Recibir también es una obligación: deducción y multas desde el 1 de abril de 2026

Ha pasado un año asegurándose de que sus facturas salen en el formato correcto. Nadie ensayó la otra dirección: las facturas que llegan.

Desde el 1 de enero de 2026, una empresa belga que compra a otra empresa belga tiene que poder recibir una factura electrónica estructurada, y no solo enviarla. Esa mitad de la obligación apenas atrajo atención, y es lógico: enviar es visible — se puede ver salir una factura — y recibir no lo es. Una factura que nunca llega no produce ningún mensaje de error, ningún rechazo y ninguna queja, hasta que un proveedor llama por un pago.

La ventana en la que «estamos en ello» era una respuesta se ha cerrado.

Las fechas que siguen importando

La obligación entró en vigor el 1 de enero de 2026, junto con el real decreto que fija las multas. Una tolerancia general hizo que no se aplicaran sanciones hasta el 31 de marzo de 2026. Desde el 1 de abril de 2026, son posibles.

Después hubo una prórroga más, pero estrecha: cubría únicamente los acuerdos de autofacturación y expiró el 30 de junio de 2026. En la práctica se cita mucho más a menudo de lo que merece, casi siempre por alguien que cree haber ganado con ella un trimestre más. No fue así. Si usted trabaja a partir de esa fecha, está trabajando a partir de la fecha equivocada.

La multa es por no poder, no por hacerlo mal

Esta es la parte que la mayoría tiene al revés. La sanción del real decreto no se cobra por factura y no se cobra por un documento mal formateado. Se vincula a no disponer de los medios técnicos para emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas — el equivalente a un negocio que nunca instaló la caja registradora que estaba obligado a tener.

Los importes son 1.500 €, después 3.000 €, después 5.000 €.

Dentro de esa escalera hay un detalle que merece la pena conocer, porque juega de verdad a su favor. Una infracción posterior solo cuenta como reincidencia si se constata al menos tres meses después de la anterior. Tres constataciones en la misma inspección no son 1.500 € más 3.000 € más 5.000 €. Un inspector no puede subir la escalera dentro de una sola visita.

Esa es una defensa real, y por eso el consejo honesto es arréglelo ahora y no no se asuste. La exposición está acotada. Lo que no está acotado es cuánto tiempo siga sin arreglarse.

El PDF del proveedor que está en su bandeja

Llega la frase que incomoda a los contables, y merece decirse con precisión y no con dramatismo.

Para una compra que está cubierta por la obligación, la propia guía de la administración tributaria dice que el derecho a deducir el IVA se apoya en disponer de una factura electrónica estructurada. Un PDF del proveedor no es, en principio, el documento que respalda esa deducción.

«En principio» hace trabajo real en esa frase, y también «cubierta por la obligación». Ninguna de las dos es un tecnicismo.

No es dinero perdido. La doctrina belga del IVA sostiene que cuando el fondo es correcto — la compra existió, fue para el negocio, el IVA era de verdad debido —, no se deniega una deducción porque un documento tenga la forma equivocada. Trate un PDF del proveedor en una compra cubierta como una señal que perseguir, no como una pérdida que contabilizar. Lo que de verdad cuesta es la persecución: escribir a un proveedor cuatro meses después para pedirle la misma factura otra vez, y hacerlo para un año entero de compras de golpe en lugar de una a una.

Y no todo PDF es un problema. Un cambio legal de febrero de 2026 mantuvo con vida el PDF legítimo en dos situaciones. Si su proveedor no está establecido en Bélgica, ya no está obligado a emitirle una factura estructurada. Y si el cliente no puede recibirla técnicamente de verdad, el proveedor tampoco está obligado a emitirla y debe emitir en su lugar una factura ordinaria — y una factura ordinaria es una factura perfectamente normal que respalda la deducción de la manera perfectamente normal. Un cliente que compra a un proveedor neerlandés o alemán y contabiliza el PDF no ha hecho nada mal.

Así que la pregunta que hay que hacerse ante cualquier PDF del expediente no es «es esto legal», sino «estaba esta compra cubierta por la obligación y, si lo estaba, por qué llegó como PDF».

La asimetría que nadie señala

Lea esa excepción por los dos extremos y aparece algo incómodo.

Si su cliente no puede recibir técnicamente una factura estructurada, usted queda liberado. Le envía una factura ordinaria y está en regla.

Si usted no puede recibirla, nada le libera. La dispensa se escribió para quien envía, no para quien no estaba listo. La obligación de disponer de los medios es suya, y ninguna flexibilidad de un proveedor la remedia.

Esa asimetría es todo el argumento para tratar la recepción como un proyecto propio y no como un efecto secundario de tener resuelto el envío.

Que el envío funcione no significa que la recepción funcione

El fallo más frecuente en Bélgica ahora mismo no es un rechazo. Es el silencio.

Peppol encamina las facturas hacia un identificador de participante. Bélgica identifica a sus participantes por el número de empresa. Algunas empresas se registraron hace años con un identificador más antiguo basado en el número de IVA y nunca migraron. Una factura dirigida al identificador que un proveedor supone que usted usa sencillamente nunca se entrega — y, como nada fue rechazado, nadie se entera. Ni el proveedor, ni usted.

Que sus facturas salientes salgan bien no dice nada de esto. Son capacidades distintas, con registros distintos y modos de fallo distintos. Ver partir las facturas de venta y concluir que está listo es el error más común en este expediente.

Cuatro cosas que hacer este mes

• Haga a su contable o a su proveedor una pregunta: está activa nuestra recepción Peppol, y con qué identificador. No «estamos en Peppol». El identificador.
• Haga que alguien le envíe una factura real. Una prueba en vivo a su propio identificador, con confirmación de que aterrizó donde se lleva su contabilidad — no una pantalla que diga que no se produjo ningún error.
• Pregunte qué ha pasado con los PDF de proveedores contabilizados desde enero. Usted quiere una lista, no una tranquilidad. Si la lista es corta, el problema es pequeño y merece la pena cerrarlo hoy.
• Si un proveedor belga sigue enviándole PDF, pregunte por qué. O no está listo él, o cree que no lo está usted — y la segunda respuesta es la que le cuesta dinero.

Lo que cuesta de verdad ignorarlo

No es una catástrofe. Es un desorden lento, acumulativo y del todo evitable: facturas que nunca recibió y por tanto nunca pagó, proveedores reclamándole dinero que no sabía que debía, un año de señales de deducción que reabrir con contrapartes que ya han pasado página, y una multa que empieza en 1.500 € y puede crecer cada tres meses que lo deje estar.

Nada de eso es dramático. Todo ello aflora en la peor semana del año.

La reparación es una tarde. Confirme el identificador, reciba una factura real y revise el expediente.

Este briefing refleja las preguntas frecuentes de la Hacienda belga (FPS Finance) en efactuur.belgium.be tal como estaban en línea el 23 de agosto de 2026. Esa página no muestra ninguna fecha visible de última modificación, así que compruébela antes de actuar sobre nada de lo aquí escrito.