Facturación electrónica Peppol en Bélgica: una lista de comprobación para configurarla y mantenerla estable, para freelancers

La facturación electrónica estructurada es obligatoria para las operaciones B2B nacionales entre empresas belgas desde el 1 de enero de 2026. La tolerancia general terminó el 31 de marzo de 2026; otra más estrecha, para la autofacturación, terminó el 30 de junio de 2026. Si se pregunta si Peppol es obligatorio en Bélgica en 2026: para las facturas dentro del ámbito, sí, y ya está en vigor.

Esta guía es una lista de comprobación práctica: qué configurar, cómo demostrar que funciona y cómo mantenerlo funcionando. Otros tres briefings entran en más detalle:

• la referencia legal, con el artículo que hay detrás de cada regla, las multas y las excepciones;
• el lado de la recepción, que es una obligación propia y donde la mayoría de las configuraciones fallan en silencio;
• la guía de resolución de problemas, para una factura que su cliente dice no haber recibido nunca.

Factura estructurada y Peppol no son lo mismo

La ley exige una factura electrónica estructurada: una que se ajuste a la norma europea de facturación electrónica, concretada en Peppol BIS en su versión UBL. El Real Decreto señala la red Peppol como la vía por defecto para intercambiarla.

De ahí se siguen dos cosas:

• Un PDF enviado por correo no es una factura estructurada, por mucho que lo parezca. Para una operación dentro del ámbito, no cumple la obligación.
• Peppol es la vía por defecto, no la única: las partes pueden acordar otro formato que cumpla la norma europea. Pero quien lo haga debe seguir manteniendo los medios técnicos para emitir y recibir por Peppol.

El ámbito, en pocas líneas

• Dentro del ámbito: un sujeto pasivo establecido en Bélgica que factura a un cliente obligado a facilitar un número de IVA belga. Incluye a las empresas acogidas a la franquicia para pequeñas empresas.
• Fuera del ámbito: el régimen de tanto alzado, las operaciones exentas por el art. 44 del Código del IVA y las ventas a particulares.
• Desde el 20 de febrero de 2026: no hay que emitir factura estructurada cuando el cliente es técnicamente incapaz de recibirla. Es una excepción legal estrecha, no una excusa general.
• Las facturas transfronterizas siguen otras reglas. Las facturas a las administraciones públicas se rigen por un marco de contratación pública aparte, que ya se aplicaba antes de 2026.

La referencia legal recoge la tabla completa con el artículo de cada línea.

La lista de comprobación de configuración

1. Conozca su identificador

A un participante belga se le direcciona con el esquema 0208 más el número de empresa. Algunas empresas se registraron hace años con un identificador más antiguo basado en el número de IVA. Pregunte a su proveedor con qué identificador está registrado, y asegúrese de que es el que buscarán sus clientes.

2. Envío

• Su herramienta de facturación debe producir facturas Peppol BIS y enviarlas por la red.
• Mantenga correctos los números de empresa de sus clientes en sus fichas. Un número equivocado es una factura dirigida a nadie.
• Antes de enviar, compruebe si el cliente es localizable en Peppol. Si no lo es, deje constancia: en eso se apoya la excepción por incapacidad técnica.

3. Recepción

La recepción es un registro aparte, y la multa por no disponer de los medios cubre tanto recibir como enviar.

• Reenviar un buzón de correo a una herramienta no es recepción por Peppol. Recibir significa que su identificador está registrado en la red con un proveedor que le entrega las facturas.
• Si cambia de proveedor, el registro solo le acompaña cuando se transfiere. Hasta entonces, las facturas siguen yendo al antiguo.
• Los PDF que siguen llegando de proveedores belgas son una señal que merece una pregunta: o el proveedor no está listo, o no consigue llegar hasta usted.

4. Demuestre las dos direcciones con una prueba real

• Envíe una factura real a un cliente B2B belga y confirme que llegó.
• Pida que le envíen una factura real a su identificador, y confirme que aterriza donde se llevan sus libros.
• Pruebe una nota de crédito, y cada caso de IVA que use a menudo.

Una pantalla que dice que no se ha producido ningún error no es una prueba. Que se entregue en el punto de acceso del cliente y que el cliente vea realmente la factura son cosas distintas; la guía de resolución de problemas recorre las dos.

5. Acuerde los papeles con su contable

• ¿Quién envía las facturas definitivas?
• ¿Quién vigila las facturas no entregadas o rechazadas, y con qué frecuencia?
• ¿Quién hace seguimiento de los PDF de proveedores?
• ¿Quién mantiene el archivo?

Mantenerlo estable

Una vez que funciona, el trabajo consiste en darse cuenta de cuándo deja de funcionar:

• Cada semana: mire las facturas no entregadas o rechazadas, y cierre la causa en lugar de reenviar a ciegas.
• Cuando cambia un cliente: un nuevo número de empresa, una fusión o una nueva herramienta de facturación por su parte pueden cambiar adónde deben ir las facturas.
• Cada mes: liste las facturas de proveedores belgas que llegaron en PDF, y pregunte por qué.
• Cuando cambie de herramienta: planifique el traslado de su registro de recepción antes de cambiar.

Cuánto son las multas

La multa por no disponer de los medios para emitir y recibir facturas estructuradas es de 1.500 € en la primera constatación, luego 3.000 € y luego 5.000 €. Por separado se aplican multas por factura a las facturas no emitidas a tiempo. Una infracción posterior solo cuenta como reincidencia cuando la administración la constata al menos tres meses después de la anterior. La referencia legal expone cada importe con su fuente.

Dónde encaja Dokus

Dokus crea facturas con numeración oficial y envía una factura confirmada por Peppol, en todos los planes. Muestra el estado de cada factura después del envío, de modo que una factura no entregada está a la vista en lugar de en silencio. Su contable puede tener acceso sin coste. Vea cómo funciona el envío.