Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is Invoid Vision B.V., een Belgische besloten vennootschap ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE) onder nummer 0777.887.045, met maatschappelijke zetel te Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België.

Contact voor privacy: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die ze verzamelt om dokus.tech en uw account te beheren. Voor de persoonsgegevens in de financiële documenten die u uploadt, bent u (of uw bedrijf) de verwerkingsverantwoordelijke en is Dokus de verwerker die handelt volgens uw gedocumenteerde instructies. Wanneer uw account sluit, wissen of retourneren we klantdocumenten en persoonsgegevens volgens uw keuze, tenzij de Belgische boekhoudwetgeving ons verplicht specifieke gegevens te bewaren — beide situaties staan apart beschreven onder "Hoe lang we gegevens bewaren".

Een verwerkersovereenkomst (DPA) maakt deel uit van de algemene voorwaarden en geldt voor elke werkruimte. Ze legt vast wat we verwerken, in wiens opdracht, en hoe gegevens worden teruggegeven of gewist wanneer de relatie eindigt. Een exemplaar dat u kunt ondertekenen, is op aanvraag beschikbaar.

Lees de verwerkersovereenkomst

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die wij nodig hebben om dokus.tech en het product Dokus te laten werken. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van hoe u de dienst gebruikt:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, naam van de onderneming, functie, land en (voor boekhoudkantoren) de kantoorgegevens die u via het aanvraagformulier voor accountants doorgeeft.
• Wachtlijst- en inschrijvingsgegevens: e-mailadres, gekozen formule, taalvoorkeur en de pagina van waaruit u zich hebt ingeschreven.
• Door de klant opgeladen inhoud: facturen, bonnetjes, rekeninguittreksels, creditnota's en gelijkaardige financiële documenten die u in het product invoert. Die kunnen persoonsgegevens bevatten over uzelf, uw medewerkers, uw klanten en uw leveranciers.
• Gebruiks- en toestelgegevens: bekeken pagina's, kliks, verwijzende pagina, taal, bij benadering de locatie afgeleid uit het IP-adres, browser en besturingssysteem, en tijdstempels. Verzameld via PostHog (EU) en Vercel Web Analytics, met geanonimiseerde IP-adressen.
• Supportgegevens: de inhoud van elk bericht dat u naar support@dokus.tech, via ons contactformulier of via onze WhatsApp- en Telegram-supportchat stuurt.
• Bedrijfsopzoekingen: de bedrijfsnaam of het btw-nummer dat u invult op een Company ID-pagina zonder bedrijf (dokus.tech/id/…), het adres waarop u terechtkwam en de site die u doorverwees. Zo weet ons team welke bedrijven een pagina zoeken; het wordt niet gepubliceerd en er worden geen contactgegevens gevraagd.

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden:

• Om de dienst Dokus te leveren en te laten werken: aanmaken van accounts, inlezen van documenten, matchen van verrichtingen, cashflowoverzicht, Peppol-e-facturatie.
• Om te antwoorden op inschrijvingen voor de wachtlijst, aanvragen van accountants, berichten via het contactformulier en rechtstreekse e-mails.
• Om het product te verbeteren: begrijpen hoe functies gebruikt worden, problemen opsporen en herstellingen prioriteren.
• Om met u te communiceren: updates over de dienst, veiligheidsmeldingen en (met uw toestemming) productnieuws.
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder Belgisch en Europees recht, waaronder de regels rond boekhouding, belastingen en de bewaring van boekhoudkundige stukken.

Elke verwerking steunt op een van deze rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om de dienst Dokus te leveren waarvoor u zich hebt ingeschreven en om accountgerelateerde communicatie af te handelen.
• Gerechtvaardigd belang: om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen, het gebruik in geaggregeerde vorm te meten en het product te verbeteren. Wij wegen die belangen af tegen uw rechten voor wij er ons op beroepen.
• Toestemming: voor optionele marketingmails en niet-essentiële analyses. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de verwerkingen die daarvoor plaatsvonden.
• Wettelijke verplichting: wanneer Europees of Belgisch recht ons verplicht bepaalde gegevens te bewaren of vrij te geven (bijvoorbeeld boekhoudkundige stukken of rechtmatige verzoeken van overheden).

We vertrouwen op een klein aantal doorgelichte externe leveranciers om de dienst te draaien. Elke subverwerker in de onderstaande tabel is gebonden door een verwerkersovereenkomst en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht. Daarnaast wordt de bankfeedsynchronisatie verzorgd door Ponto, een dienst van Isabel NV/SA (België, ondernemingsnummer 0455.530.509), een betalingsinstelling met vergunning van de Nationale Bank van België als aanbieder van rekeninginformatiediensten (AISP) onder PSD2. Isabel NV/SA en de bank die u koppelt treden op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken voor de rekening- en transactiegegevens die u hen toestaat met ons te delen: met naam genoemde ontvangers van uw bankgegevens, geen subverwerkers, zodat er geen verwerkersovereenkomst op hen van toepassing is. Hun eigen privacyverklaringen bepalen wat zij ermee doen (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). Eén modelaanbieder staat in deze lijst. Documenten worden gelezen en geclassificeerd op infrastructuur die wij in België beheren, en het opvragen gebeurt daar ook. Wanneer clouddocumentverwerking voor de dienst is ingeschakeld, worden extractie en classificatie in plaats daarvan door Anthropic uitgevoerd. De optionele Ask-assistent stuurt uw vraag en de stukken die nodig zijn om ze te beantwoorden ook naar Anthropic. Beide toepassingen gebeuren in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst, zonder training op uw inhoud. Onze eigen verwerkingsvoorwaarden voor klanten, de overeenkomst waaronder Dokus uw documenten in uw opdracht verwerkt, maken deel uit van de algemene voorwaarden en gelden voor elke werkruimte.

De Dokus-applicatie, inclusief de documenten die u uploadt, wordt gehost in België. Documenten worden gelezen en geclassificeerd op infrastructuur die wij daar beheren, en het opvragen gebeurt daar ook, tenzij clouddocumentverwerking is ingeschakeld. In dat geval voert Anthropic de extractie en classificatie uit. Website- en wachtlijstgegevens, productanalyse en Peppol-transmissie worden binnen de Europese Unie verwerkt. Zes subverwerkers brengen doorgiften buiten de EER met zich mee: Slack, dat de aanmeld-, contactformulier- en bedrijfsopzoekingsgegevens uit onze interne waarschuwingsmeldingen ontvangt; Resend, dat onze transactie-e-mail bezorgt, inclusief contactformulierberichten, meldingen van accountverwijdering en documentexporten met de bijgevoegde pdf; Vercel, dat de website dokus.tech aanbiedt vanuit een wereldwijd edge-netwerk met EU-regio’s; WhatsApp, waarlangs onze supportchat voor korte vragen verloopt; Telegram, dat hetzelfde doet; en Anthropic, dat de modellen achter Ask draait en, wanneer cloudverwerking is ingeschakeld, ook die achter de extractie en classificatie van documenten, en dat uw vraag en de stukken die nodig zijn om ze te beantwoorden ontvangt, plus documenttekst in dat geval. Documenten en klantgegevens gaan altijd per e-mail, nooit via chat. Alle zes de doorgiften zijn gedekt door standaardcontractbepalingen (SCC’s) en de aanvullende waarborgen die de GDPR vereist. We verkopen geen persoonsgegevens en dragen ze niet over aan adverteerders.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, en verwijderen of anonimiseren ze daarna.

• E-mails van wachtlijst en abonnees: tot u zich uitschrijft, of tot 24 maanden inactiviteit — wat het eerst komt.
• Boekhoudersaanvragen: tot 24 maanden na de aanvraag, of tot het kantoor Dokus-klant wordt.
• Contactformulier- en supportberichten: tot 24 maanden nadat het gesprek is afgesloten.
• Account- en aanmeldgegevens: bewaard zolang uw account actief is, en gewist of geanonimiseerd wanneer u het sluit, behalve waar een wettelijke verplichting anders vereist.
• Door klanten geüploade financiële documenten: zolang uw account actief is. Bij sluiting worden ze gewist of teruggegeven volgens uw keuze (GDPR art. 28). Bewaring na sluiting gebeurt alleen waar de Belgische boekhoudwetgeving ons verplicht ze te bewaren — Belgische richtlijnen wijzen op bewaring tot 10 jaar voor facturen en boekhoudstukken — of waar u gedocumenteerde instructies hebt gegeven om ze te bewaren.
• Peppol-transmissieregistraties: bewaard gedurende de periode die de toepasselijke facturatiewetgeving vereist.
• Beveiligingslogs: bewaard voor een beperkte periode in verhouding tot hun beveiligingsdoel.
• Back-ups: bewaard in een regelmatige rotatie en gewist in lijn met de bewaring van de onderliggende gegevens.
• Analyse- en gebruiksgegevens: geaggregeerd en tot 24 maanden bewaard in PostHog en Vercel Analytics.

U kunt de volgende rechten op elk moment uitoefenen door te mailen naar support@dokus.tech. Wij antwoorden binnen 30 dagen.

• Recht op inzage: nagaan of wij gegevens over u bewaren en een kopie opvragen.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op gegevenswissing: ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen waar de GDPR dat toelaat.
• Recht op beperking van de verwerking: ons vragen de verwerking te beperken zolang een betwisting loopt.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing.
• Recht om uw toestemming in te trekken: voor elke verwerking die op toestemming steunt.
• Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: zie hieronder.

Wij passen de technische en organisatorische maatregelen toe die passen bij een financieel product: versleuteling tijdens de overdracht (TLS), versleuteling in rust, toegangscontrole op basis van rollen, auditlogging op productiesystemen, toegang volgens het principe van minimale rechten voor medewerkers, en subverwerkers gebonden door een verwerkersovereenkomst. De toegang tot financiële documenten die klanten hebben opgeladen, is beperkt tot een klein aantal gemachtigde medewerkers, en enkel wanneer dat nodig is voor support, veiligheid of naleving.

Dokus gebruikt strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie en veiligheid, en een beperkte set analysecookies (PostHog, Vercel Analytics) om te begrijpen hoe de site gebruikt wordt. Wij gebruiken geen advertentiecookies. Voor alle details en om uw voorkeuren te beheren, zie ons cookiebeleid. Dit geldt ook voor de publieke bedrijfspagina’s (dokus.tech/id/…), die een bezoeker via een factuur of een link kan bereiken zonder enig ander deel van de site te zien.

Cookiebeleid

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Dokus structureert en classificeert financiële documenten automatisch, maar die resultaten worden door u (of uw boekhouder) nagekeken en gevalideerd voor er gevolg aan gegeven wordt.

Dokus is een zakelijk hulpmiddel bestemd voor volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Vermoedt u dat een minderjarige ons persoonsgegevens heeft bezorgd, neem dan contact op via support@dokus.tech en wij verwijderen die.

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze werkwijze verandert. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan geeft de meest recente herziening weer. Wezenlijke wijzigingen worden minstens 14 dagen voor ze ingaan per e-mail meegedeeld aan actieve gebruikers.

Vragen over dit beleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Mail naar support@dokus.tech. Post kunt u sturen naar Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België.

Meent u dat wij niet correct met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, dan hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données).

gegevensbeschermingsautoriteit.be