Peppol-E-Rechnung in Belgien: eine Checkliste zum Einrichten und Stabilhalten für Selbstständige

Die strukturierte E-Rechnung ist für inländische B2B-Umsätze zwischen belgischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 Pflicht. Die allgemeine Übergangsfrist endete am 31. März 2026, eine engere für die Gutschrift am 30. Juni 2026. Falls Sie sich fragen, ob Peppol in Belgien 2026 verpflichtend ist: für Rechnungen im Anwendungsbereich ja, und es gilt bereits.

Dieser Leitfaden ist eine praktische Checkliste: was einzurichten ist, wie Sie nachweisen, dass es funktioniert, und wie Sie es funktionsfähig halten. Drei weitere Briefings gehen tiefer:

• die Rechtsreferenz mit dem Artikel hinter jeder Regel, den Bußgeldern und den Ausnahmen;
• die Empfangsseite, eine eigene Pflicht und die Stelle, an der die meisten Einrichtungen stillschweigend scheitern;
• der Leitfaden zur Fehlersuche für eine Rechnung, die Ihr Kunde nie erhalten haben will.

Strukturierte Rechnung und Peppol sind nicht dasselbe

Das Gesetz verlangt eine strukturierte elektronische Rechnung: eine Rechnung, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, konkretisiert in Peppol BIS in der UBL-Fassung. Der Königliche Erlass benennt das Peppol-Netz als den Standardweg für den Austausch.

Daraus folgen zwei Dinge:

• Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine strukturierte Rechnung, wie es auch aussehen mag. Für einen Umsatz im Anwendungsbereich genügt es der Pflicht nicht.
• Peppol ist der Standardweg, nicht der einzige: Die Parteien dürfen ein anderes Format vereinbaren, das der europäischen Norm entspricht. Wer das tut, muss die technischen Mittel zum Senden und Empfangen über Peppol dennoch vorhalten.

Anwendungsbereich, kurz gefasst

• Im Anwendungsbereich: ein in Belgien ansässiger Steuerpflichtiger, der einem Kunden Rechnung stellt, der eine belgische Mehrwertsteuernummer angeben muss. Dazu gehören auch Unternehmen in der Kleinunternehmerregelung.
• Nicht im Anwendungsbereich: die Pauschalregelung, nach Art. 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreite Umsätze und Verkäufe an Privatpersonen.
• Seit dem 20. Februar 2026: Sie müssen keine strukturierte Rechnung ausstellen, wenn der Kunde technisch nicht in der Lage ist, eine zu empfangen. Das ist eine enge gesetzliche Ausnahme, keine allgemeine Entschuldigung.
• Grenzüberschreitende Rechnungen folgen anderen Regeln. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber fallen unter einen eigenen Vergaberahmen, der schon vor 2026 galt.

Die Rechtsreferenz enthält die vollständige Tabelle mit dem Artikel zu jeder Zeile.

Die Checkliste zur Einrichtung

1. Kennen Sie Ihre Kennung

Ein belgischer Teilnehmer wird mit dem Schema 0208 plus Unternehmensnummer adressiert. Manche Unternehmen wurden vor Jahren unter einer älteren, auf der Mehrwertsteuernummer beruhenden Kennung registriert. Fragen Sie Ihren Anbieter, unter welcher Kennung Sie registriert sind, und stellen Sie sicher, dass es die ist, nach der Ihre Kunden suchen werden.

2. Versenden

• Ihr Rechnungswerkzeug muss Peppol-BIS-Rechnungen erzeugen und über das Netz versenden.
• Halten Sie die Unternehmensnummern Ihrer Kunden in den Kundendaten korrekt. Eine falsche Nummer ist eine Rechnung an niemanden.
• Prüfen Sie vor dem Versand, ob der Kunde über Peppol erreichbar ist. Ist er es nicht, halten Sie das fest: Darauf stützt sich die Ausnahme für technisch nicht empfangsfähige Kunden.

3. Empfangen

Der Empfang ist eine eigene Registrierung, und das Bußgeld für fehlende Mittel erfasst den Empfang ebenso wie den Versand.

• Ein E-Mail-Postfach an ein Werkzeug weiterzuleiten, ist kein Peppol-Empfang. Empfangen heißt, dass Ihre Kennung im Netz bei einem Anbieter registriert ist, der Ihnen Rechnungen zustellt.
• Wechseln Sie den Anbieter, zieht die Registrierung nur mit, wenn sie übertragen wird. Bis dahin gehen Rechnungen weiter an den alten.
• PDFs, die weiterhin von belgischen Lieferanten eintreffen, sind ein Signal, das eine Nachfrage verdient: Entweder ist der Lieferant nicht so weit, oder er erreicht Sie nicht.

4. Weisen Sie beide Richtungen mit einem echten Test nach

• Senden Sie eine echte Rechnung an einen belgischen B2B-Kunden und bestätigen Sie, dass sie angekommen ist.
• Lassen Sie sich eine echte Rechnung auf Ihre Kennung senden und bestätigen Sie, dass sie dort landet, wo Ihre Bücher geführt werden.
• Testen Sie eine Gutschrift und jeden Mehrwertsteuerfall, den Sie häufig nutzen.

Ein Bildschirm, der meldet, dass kein Fehler aufgetreten ist, ist kein Test. Die Zustellung an den Zugangspunkt des Kunden und der Kunde, der die Rechnung tatsächlich sieht, sind zwei verschiedene Dinge; der Leitfaden zur Fehlersuche geht beide durch.

5. Klären Sie die Rollen mit Ihrem Buchhalter

• Wer versendet die endgültigen Rechnungen?
• Wer achtet auf nicht zugestellte oder abgelehnte Rechnungen, und wie oft?
• Wer geht Lieferanten-PDFs nach?
• Wer führt das Archiv?

Stabil halten

Sobald es läuft, besteht die Arbeit darin zu bemerken, wenn es aufhört zu laufen:

• Wöchentlich: Sehen Sie sich nicht zugestellte oder abgelehnte Rechnungen an und beheben Sie die Ursache, statt blind erneut zu senden.
• Wenn sich ein Kunde ändert: Eine neue Unternehmensnummer, eine Fusion oder ein neues Rechnungswerkzeug auf seiner Seite kann ändern, wohin Rechnungen gehen müssen.
• Monatlich: Listen Sie Lieferantenrechnungen auf, die als PDF von belgischen Lieferanten kamen, und fragen Sie nach dem Grund.
• Beim Werkzeugwechsel: Planen Sie die Übertragung Ihrer Empfangsregistrierung, bevor Sie wechseln.

Wie hoch die Bußgelder sind

Das Bußgeld für fehlende Mittel zum Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen beträgt 1.500 € bei der ersten Feststellung, dann 3.000 €, dann 5.000 €. Für nicht fristgerecht ausgestellte Rechnungen gelten gesonderte Bußgelder je Rechnung. Ein späterer Verstoß zählt erst dann als Wiederholung, wenn die Verwaltung ihn mindestens drei Monate nach dem vorherigen festgestellt hat. Die Rechtsreferenz führt jeden Betrag mit seiner Quelle auf.

Wo Dokus hineinpasst

Dokus erstellt Rechnungen mit amtlicher Nummerierung und versendet eine bestätigte Rechnung über Peppol, in jedem Tarif. Es zeigt den Status jeder Rechnung nach dem Versand, sodass eine nicht zugestellte Rechnung sichtbar ist statt still. Ihr Buchhalter kann kostenlos Zugang erhalten. So funktioniert der Versand.