Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento è Invoid Vision B.V., una società belga a responsabilità limitata registrata presso la Banque-Carrefour des Entreprises (KBO/BCE) con il numero 0777.887.045, con sede legale in Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgio.

Contatto privacy: support@dokus.tech

Invoid Vision B.V. è il titolare del trattamento dei dati personali che raccoglie per gestire dokus.tech e il Suo account. Per i dati personali contenuti nei documenti finanziari che Lei carica, Lei (o la Sua azienda) è il titolare del trattamento e Dokus è il responsabile che agisce secondo le Sue istruzioni documentate. Alla chiusura dell’account, cancelliamo o restituiamo i documenti dei clienti e i dati personali a Sua scelta, salvo che la normativa contabile belga ci obblighi a conservare registrazioni specifiche — le due situazioni sono descritte separatamente in «Per quanto tempo conserviamo i dati».

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) è disponibile nell’ambito di ogni rapporto commerciale. Stabilisce cosa trattiamo, su quali istruzioni e come i dati vengono restituiti o cancellati alla fine del rapporto. Lo richieda a support@dokus.tech — le domande di fornitori e approvvigionamento ricevono risposta entro un giorno lavorativo.

Raccogliamo solo i dati personali necessari per far funzionare dokus.tech e il prodotto Dokus. I dati esatti dipendono da come utilizza il servizio:

• Dati di account e contatto: nome, indirizzo email, nome dell'azienda, ruolo, paese e (per gli studi contabili) i dettagli dello studio inviati tramite il modulo apply-accountant.
• Dati di lista d'attesa e abbonamento: indirizzo email, piano scelto, lingua preferita e la pagina di provenienza che l'ha portata a registrarsi.
• Contenuti caricati dai clienti: fatture, ricevute, estratti conto, note di credito e documenti finanziari simili inviati al prodotto. Possono contenere dati personali su di lei, i suoi colleghi, i suoi clienti e i suoi fornitori.
• Dati di utilizzo e dispositivo: pagine visitate, clic, referrer, lingua, posizione approssimativa derivata dall'IP, browser e sistema operativo, timestamp. Raccolti tramite PostHog (UE) e Vercel Web Analytics con IP anonimizzati.
• Dati di supporto: il contenuto di qualsiasi messaggio inviato a support@dokus.tech, tramite il nostro modulo di contatto o tramite le nostre chat di assistenza WhatsApp e Telegram.
• Ricerche di aziende: il nome dell’azienda o la partita IVA che digita su una pagina Company ID senza azienda (dokus.tech/id/…), l’indirizzo su cui è arrivato e il sito che l’ha indirizzata. Così il nostro team sa quali aziende cercano una pagina; non viene pubblicato e non vengono chiesti dati di contatto.

Utilizziamo i dati personali solo per finalità chiaramente definite:

• Per fornire e gestire il servizio Dokus: creazione dell'account, acquisizione dei documenti, abbinamento delle transazioni, vista del flusso di cassa, fatturazione elettronica Peppol.
• Per rispondere alle iscrizioni alla lista d'attesa, alle candidature dei contabili, ai messaggi del modulo di contatto e alle email dirette.
• Per migliorare il prodotto: capire come vengono usate le funzioni, correggere i problemi e dare priorità alle correzioni.
• Per comunicare con lei: aggiornamenti sul servizio, avvisi di sicurezza e (con il suo consenso) novità sul prodotto.
• Per rispettare i nostri obblighi legali ai sensi del diritto belga e dell'UE, incluse le regole di tenuta dei registri contabili, fiscali e amministrativi.

Ogni attività di trattamento poggia su una di queste basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto: per fornire il servizio Dokus a cui si è iscritta e gestire la comunicazione relativa all'account.
• Interessi legittimi: per mantenere il servizio sicuro, prevenire gli abusi, misurare l'utilizzo aggregato e migliorare il prodotto. Valutiamo questi interessi rispetto ai suoi diritti prima di farvi affidamento.
• Consenso: per le email di marketing facoltative e le analisi non essenziali. Può revocare il consenso in qualsiasi momento senza effetto sul trattamento precedente.
• Obbligo legale: quando la legge dell'UE o belga ci impone di conservare o divulgare determinati registri (ad esempio registri contabili o richieste di autorità legittime).

Ci affidiamo a un numero ristretto di fornitori terzi verificati per gestire il servizio. Ciascuno è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati e tratta i dati personali solo secondo le nostre istruzioni. A parte, la sincronizzazione dei flussi bancari è fornita da Ponto, un servizio di Isabel NV/SA (Belgio, numero d’impresa 0455.530.509), istituto di pagamento autorizzato dalla Banca nazionale del Belgio come prestatore di servizi di informazione sui conti (AISP) ai sensi della PSD2. Isabel NV/SA e la banca che Lei collega agiscono come titolari del trattamento autonomi per i dati di conto e di transazione che Lei autorizza a condividere con noi: destinatari designati dei Suoi dati bancari, non sub-responsabili, per cui non si applica loro alcun accordo sul trattamento dei dati — quello che ne fanno è regolato dalle loro informative privacy (https://documentation.myponto.com/en/privacy-notice/v5.0). In questo elenco compare un fornitore di modelli. La lettura dei documenti, la classificazione e il recupero girano su infrastruttura gestita da noi; Ask è l'eccezione: la Sua domanda e i registri necessari per rispondere sono trattati da Anthropic secondo le nostre istruzioni, sotto un accordo sul trattamento dei dati, senza alcun addestramento sui Suoi contenuti. Le nostre condizioni di trattamento per i clienti — l'accordo in base al quale Dokus tratta i Suoi documenti secondo le Sue istruzioni — sono disponibili nell'ambito di ogni rapporto commerciale: le richieda a support@dokus.tech.

L’applicazione Dokus, compresi i documenti finanziari che Lei carica, è ospitata in Belgio, così come i modelli che li leggono e li classificano. I dati del sito e della lista d’attesa, l’analisi del prodotto e la trasmissione Peppol sono trattati all’interno dell’Unione europea. Sei sub-responsabili comportano trasferimenti fuori dal SEE: Slack, che riceve i dati di registrazione, del modulo di contatto e delle ricerche di aziende contenuti nelle nostre notifiche interne; Resend, che recapita le nostre e-mail transazionali, inclusi i messaggi del modulo di contatto e gli avvisi di cancellazione dell’account; Vercel, che serve dokus.tech da una rete perimetrale globale con regioni UE; WhatsApp, che ospita la nostra chat di assistenza per domande rapide; Telegram, che fa altrettanto; e Anthropic, che fa girare il modello dietro Ask e riceve la Sua domanda insieme ai registri necessari per rispondere. Documenti e dati dei clienti viaggiano sempre via e-mail, mai via chat. Tutti e sei i trasferimenti sono coperti da clausole contrattuali standard (SCC) e dalle garanzie aggiuntive richieste dal GDPR. Non vendiamo dati personali e non li trasferiamo a inserzionisti.

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, poi li eliminiamo o li anonimizziamo.

• E-mail di lista d’attesa e abbonati: fino alla disiscrizione, o fino a 24 mesi di inattività, a seconda di cosa avviene prima.
• Candidature di commercialisti: fino a 24 mesi dopo la candidatura, o finché lo studio non diventa cliente Dokus.
• Messaggi del modulo di contatto e del supporto: fino a 24 mesi dopo la chiusura della conversazione.
• Dati di account e accesso: conservati finché l’account è attivo, poi cancellati o anonimizzati alla chiusura, salvo obbligo di legge contrario.
• Documenti finanziari caricati dai clienti: finché l’account è attivo. Alla chiusura vengono cancellati o restituiti a Sua scelta (GDPR art. 28). La conservazione successiva avviene solo dove la normativa contabile belga ci obbliga a conservarli — le linee guida belghe indicano una conservazione fino a 10 anni per fatture e documenti contabili — o dove Lei ha dato istruzioni documentate per conservarli.
• Registri di trasmissione Peppol: conservati per il periodo richiesto dalla normativa di fatturazione applicabile.
• Log di sicurezza: conservati per un periodo limitato e proporzionato alla loro finalità di sicurezza.
• Backup: mantenuti in rotazione regolare e cancellati in linea con la conservazione dei dati sottostanti.
• Dati di analisi e di utilizzo: aggregati e conservati fino a 24 mesi in PostHog e Vercel Analytics.

Può esercitare i seguenti diritti in qualsiasi momento scrivendo a support@dokus.tech. Rispondiamo entro 30 giorni.

• Diritto di accesso: confermare se deteniamo i suoi dati e richiederne una copia.
• Diritto di rettifica: correggere dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione: chiederci di eliminare i suoi dati personali laddove il GDPR lo consente.
• Diritto di limitazione: chiederci di limitare il trattamento mentre si risolve una controversia.
• Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i suoi dati in un formato strutturato e leggibile da una macchina.
• Diritto di opposizione: opporsi al trattamento basato su interessi legittimi, incluso il marketing diretto.
• Diritto di revocare il consenso: per qualsiasi trattamento basato sul consenso.
• Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo: veda sotto.

Applichiamo le misure tecniche e organizzative appropriate per un prodotto finanziario: crittografia in transito (TLS), crittografia a riposo, controlli di accesso basati sui ruoli, registri di audit sui sistemi di produzione, accesso con privilegi minimi per i dipendenti e sub-responsabili vincolati da DPA. L'accesso ai documenti finanziari caricati dai clienti è limitato a un numero ristretto di personale autorizzato, e solo quando necessario per supporto, sicurezza o conformità.

Dokus utilizza cookie strettamente necessari per autenticazione e sicurezza e un insieme limitato di cookie analitici (PostHog, Vercel Analytics) per capire come viene usato il sito. Non utilizziamo cookie pubblicitari. Per i dettagli completi e come gestire le sue preferenze, veda la nostra Politica sui cookie. Questo riguarda anche le pagine pubbliche dell’azienda (dokus.tech/id/…), che un visitatore può raggiungere da una fattura o da un link senza vedere nessun’altra parte del sito.

Politica sui cookie

Non prendiamo decisioni che producono effetti giuridici o simili significativi su di lei basate esclusivamente sul trattamento automatizzato. Dokus struttura e classifica automaticamente i documenti finanziari, ma quei risultati vengono esaminati e validati da lei (o dal suo contabile) prima di essere utilizzati.

Dokus è uno strumento di lavoro destinato agli adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 16 anni. Se ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, contatti support@dokus.tech e li elimineremo.

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano le nostre prassi. La data di "Ultimo aggiornamento" in cima riflette la revisione più recente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email agli utenti attivi almeno 14 giorni prima della loro entrata in vigore.

Domande su questa informativa o su come trattiamo i suoi dati? Scriva a support@dokus.tech. La posta cartacea può essere inviata a Invoid Vision B.V., Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgio.

Se ritiene che non abbiamo trattato correttamente i suoi dati personali, ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità belga per la protezione dei dati (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données).

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