Электронные счета Peppol в Бельгии: чек-лист настройки и поддержания для фрилансеров

Структурированные электронные счета обязательны для внутренних операций B2B между бельгийскими компаниями с 1 января 2026 года. Общий период терпимости закончился 31 марта 2026 года; более узкий, для самовыставления счетов, — 30 июня 2026 года. Если вы спрашиваете, обязателен ли Peppol в Бельгии в 2026 году: для счетов, попадающих под охват, да, и он уже действует.

Это руководство — практический чек-лист: что настроить, как доказать, что это работает, и как поддерживать работу. Три других брифинга идут глубже:

• юридический справочник со статьёй за каждым правилом, штрафами и исключениями;
• сторона приёма — это отдельная обязанность и место, где большинство настроек отказывает молча;
• руководство по устранению сбоев — для счёта, который клиент считает неполученным.

Структурированный счёт и Peppol — не одно и то же

Закон требует структурированный электронный счёт: соответствующий европейскому стандарту электронного выставления счетов, воплощённому в Peppol BIS в версии UBL. Королевский указ называет сеть Peppol способом обмена по умолчанию.

Отсюда следуют две вещи:

• PDF, отправленный по почте, не является структурированным счётом, как бы он ни выглядел. Для операции в пределах охвата он не выполняет обязанность.
• Peppol — способ по умолчанию, но не единственный: стороны могут договориться о другом формате, отвечающем европейскому стандарту. Но тот, кто так делает, всё равно обязан сохранять технические средства для отправки и приёма через Peppol.

Охват, коротко

• В охвате: налогоплательщик, учреждённый в Бельгии, выставляющий счёт клиенту, обязанному сообщить бельгийский номер НДС. Сюда входят и компании на режиме освобождения для малых предприятий.
• Вне охвата: паушальный режим, операции, освобождённые по ст. 44 Кодекса об НДС, и продажи частным лицам.
• С 20 февраля 2026 года: структурированный счёт не требуется, когда клиент технически не способен его принять. Это узкое законное исключение, а не общее оправдание.
• Трансграничные счета подчиняются другим правилам. Счета государственным органам подпадают под отдельный режим госзакупок, действовавший и до 2026 года.

В юридическом справочнике есть полная таблица со статьёй к каждой строке.

Чек-лист настройки

1. Знайте свой идентификатор

Бельгийский участник адресуется схемой 0208 плюс номер предприятия. Некоторые компании были зарегистрированы много лет назад под более старым идентификатором на основе номера НДС. Спросите у своего провайдера, под каким идентификатором вы зарегистрированы, и убедитесь, что именно его будут искать ваши клиенты.

2. Отправка

• Ваш инструмент выставления счетов должен формировать счета Peppol BIS и отправлять их по сети.
• Держите номера предприятий ваших клиентов в карточках в порядке. Неверный номер — это счёт, адресованный никому.
• Перед отправкой проверьте, достижим ли клиент в Peppol. Если нет, сохраните запись об этом: именно на ней держится исключение о технической неспособности.

3. Приём

Приём — это отдельная регистрация, и штраф за отсутствие средств распространяется на приём так же, как на отправку.

• Пересылка почтового ящика в инструмент — это не приём через Peppol. Принимать означает, что ваш идентификатор зарегистрирован в сети у провайдера, который доставляет вам счета.
• При смене провайдера регистрация переходит с вами только тогда, когда её передают. До этого счета продолжают идти прежнему.
• PDF, которые продолжают приходить от бельгийских поставщиков, — сигнал, о котором стоит спросить: либо поставщик не готов, либо он не может до вас достучаться.

4. Докажите оба направления живой проверкой

• Отправьте один реальный счёт бельгийскому клиенту B2B и подтвердите, что он дошёл.
• Попросите прислать вам один реальный счёт на ваш идентификатор и подтвердите, что он оказался там, где ведётся ваш учёт.
• Проверьте кредит-ноту и каждый случай по НДС, который вы используете часто.

Экран, сообщающий, что ошибок не было, — это не проверка. Доставка в точку доступа клиента и то, что клиент действительно видит счёт, — разные вещи; руководство по устранению сбоев разбирает и то и другое.

5. Договоритесь о ролях с бухгалтером

• Кто отправляет окончательные счета?
• Кто следит за недоставленными и отклонёнными счетами и как часто?
• Кто разбирается с PDF от поставщиков?
• Кто ведёт архив?

Как удержать это в рабочем состоянии

Когда всё заработало, задача — заметить, когда работать перестанет:

• Еженедельно: смотрите недоставленные и отклонённые счета и устраняйте причину, а не отправляйте повторно вслепую.
• Когда меняется клиент: новый номер предприятия, слияние или новый инструмент выставления счетов на их стороне могут изменить, куда должны идти счета.
• Ежемесячно: составьте список счетов от бельгийских поставщиков, пришедших в PDF, и спросите почему.
• Когда меняете инструмент: спланируйте перенос регистрации приёма до перехода.

Каковы штрафы

Штраф за отсутствие средств выставлять и принимать структурированные счета составляет 1 500 € при первом выявлении, затем 3 000 €, затем 5 000 €. Отдельные штрафы за каждый счёт применяются к счетам, выставленным не вовремя. Более позднее нарушение считается повторным только тогда, когда администрация выявила его не ранее чем через три месяца после предыдущего. В юридическом справочнике каждая сумма приведена со своим источником.

Где здесь Dokus

Dokus создаёт счета с официальной нумерацией и отправляет подтверждённый счёт через Peppol на любом тарифе. Он показывает состояние каждого счёта после отправки, так что недоставленный счёт виден, а не молчит. Вашему бухгалтеру доступ можно дать бесплатно. Посмотрите, как работает отправка.