriften und vergleichbare Finanzbelege, die Sie in das Produkt geben. Diese können personenbezogene Daten über Sie, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten enthalten.
• Nutzungs- und Gerätedaten: aufgerufene Seiten, Klicks, Referrer, Sprache, ungefährer Standort aus der IP-Adresse, Browser und Betriebssystem sowie Zeitstempel. Erhoben über PostHog (EU) und Vercel Web Analytics mit anonymisierten IP-Adressen.
• Supportdaten: der Inhalt jeder Nachricht, die Sie an support@dokus.tech, über unser Kontaktformular oder über unsere WhatsApp- und Telegram-Support-Chats senden.
• Unternehmenssuchen: der Unternehmensname oder die USt-IdNr., die Sie auf einer Company-ID-Seite ohne Unternehmen (dokus.tech/id/…) eingeben, die Adresse, auf der Sie gelandet sind, und die Website, die Sie verwiesen hat. So sieht unser Team, welche Unternehmen eine Seite suchen; nichts davon wird veröffentlicht, und es werden keine Kontaktdaten abgefragt.

Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für klar umrissene Zwecke:

• Um den Dienst Dokus bereitzustellen und zu betreiben: Kontoanlage, Belegerfassung, Zuordnung von Zahlungen, Cashflow-Übersicht, Peppol-E-Rechnung.
• Um auf Wartelisten-Anmeldungen, Bewerbungen von Buchhaltern, Nachrichten aus dem Kontaktformular und direkte E-Mails zu antworten.
• Um das Produkt zu verbessern: nachvollziehen, wie Funktionen genutzt werden, Fehler eingrenzen und Prioritäten setzen.
• Um mit Ihnen zu kommunizieren: Service-Hinweise, Sicherheitsmeldungen und — mit Ihrer Einwilligung — Produktneuigkeiten.
• Um unsere rechtlichen Pflichten nach belgischem und europäischem Recht zu erfüllen, einschließlich der Aufbewahrungspflichten aus Buchführungs- und Steuerrecht.

Jede Verarbeitung stützt sich auf eine dieser Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: um den von Ihnen bestellten Dienst Dokus zu erbringen und die Kommunikation rund um Ihr Konto abzuwickeln.
• Berechtigte Interessen: um den Dienst sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern, die Nutzung in Summe zu messen und das Produkt zu verbessern. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte ab, bevor wir uns darauf stützen.
• Einwilligung: für optionale Marketing-E-Mails und nicht notwendige Analysen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
• Rechtliche Verpflichtung: wenn europäisches oder belgisches Recht uns zur Aufbewahrung oder Herausgabe bestimmter Unterlagen verpflichtet (etwa Buchhaltungsunterlagen oder Auskunftsersuchen einer zuständigen Behörde).

Wir stützen uns auf eine kleine Zahl geprüfter Drittanbieter, um den Dienst zu betreiben. Jeder ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Weisung. Daneben übernimmt Ponto die Bankfeed-Synchronisierung — ein Dienst der Isabel NV/SA (Belgien, Unternehmensnummer 0455.530.509), eines von der Belgischen Nationalbank als Kontoinformationsdienstleister (AISP) unter PSD2 zugelassenen Zahlungsinstituts. Isabel NV/SA und die Bank, die Sie verbinden, handeln als eigenständige Verantwortliche für die Konto- und Transaktionsdaten, deren Weitergabe an uns Sie ihnen gestatten: benannte Empfänger Ihrer Bankdaten, keine Unterauftragsverarbeiter, sodass für sie kein Auftragsverarbeitungsvertrag gilt — was sie damit tun, richtet sich nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). Ein Modellanbieter steht auf dieser Liste. Dokumentlesen, Klassifikation und Retrieval laufen auf Infrastruktur, die wir betreiben; Ask ist die Ausnahme — Ihre Frage und die zur Antwort nötigen Belege werden von Anthropic auf unsere Weisung verarbeitet, unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training mit Ihren Inhalten. Unsere eigenen Verarbeitungsbedingungen für Kunden — der Vertrag, unter dem Dokus Ihre Belege auf Ihre Weisung verarbeitet — sind Teil jeder Geschäftsbeziehung: fordern Sie sie unter support@dokus.tech an.

Die Dokus-Anwendung einschließlich der von Ihnen hochgeladenen Finanzdokumente wird in Belgien gehostet, ebenso wie die Modelle, die sie lesen und klassifizieren. Website- und Wartelistendaten, Produktanalyse und Peppol-Übertragung werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sechs Unterauftragsverarbeiter sind mit Übermittlungen außerhalb des EWR verbunden: Slack, das die Anmelde-, Kontaktformular- und Unternehmenssuchdaten aus unseren internen Benachrichtigungen erhält; Resend, das unsere Transaktions-E-Mails zustellt, einschließlich Kontaktformularnachrichten und Kontolöschungsmitteilungen; Vercel, das dokus.tech über ein globales Edge-Netzwerk mit EU-Regionen ausliefert; WhatsApp, das unseren Support-Chat für kurze Fragen trägt; Telegram, das dasselbe tut; und Anthropic, das das Modell hinter Ask betreibt und Ihre Frage zusammen mit den zur Antwort nötigen Belegen erhält. Dokumente und Kundendaten gehen immer per E-Mail, nie per Chat. Alle sechs Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln (SCC) und die zusätzlichen Garantien der DSGVO abgedeckt. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und übermitteln sie nicht an Werbetreibende.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck der Erhebung nötig ist, und löschen oder anonymisieren sie danach.

• E-Mails von Warteliste und Abonnenten: bis zur Abmeldung oder bis zu 24 Monate Inaktivität — je nachdem, was zuerst eintritt.
• Buchhalterbewerbungen: bis zu 24 Monate nach der Bewerbung oder bis die Kanzlei Dokus-Kundin wird.
• Kontaktformular- und Supportnachrichten: bis zu 24 Monate nach Abschluss des Gesprächs.
• Konto- und Anmeldedaten: gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist, und bei Schließung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Verpflichtung etwas anderes verlangt.
• Von Kunden hochgeladene Finanzdokumente: solange Ihr Konto aktiv ist. Bei Schließung werden sie nach Ihrer Wahl gelöscht oder zurückgegeben (DSGVO Art. 28). Eine Aufbewahrung nach Schließung erfolgt nur, wo belgisches Bilanzrecht uns zur Aufbewahrung verpflichtet — belgische Leitlinien sehen bis zu 10 Jahre für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vor — oder wo Sie dokumentierte Weisungen zur Aufbewahrung erteilt haben.
• Peppol-Übertragungsprotokolle: aufbewahrt für den Zeitraum, den das anwendbare Rechnungsrecht verlangt.
• Sicherheitsprotokolle: für einen begrenzten, ihrem Sicherheitszweck angemessenen Zeitraum aufbewahrt.
• Backups: in regelmäßiger Rotation gehalten und entsprechend der Aufbewahrung der zugrunde liegenden Daten gelöscht.
• Analyse- und Nutzungsdaten: aggregiert und bis zu 24 Monate in PostHog und Vercel Analytics aufbewahrt.

Sie können die folgenden Rechte jederzeit per E-Mail an support@dokus.tech ausüben. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

• Auskunftsrecht: erfahren, ob wir Daten über Sie führen, und eine Kopie anfordern.
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung: die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die DSGVO das zulässt.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: die Verarbeitung beschränken lassen, solange eine Streitfrage geklärt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht: der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen, einschließlich Direktwerbung.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: für jede Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: siehe unten.

Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die einem Finanzprodukt angemessen sind: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung der Produktivsysteme, Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip und Auftragsverarbeiter mit AVV. Der Zugriff auf hochgeladene Finanzbelege ist auf wenige berechtigte Personen beschränkt und nur zulässig, wo Support, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten es erfordern.

Dokus setzt unbedingt erforderliche Cookies für Anmeldung und Sicherheit ein sowie eine begrenzte Zahl von Analyse-Cookies (PostHog, Vercel Analytics), um zu verstehen, wie die Website genutzt wird. Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Einzelheiten und die Verwaltung Ihrer Einstellungen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Das gilt auch für die öffentlichen Unternehmensseiten (dokus.tech/id/…), die ein Besucher über eine Rechnung oder einen Link erreichen kann, ohne einen anderen Teil der Website zu sehen.

Cookie-Richtlinie

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Dokus strukturiert und klassifiziert Finanzbelege automatisch, aber diese Ergebnisse werden von Ihnen (oder Ihrem Buchhalter) geprüft und bestätigt, bevor daraus etwas folgt.

Dokus ist ein Werkzeug für Unternehmen und richtet sich an Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass uns eine minderjährige Person personenbezogene Daten übermittelt hat, schreiben Sie bitte an support@dokus.tech — wir löschen sie.

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Abläufe ändern. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben nennt die jüngste Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir aktiven Nutzerinnen und Nutzern mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mit.

Fragen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren Daten? Schreiben Sie an support@dokus.tech. Postalisch erreichen Sie uns unter Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgien.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir mit Ihren personenbezogenen Daten nicht richtig umgegangen sind, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données) einzulegen.

gegevensbeschermingsautoriteit.be