Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Invoid Vision B.V., una società belga a responsabilità limitata registrata presso la Banque-Carrefour des Entreprises (KBO/BCE) con il numero 0777.887.045, con sede legale in Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgio.
Contatto privacy: support@dokus.tech
1. Dati che raccogliamo
Raccogliamo solo i dati personali necessari per far funzionare dokus.tech e il prodotto Dokus. I dati esatti dipendono da come utilizza il servizio:
- Dati di account e contatto: nome, indirizzo email, nome dell'azienda, ruolo, paese e (per gli studi contabili) i dettagli dello studio inviati tramite il modulo apply-accountant.
- Dati di lista d'attesa e abbonamento: indirizzo email, piano scelto, lingua preferita e la pagina di provenienza che l'ha portata a registrarsi.
- Contenuti caricati dai clienti: fatture, ricevute, estratti conto, note di credito e documenti finanziari simili inviati al prodotto. Possono contenere dati personali su di lei, i suoi colleghi, i suoi clienti e i suoi fornitori.
- Dati di utilizzo e dispositivo: pagine visitate, clic, referrer, lingua, posizione approssimativa derivata dall'IP, browser e sistema operativo, timestamp. Raccolti tramite PostHog (UE) e Vercel Web Analytics con IP anonimizzati.
- Dati di supporto: il contenuto di qualsiasi messaggio inviato a support@dokus.tech o tramite il nostro modulo di contatto.
2. Perché trattiamo i suoi dati
Utilizziamo i dati personali solo per finalità chiaramente definite:
- Per fornire e gestire il servizio Dokus: creazione dell'account, acquisizione dei documenti, abbinamento delle transazioni, vista del flusso di cassa, fatturazione elettronica Peppol.
- Per rispondere alle iscrizioni alla lista d'attesa, alle candidature dei contabili, ai messaggi del modulo di contatto e alle email dirette.
- Per migliorare il prodotto: capire come vengono usate le funzioni, correggere i problemi e dare priorità alle correzioni.
- Per comunicare con lei: aggiornamenti sul servizio, avvisi di sicurezza e (con il suo consenso) novità sul prodotto.
- Per rispettare i nostri obblighi legali ai sensi del diritto belga e dell'UE, incluse le regole di tenuta dei registri contabili, fiscali e amministrativi.
3. Basi giuridiche (GDPR art. 6)
Ogni attività di trattamento poggia su una di queste basi giuridiche:
- Esecuzione di un contratto: per fornire il servizio Dokus a cui si è iscritta e gestire la comunicazione relativa all'account.
- Interessi legittimi: per mantenere il servizio sicuro, prevenire gli abusi, misurare l'utilizzo aggregato e migliorare il prodotto. Valutiamo questi interessi rispetto ai suoi diritti prima di farvi affidamento.
- Consenso: per le email di marketing facoltative e le analisi non essenziali. Può revocare il consenso in qualsiasi momento senza effetto sul trattamento precedente.
- Obbligo legale: quando la legge dell'UE o belga ci impone di conservare o divulgare determinati registri (ad esempio registri contabili o richieste di autorità legittime).
4. Sub-responsabili con cui lavoriamo
Ci affidiamo a un numero ristretto di fornitori terzi selezionati per gestire il servizio. Ognuno è vincolato da un accordo di trattamento dei dati (DPA) e tratta i dati personali solo su nostra istruzione. Separatamente, quando il flusso bancario in tempo reale arriverà con Core, la sincronizzazione dei flussi bancari sarà fornita da Ponto (Isabel Group NV), un istituto di pagamento regolato dalla Banca Nazionale del Belgio che opera come fornitore indipendente di servizi di informazione sui conti (AISP) ai sensi di PSD2: un destinatario nominato dei suoi dati bancari, non un sub-responsabile. In questa lista non compare nessun fornitore di IA o di modelli, e non ne manca nessuno: lettura dei documenti, classificazione, recupero e Ask girano tutti su infrastruttura che gestiamo noi, non su API di modelli di terzi.
- SupabaseDatabase, autenticazione e storage per il sito dokus.tech: lista d'attesa, abbonati, candidature dei contabili. Non contiene i documenti finanziari caricati dai clienti.Unione Europea
- RecommandAccess point Peppol belga certificato: trasmissione e ricezione di fatture elettroniche su nostra istruzione.Unione Europea
- PostHogAnalisi del prodotto, dati di utilizzo a livello di sessione e feature flag.Unione Europea (eu.i.posthog.com)
- VercelHosting, distribuzione edge, Web Analytics e Speed Insights per dokus.tech.Rete edge globale con regioni UE; coperto da DPA e Clausole Contrattuali Standard
- ResendEmail transazionali: avvisi e conferme di eliminazione dell'account e messaggi del modulo di contatto rispecchiati nella nostra casella di supporto. Non contiene i documenti finanziari caricati dai clienti.
- SlackWebhook di allerta interni che notificano al nostro team nuove registrazioni e invii del modulo di contatto.Stati Uniti; coperto da DPA e Clausole Contrattuali Standard
5. Trasferimenti internazionali
L'applicazione Dokus, inclusi i documenti finanziari che carica, è ospitata in Belgio — come i modelli che li leggono, quindi nessun documento o prompt viene inviato a un servizio di IA esterno. I dati del sito e della lista d'attesa, le analisi del prodotto e la trasmissione Peppol sono trattati all'interno dell'Unione Europea. Tre sub-responsabili operano fuori dal SEE: Slack, che riceve i dettagli di registrazione e dei moduli di contatto contenuti nelle nostre notifiche di allerta interne; Resend, che recapita le nostre email transazionali, inclusi i messaggi del modulo di contatto e gli avvisi di eliminazione dell'account; e Vercel, che serve il sito dokus.tech da una rete edge globale con regioni UE. Entrambi i trasferimenti sono coperti da Clausole Contrattuali Standard (SCC) e dalle garanzie aggiuntive richieste dal GDPR. Non vendiamo dati personali e non li trasferiamo agli inserzionisti.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, poi li eliminiamo o li anonimizziamo.
- Email di lista d'attesa e abbonati: fino alla disiscrizione, o fino a 24 mesi di inattività, a seconda di quale scade prima.
- Candidature dei contabili: fino a 24 mesi dopo la candidatura, o finché lo studio non diventa cliente Dokus.
- Messaggi del modulo di contatto e di supporto: fino a 24 mesi dopo la chiusura della conversazione.
- Documenti finanziari caricati dai clienti: finché l'account è attivo e per il periodo richiesto dalla legge belga sulla contabilità (tipicamente 7 anni) dopo la chiusura dell'account.
- Dati di analisi e utilizzo del prodotto: aggregati e conservati fino a 24 mesi in PostHog e Vercel Analytics.
7. I suoi diritti ai sensi del GDPR
Può esercitare i seguenti diritti in qualsiasi momento scrivendo a support@dokus.tech. Rispondiamo entro 30 giorni.
- Diritto di accesso: confermare se deteniamo i suoi dati e richiederne una copia.
- Diritto di rettifica: correggere dati inesatti o incompleti.
- Diritto alla cancellazione: chiederci di eliminare i suoi dati personali laddove il GDPR lo consente.
- Diritto di limitazione: chiederci di limitare il trattamento mentre si risolve una controversia.
- Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i suoi dati in un formato strutturato e leggibile da una macchina.
- Diritto di opposizione: opporsi al trattamento basato su interessi legittimi, incluso il marketing diretto.
- Diritto di revocare il consenso: per qualsiasi trattamento basato sul consenso.
- Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo: veda sotto.
8. Come proteggiamo i suoi dati
Applichiamo le misure tecniche e organizzative appropriate per un prodotto finanziario: crittografia in transito (TLS), crittografia a riposo, controlli di accesso basati sui ruoli, registri di audit sui sistemi di produzione, accesso con privilegi minimi per i dipendenti e sub-responsabili vincolati da DPA. L'accesso ai documenti finanziari caricati dai clienti è limitato a un numero ristretto di personale autorizzato, e solo quando necessario per supporto, sicurezza o conformità.
10. Processo decisionale automatizzato
Non prendiamo decisioni che producono effetti giuridici o simili significativi su di lei basate esclusivamente sul trattamento automatizzato. Dokus struttura e classifica automaticamente i documenti finanziari, ma quei risultati vengono esaminati e validati da lei (o dal suo contabile) prima di essere utilizzati.
11. Minori
Dokus è uno strumento di lavoro destinato agli adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 16 anni. Se ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, contatti support@dokus.tech e li elimineremo.
12. Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano le nostre prassi. La data di "Ultimo aggiornamento" in cima riflette la revisione più recente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email agli utenti attivi almeno 14 giorni prima della loro entrata in vigore.
13. Contattaci
Domande su questa informativa o su come trattiamo i suoi dati? Scriva a support@dokus.tech. La posta cartacea può essere inviata a Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgio.