Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is Invoid Vision B.V., een Belgische besloten vennootschap, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE) onder nummer 0777.887.045, met maatschappelijke zetel te Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België.
Privacycontact: privacy@dokus.tech
1. Welke gegevens wij verzamelen
Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om dokus.tech en het Dokus-product te laten werken. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van hoe u de dienst gebruikt:
- Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, land en (voor accountantskantoren) kantoorgegevens die u via het apply-accountant-formulier indient.
- Wachtlijst- en abonneegegevens: e-mailadres, gekozen abonnement, taalvoorkeur en de bronpagina waarmee u zich heeft aangemeld.
- Door de klant geüploade inhoud: facturen, ontvangstbewijzen, bankafschriften, creditnota's en vergelijkbare financiële documenten die u in het product indient. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten over u, uw collega's, uw klanten en uw leveranciers.
- Gebruiks- en apparaatgegevens: bekeken pagina's, klikken, verwijzer, taal, bij benadering bepaalde locatie op basis van IP, browser en besturingssysteem, en tijdstempels. Verzameld via PostHog (EU) en Vercel Web Analytics met geanonimiseerde IP-adressen.
- Supportgegevens: de inhoud van elk bericht dat u stuurt naar support@dokus.tech, privacy@dokus.tech of via ons contactformulier.
2. Waarom wij uw gegevens verwerken
Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden:
- Om de Dokus-dienst te leveren en te exploiteren: account aanmaken, documentinname, transactiematching, cashflowoverzicht, PEPPOL-elektronische facturatie.
- Om te reageren op aanmeldingen voor de wachtlijst, sollicitaties van accountants, contactformulierberichten en directe e-mails.
- Om het product te verbeteren: begrijpen hoe functies worden gebruikt, problemen oplossen en verbeteringen prioriteren.
- Om met u te communiceren: dienstmeldingen, beveiligingsberichten en (met uw toestemming) productnieuws.
- Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder Belgisch en EU-recht, inclusief regels rond boekhouding, fiscaliteit en bewaarplicht.
3. Rechtsgronden (AVG art. 6)
Elke verwerking berust op één van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst — om de Dokus-dienst te leveren waarvoor u zich heeft aangemeld en om accountgerelateerde communicatie af te handelen.
- Gerechtvaardigd belang — om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen, geaggregeerd gebruik te meten en het product te verbeteren. Wij wegen deze belangen af tegen uw rechten voordat we erop steunen.
- Toestemming — voor optionele marketingmails en niet-essentiële analytics. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.
- Wettelijke verplichting — wanneer EU- of Belgisch recht ons verplicht specifieke gegevens te bewaren of te verstrekken (bijvoorbeeld boekhoudkundige stukken of verzoeken van bevoegde autoriteiten).
4. Subverwerkers waarmee wij werken
Wij doen een beroep op een beperkt aantal zorgvuldig geselecteerde derde partijen om de dienst te laten draaien. Elk is gebonden door een verwerkersovereenkomst (DPA) en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies.
- SupabaseDatabase en authenticatie voor wachtlijst, abonnees en accountantsaanvragen.Europese Unie
- PostHogProductanalytics, gebruiksgegevens op sessieniveau en feature flags.Europese Unie (eu.i.posthog.com)
- VercelHosting, edge delivery, Web Analytics en Speed Insights voor dokus.tech.Wereldwijd edge-netwerk met EU-regio's; gedekt door verwerkersovereenkomst en Standaardcontractbepalingen
- SlackInterne webhook-meldingen die ons team informeren over nieuwe aanmeldingen en contactformulierberichten.Verenigde Staten; gedekt door verwerkersovereenkomst en Standaardcontractbepalingen
5. Internationale doorgiften
Persoonsgegevens worden waar mogelijk gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt (bijvoorbeeld Slack-meldingen), wordt de doorgifte gedekt door Standaardcontractbepalingen (SCC's) en aanvullende waarborgen zoals vereist door de AVG. Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven ze niet door aan adverteerders.
6. Hoelang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en verwijderen of anonimiseren ze daarna.
- Wachtlijst- en abonnee-mails: tot u zich uitschrijft of tot maximaal 24 maanden inactiviteit, afhankelijk van wat eerst komt.
- Accountantsaanvragen: tot 24 maanden na de aanvraag, of tot het kantoor klant wordt van Dokus.
- Berichten via contactformulier en support: tot 24 maanden nadat de conversatie wordt afgesloten.
- Door klanten geüploade financiële documenten: zolang uw account actief is, en gedurende de termijn die de Belgische boekhoudwetgeving vereist (doorgaans 7 jaar) na sluiting van het account.
- Analytics- en productgebruiksgegevens: geaggregeerd en bewaard tot maximaal 24 maanden bij PostHog en Vercel Analytics.
7. Uw rechten onder de AVG
U kunt de volgende rechten op elk moment uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@dokus.tech. Wij reageren binnen 30 dagen.
- Recht op inzage — bevestigen of wij uw gegevens bewaren en een kopie opvragen.
- Recht op rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
- Recht op verwijdering — vragen om uw persoonsgegevens te wissen, voor zover de AVG dat toelaat.
- Recht op beperking — vragen om de verwerking te beperken terwijl een geschil wordt opgelost.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat.
- Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken — voor elke verwerking die op toestemming berust.
- Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — zie hieronder.
8. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij hanteren de technische en organisatorische maatregelen die passen bij een financieel product: versleuteling tijdens transport (TLS), versleuteling in rust, op rollen gebaseerde toegangscontroles, auditlogging op productiesystemen, minimale toegangsrechten voor medewerkers en subverwerkers met verwerkersovereenkomst. Toegang tot door klanten geüploade financiële documenten is beperkt tot een klein aantal bevoegde medewerkers, en alleen wanneer dat nodig is voor support, beveiliging of naleving.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen voor u, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Dokus structureert en classificeert financiële documenten automatisch, maar die output wordt door u (of uw accountant) gecontroleerd en gevalideerd voordat er actie op wordt ondernomen.
11. Kinderen
Dokus is een zakelijke tool bedoeld voor volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u meent dat een minderjarige persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact op via privacy@dokus.tech en we verwijderen ze.
12. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze praktijken wijzigen. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan weerspiegelt de meest recente herziening. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 14 dagen vóór ingang per e-mail aan actieve gebruikers meegedeeld.
13. Neem contact op
Vragen over dit beleid of de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Mail naar privacy@dokus.tech. Post kan worden gestuurd naar Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België.