Conditions générales d'utilisation

Dokus est une couche de collecte et de preuves financières : il collecte les documents (factures, reçus, relevés bancaires), les vérifie, rapproche les mouvements bancaires, envoie et reçoit des factures Peppol, et tient le registre qui en résulte — avec ses sources — à votre disposition et à celle de votre comptable. Dokus se situe avant la comptabilité : il ne détermine pas le traitement comptable, ne fournit pas de conseil comptable, fiscal ou juridique, et ne dépose pas de déclarations pour vous. Ces décisions et déclarations restent les vôtres et celles de votre comptable. Les fonctionnalités décrites sur dokus.tech comme bêta, accès anticipé ou sur liste d’attente sont fournies en l’état et peuvent évoluer ou être retirées. La transmission Peppol dépend du réseau Peppol et de notre infrastructure de point d’accès ; le flux bancaire en direct dépend d’un prestataire PSD2.

Vous êtes responsable : de la revue de vos écritures et de la résolution des exceptions signalées par Dokus ; de l’exactitude des informations de facturation que vous transmettez ; du traitement comptable et fiscal de vos écritures et de vos déclarations ; et du maintien d’un accès sécurisé à votre compte — identifiants, utilisateurs autorisés et révocation des accès en cas de départ. Vous comprenez que Dokus confirme la cohérence des documents et les preuves de paiement ; il ne prend pas les décisions comptables ou de TVA finales.

Vous vous engagez à n'utiliser Dokus qu'à des fins licites et conformément aux présentes conditions. Vous ne pouvez pas détourner le service ni tenter d'y accéder par des moyens non autorisés. L'envoi et la réception via Peppol sont illimités pour chaque abonnement, Free inclus, sous réserve d'un usage raisonnable. Nous ne publions aucune limite de volume. Si votre usage est soutenu et s'écarte sensiblement de ce qui est habituel pour une entreprise de votre taille, nous vous contacterons pour en discuter.

Les abonnements sont facturés par espace de travail, jamais par utilisateur : les collègues et comptables que vous invitez ne sont pas facturés. Les frais sont facturés mensuellement, d'avance, à partir du jour où l'abonnement commence, hors TVA, laquelle est ajoutée lors du paiement ou autoliquidée lorsque c'est applicable. Dokus Core comprend trois comptes bancaires en direct ; chaque compte bancaire en direct supplémentaire est facturé 3 € par mois HTVA. Dokus Foresight comprend un nombre illimité de comptes bancaires en direct. Les comptes ajoutés manuellement et les relevés importés ne sont jamais facturés. Les abonnements s'achètent et se gèrent sur dokus.tech et dans l'application de bureau, pas via l'App Store ni Google Play. Si un paiement échoue, le service payant continue pendant 14 jours ; ensuite, l'abonnement est marqué comme impayé et les connexions bancaires en direct prennent fin, tandis que vos dossiers et tout ce qui a déjà été lu sont conservés. Vous pouvez résilier à tout moment ; la résiliation prend effet à la fin de la période payée. Les formules payantes sont couvertes par une garantie satisfait ou remboursé de 60 jours : dans les 60 jours suivant votre première facture payée, vous pouvez demander que tout ce qui a été facturé (l'abonnement, les comptes bancaires supplémentaires et Foresight) vous soit remboursé intégralement, et l'abonnement prend fin lorsque le remboursement est effectué. En dehors de ce délai, aucun remboursement n'est accordé pour une période de facturation entamée. Ceci est sans préjudice des droits dont vous disposez en vertu du droit belge.

Nous répondons aux e-mails d'assistance dans la fenêtre publiée sur dokus.tech : dans l'heure, tous les jours entre 08:00 et 20:00 CET, sauf les jours fériés belges et les absences annoncées à l'avance sur la page de contact, et jamais plus tard que le jour même. L'assistance est incluse dans toutes les formules, Free compris. Les canaux de chat servent aux questions rapides ; aucun délai de réponse ne s'y applique. Il s'agit d'un engagement de service que nous nous imposons. Il ne crée pas de garantie de niveau de service, et aucun crédit ni remboursement n'est attaché à une réponse manquée.

Une facture est réputée soumise lorsqu’elle est remise au réseau Peppol, et délivrée lorsque le point d’accès du destinataire en confirme la réception. Si une facture est rejetée, le rejet est indiqué dans votre registre avec sa raison. Dokus retente automatiquement les échecs de transmission temporaires et affiche le résultat. Vous êtes responsable de l’exactitude des données de facturation que vous fournissez. Vous pouvez libérer la connexion Peppol de votre entreprise à tout moment dans les paramètres Peppol, indépendamment de la résiliation de votre abonnement. Après votre confirmation, Dokus tente de la libérer immédiatement et cesse l’envoi et la réception de documents Peppol via Dokus. Votre compte et vos données existantes restent disponibles ; les documents déjà soumis peuvent encore être livrés. Si la libération en libre-service échoue ou est indisponible, écrivez à support@dokus.tech. Après vérification de votre habilitation à agir pour l’entreprise, Dokus accomplit les étapes de libération sous son contrôle dans les deux jours ouvrables suivant la demande vérifiée. Les jours ouvrables vont du lundi au vendredi, hors jours fériés belges, dans le fuseau Europe/Brussels. Nous confirmons le résultat et les éventuelles actions restantes. Votre nouveau prestataire maîtrise son propre délai d’activation ; organisez la réception auprès de lui avant de compter sur la nouvelle connexion.

Dokus est exploité depuis la Belgique et surveillé en continu. La maintenance planifiée susceptible d’affecter la disponibilité est annoncée à l’avance lorsque cela est raisonnablement possible. La fenêtre de réponse décrite dans la section Support est un engagement que nous nous imposons — ce n’est pas un accord de niveau de service, et aucun avoir ni remboursement n’est dû en cas de réponse manquée. Aucun autre accord de niveau de service ne s’applique, sauf signature d’un accord séparé.

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles décrites dans notre documentation de sécurité, disponible sur demande, et un accord de traitement des données fait partie des présentes conditions. Si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles affectant vos écritures, nous vous en informons sans retard injustifié comme l’exige la loi. Si vous pensez que vos identifiants ont été compromis, prévenez-nous immédiatement à support@dokus.tech. Notre personnel ne peut accéder à vos écritures qu’à votre demande ou lorsque cela est strictement nécessaire pour le support, la sécurité ou la conformité — limité dans le temps, et consigné dans votre historique d’activité.

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Vous pouvez résilier à tout moment depuis les paramètres de votre compte ; la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Vos écritures et documents originaux peuvent être exportés depuis le produit à tout moment. À la clôture du compte, nous supprimons ou restituons les données client à votre choix (RGPD art. 28). La suppression est effectuée par notre équipe et achevée dans les 30 jours suivant une demande vérifiée, ou dans les 30 jours suivant la fin du délai d'annulation de 30 jours lorsque vous supprimez un espace de travail dans le produit ; les sauvegardes sont supprimées selon leur rotation normale, et la conservation au-delà de la clôture n’a lieu que lorsque la législation comptable belge l’exige. Les montants impayés restent dus. Votre inscription au point d’accès Peppol est libérée comme décrit ci-dessus. La libération de Peppol ne résilie pas votre abonnement et ne ferme pas votre compte ; la résiliation et la clôture restent des actions distinctes.

Dokus est fourni « en l’état » et « selon disponibilité ». Aucune disposition des présentes n’exclut ni ne limite une responsabilité que la loi ne permet pas d’exclure ou de limiter. Sous cette réserve, et dans toute la mesure permise par la loi : notre responsabilité globale découlant des présentes ou en lien avec elles est limitée aux montants que vous avez effectivement payés à Dokus au cours des douze mois précédant le fait générateur ; et aucune des parties n’est responsable envers l’autre des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, y compris la perte de données, le manque à gagner ou la perte d’activité. Aucune des parties n’est responsable d’une défaillance ou d’un retard causé par des circonstances échappant à son contrôle raisonnable. Conservez vos propres copies des documents qui comptent pour vous — exportez régulièrement.

Nous pouvons modifier les présentes conditions. La poursuite de l'utilisation de Dokus après une modification vaut acceptation. Les modifications substantielles sont communiquées par e-mail.

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Sauf disposition impérative contraire, les litiges relèvent de la compétence des tribunaux de Belgique conformément aux règles de compétence territoriale applicables.

Dokus est exploité par Invoid Vision B.V., enregistrée en Belgique sous le numéro BCE/KBO 0777.887.045. Siège social : Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, Belgique.