Peppol e-facturatie in België: een checklist om op te zetten en stabiel te houden voor freelancers

Gestructureerde e-facturatie is sinds 1 januari 2026 verplicht voor binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen. De algemene tolerantie liep af op 31 maart 2026; een engere tolerantie voor self-billing liep af op 30 juni 2026. Vraagt u zich af of Peppol in 2026 verplicht is in België: voor facturen binnen het toepassingsgebied is het antwoord ja, en het geldt al.

Deze gids is een praktische checklist: wat u instelt, hoe u bewijst dat het werkt, en hoe u het werkend houdt. Drie andere briefings gaan dieper:

• de juridische referentie, met het artikel achter elke regel, de boetes en de uitzonderingen;
• de ontvangstkant, een verplichting op zich en de plek waar de meeste opstellingen stil falen;
• de probleemoplossingsgids, voor een factuur waarvan uw klant zegt dat ze nooit is aangekomen.

Gestructureerd factureren en Peppol zijn niet hetzelfde

De wet vereist een gestructureerde elektronische factuur: een factuur die voldoet aan de Europese norm voor e-facturatie, concreet gemaakt in Peppol BIS in de UBL-versie. Het koninklijk besluit noemt het Peppol-netwerk als de standaardmanier om ze uit te wisselen.

Daaruit volgen twee dingen:

• Een pdf per e-mail is geen gestructureerde factuur, hoe ze er ook uitziet. Voor een transactie binnen het toepassingsgebied voldoet ze niet aan de verplichting.
• Peppol is de standaard, niet de enige optie: partijen mogen een ander formaat afspreken dat aan de Europese norm voldoet. Maar wie dat doet, moet nog steeds de technische middelen behouden om via Peppol te versturen en te ontvangen.

Toepassingsgebied, kort

• Binnen het toepassingsgebied: een in België gevestigde belastingplichtige die factureert aan een klant die een Belgisch btw-nummer moet opgeven. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen hieronder.
• Buiten het toepassingsgebied: de forfaitaire regeling, handelingen vrijgesteld op grond van art. 44 van het Btw-Wetboek, en verkoop aan particulieren.
• Sinds 20 februari 2026: u moet geen gestructureerde factuur uitreiken wanneer de klant er technisch geen kan ontvangen. Dat is een enge wettelijke uitzondering, geen algemeen excuus.
• Grensoverschrijdende facturen volgen andere regels. Facturen aan overheden vallen onder een apart kader voor overheidsopdrachten dat al vóór 2026 gold.

De juridische referentie bevat de volledige tabel met het artikel bij elke regel.

De checklist om op te zetten

1. Ken uw identificatie

Een Belgische deelnemer wordt aangesproken met schema 0208 plus het ondernemingsnummer. Sommige ondernemingen zijn jaren geleden geregistreerd onder een oudere identificatie op basis van het btw-nummer. Vraag uw dienstverlener onder welke identificatie u geregistreerd staat, en zorg dat het degene is die uw klanten zullen opzoeken.

2. Verzenden

• Uw facturatietool moet Peppol BIS-facturen maken en ze via het netwerk versturen.
• Houd de ondernemingsnummers van uw klanten correct in uw klantgegevens. Een verkeerd nummer betekent een factuur gericht aan niemand.
• Controleer vóór het versturen of de klant bereikbaar is op Peppol. Is dat niet zo, houd daar dan een spoor van bij: daarop steunt de uitzondering voor wie technisch niet kan ontvangen.

3. Ontvangen

Ontvangen is een aparte registratie, en de boete voor het ontbreken van de middelen slaat evengoed op ontvangen als op verzenden.

• Een e-mailbus doorsturen naar een tool is geen Peppol-ontvangst. Ontvangen betekent dat uw identificatie op het netwerk geregistreerd staat bij een dienstverlener die facturen aan u aflevert.
• Verandert u van dienstverlener, dan verhuist de registratie alleen mee als ze wordt overgedragen. Tot dan blijven facturen naar de oude gaan.
• Pdf's die van Belgische leveranciers binnen blijven komen, zijn een signaal dat een vraag verdient: ofwel is de leverancier niet klaar, ofwel kunnen ze u niet bereiken.

4. Bewijs beide richtingen met een echte test

• Verstuur één echte factuur naar een Belgische B2B-klant en bevestig dat ze is aangekomen.
• Laat iemand u één echte factuur sturen op uw identificatie, en bevestig dat ze terechtkomt waar uw boekhouding wordt gevoerd.
• Test een creditnota, en elk btw-geval dat u vaak gebruikt.

Een scherm dat zegt dat er geen fout is opgetreden, is geen test. Aflevering bij het toegangspunt van de klant en de klant die de factuur ook echt ziet, zijn twee verschillende dingen; de probleemoplossingsgids loopt beide door.

5. Spreek rollen af met uw boekhouder

• Wie verstuurt definitieve facturen?
• Wie let op niet-afgeleverde of geweigerde facturen, en hoe vaak?
• Wie volgt pdf's van leveranciers op?
• Wie houdt het archief bij?

Stabiel houden

Eens het werkt, bestaat het werk erin te merken wanneer het stopt met werken:

• Wekelijks: bekijk niet-afgeleverde of geweigerde facturen, en los de oorzaak op in plaats van blind opnieuw te versturen.
• Wanneer een klant verandert: een nieuw ondernemingsnummer, een fusie of een nieuwe facturatietool aan hun kant kan wijzigen waar facturen naartoe moeten.
• Maandelijks: lijst de leveranciersfacturen op die als pdf binnenkwamen van Belgische leveranciers, en vraag waarom.
• Wanneer u van tool verandert: plan de overdracht van uw ontvangstregistratie vóór u overstapt.

Hoeveel de boetes bedragen

De boete voor het niet beschikken over de middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen bedraagt €1.500 bij een eerste vaststelling, daarna €3.000, daarna €5.000. Daarnaast gelden aparte boetes per factuur voor facturen die niet tijdig zijn uitgereikt. Een latere inbreuk telt pas als herhaling wanneer de administratie ze minstens drie maanden na de vorige heeft vastgesteld. De juridische referentie zet elk bedrag met zijn bron uiteen.

Waar Dokus past

Dokus maakt facturen met officiële nummering en verstuurt een bevestigde factuur via Peppol, op elk plan. Het toont de status van elke factuur na het versturen, zodat een niet-afgeleverde factuur zichtbaar is in plaats van stil. Uw boekhouder krijgt gratis toegang. Bekijk hoe versturen werkt.