Nutzungsbedingungen

Dokus ist eine Schicht für die finanzielle Erfassung und Evidenz: Es erfasst Dokumente (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge), prüft sie, gleicht Bankbewegungen ab, versendet und empfängt Peppol-Rechnungen und hält den daraus entstehenden Datensatz — mit seinen Quellen — für Sie und Ihren Buchhalter bereit. Dokus steht vor der Buchhaltung: Es bestimmt keine buchhalterische Behandlung, erbringt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung und reicht keine Erklärungen in Ihrem Namen ein. Diese Entscheidungen und Einreichungen bleiben Ihnen und Ihrem Buchhalter vorbehalten. Funktionen, die auf dokus.tech als Beta, Early Access oder Warteliste beschrieben sind, werden wie besehen bereitgestellt und können sich ändern oder entfallen. Die Peppol-Übertragung hängt vom Peppol-Netzwerk und unserer Zugangspunkt-Infrastruktur ab; der Live-Bankfeed hängt von einem PSD2-Anbieter ab.

Sie sind verantwortlich für: die Durchsicht Ihrer Datensätze und die Klärung der von Dokus gemeldeten Ausnahmen; die Richtigkeit der von Ihnen übermittelten Rechnungsdaten; die buchhalterische und steuerliche Behandlung Ihrer Datensätze und Ihre Einreichungen; und den sicheren Zugang zu Ihrem Konto — Zugangsdaten, berechtigte Nutzer und das Entziehen von Zugriffen beim Ausscheiden von Personen. Sie verstehen, dass Dokus die Stimmigkeit der Dokumente und die Zahlungsbelege bestätigt; es trifft nicht die endgültigen Buchungs- oder Umsatzsteuerentscheidungen.

Sie verpflichten sich, Dokus nur zu rechtmäßigen Zwecken und im Rahmen dieser Bedingungen zu nutzen. Ein Missbrauch des Dienstes oder der Versuch, ihn auf unbefugtem Weg zu erreichen, ist unzulässig.

Abonnementgebühren werden monatlich abgerechnet. Sie können jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Für kostenpflichtige Tarife gilt eine 60-Tage-Geld-zurück-Garantie: Innerhalb von 60 Tagen nach Ihrer ersten kostenpflichtigen Rechnung können Sie die anteilige Erstattung tatsächlich abgerechneter Beträge verlangen. Danach werden angebrochene Abrechnungszeiträume nicht erstattet.

Wir beantworten Support-E-Mails innerhalb des auf dokus.tech veröffentlichten Fensters: innerhalb einer Stunde, täglich zwischen 08:00 und 20:00 Uhr MEZ, ausgenommen belgische Feiertage und im Voraus auf der Kontaktseite angekündigte Abwesenheiten, und nie später als am selben Tag. Support ist in jedem Tarif enthalten, auch in Free. Chat-Kanäle sind für kurze Fragen und tragen kein Antwortfenster. Dies ist eine Serviceverpflichtung, an die wir uns halten. Sie begründet keine Service-Level-Garantie, und an eine verpasste Antwort knüpft sich weder Gutschrift noch Erstattung.

Eine Rechnung gilt als eingereicht, sobald sie an das Peppol-Netzwerk übergeben wird, und als zugestellt, sobald der Zugangspunkt des Empfängers den Empfang bestätigt. Wird eine Rechnung abgelehnt, wird die Ablehnung mit ihrem Grund in Ihrem Datensatz angezeigt. Dokus wiederholt vorübergehende Übertragungsfehler automatisch und zeigt das Ergebnis an. Sie sind für die Richtigkeit der von Ihnen bereitgestellten Rechnungsdaten verantwortlich. Sie können die Peppol-Verbindung Ihres Unternehmens jederzeit in den Peppol-Einstellungen freigeben, unabhängig von einer Kündigung Ihres Abonnements. Nach Ihrer Bestätigung versucht Dokus die sofortige Freigabe und beendet den Versand und Empfang von Peppol-Dokumenten über Dokus. Ihr Konto und Ihre vorhandenen Unterlagen bleiben verfügbar; bereits eingereichte Dokumente können noch zugestellt werden. Falls die Freigabe fehlschlägt oder nicht verfügbar ist, schreiben Sie an support@dokus.tech. Nach Prüfung Ihrer Berechtigung, für das Unternehmen zu handeln, führt Dokus die von ihm kontrollierten Freigabeschritte innerhalb von zwei Werktagen nach der verifizierten Anfrage durch. Werktage sind Montag bis Freitag, ausgenommen belgische Feiertage, in der Zeitzone Europe/Brussels. Wir bestätigen das Ergebnis und etwaige verbleibende Schritte. Ihr neuer Anbieter bestimmt seine eigene Aktivierungsdauer; vereinbaren Sie den Empfang mit ihm, bevor Sie sich auf die neue Verbindung verlassen.

Dokus wird aus Belgien betrieben und kontinuierlich überwacht. Geplante Wartungen, die die Verfügbarkeit beeinträchtigen könnten, werden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt. Das Antwortfenster im Abschnitt Support ist eine Selbstverpflichtung — kein Service-Level-Agreement, und eine verpasste Antwort begründet weder Gutschrift noch Erstattung. Es gilt kein weiteres Service-Level-Agreement, sofern keines separat unterzeichnet wird.

Wir wenden die in unserer Sicherheitsdokumentation beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen an, die auf Anfrage erhältlich ist, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil jeder Geschäftsbeziehung. Werden wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten gewahr, die Ihre Datensätze betrifft, benachrichtigen wir Sie unverzüglich, soweit gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre Zugangsdaten kompromittiert wurden, informieren Sie uns umgehend unter support@dokus.tech. Unser Personal darf auf Ihre Datensätze nur auf Ihre Anfrage oder zugreifen, wo dies für Support, Sicherheit oder Compliance zwingend erforderlich ist — zeitlich begrenzt und in Ihrer Aktivitätshistorie protokolliert.

Sie können jederzeit über Ihre Kontoeinstellungen kündigen; die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Ihre Datensätze und Originaldokumente können jederzeit aus dem Produkt exportiert werden. Bei Kontoschließung löschen oder retournieren wir Kundendaten nach Ihrer Wahl (DSGVO Art. 28); Backups werden in ihrer normalen Rotation entfernt, und eine Aufbewahrung über die Schließung hinaus erfolgt nur, wo belgisches Bilanzrecht sie verlangt. Offene Beträge bleiben geschuldet. Ihre Peppol-Zugangspunkt-Registrierung wird wie oben beschrieben freigegeben. Die Freigabe von Peppol kündigt weder Ihr Abonnement noch schließt sie Ihr Konto; Kündigung und Kontoschließung bleiben gesonderte Schritte.

Dokus wird „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt. Keine Bestimmung dieser Bedingungen schließt eine Haftung aus oder begrenzt sie, die zwingendes Recht nicht ausschließen oder begrenzen lässt. Vorbehaltlich dessen und im gesetzlich zulässigen Umfang: ist unsere gesamtschuldnerische Haftung aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen auf die Beträge begrenzt, die Sie in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis tatsächlich an Dokus gezahlt haben; und haftet keine Partei der anderen für mittelbare, zufällige oder Folgeschäden, einschließlich Datenverlust, entgangenem Gewinn oder Geschäftsausfall. Keine Partei haftet für Ausfälle oder Verzögerungen durch Umstände außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle. Bewahren Sie eigene Kopien wichtiger Dokumente auf — exportieren Sie regelmäßig.

Wir können diese Bedingungen anpassen. Die weitere Nutzung von Dokus nach einer Änderung gilt als Zustimmung. Über wesentliche Änderungen informieren wir per E-Mail.

Diese Bedingungen unterliegen belgischem Recht. Soweit zwingende Vorschriften nichts anderes bestimmen, fallen Streitigkeiten in die Zuständigkeit der belgischen Gerichte gemäß den anwendbaren Regeln der örtlichen Zuständigkeit.

Dokus wird betrieben von der Invoid Vision B.V., eingetragen in Belgien unter der KBO/BCE-Nummer 0777.887.045. Anschrift: Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgien.