Algemene voorwaarden

Dokus is een financiële intake- en bewijslaag: het verzamelt documenten (facturen, ontvangstbewijzen, bankuittreksels), controleert ze, matcht bankverrichtingen, verstuurt en ontvangt Peppol-facturen, en houdt het resulterende record — met zijn bronnen — beschikbaar voor u en uw boekhouder. Dokus staat vóór de boekhouding: het bepaalt geen boekhoudkundige verwerking, verstrekt geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies, en dient geen aangiftes in namens u. Die beslissingen en aangiftes blijven van u en uw boekhouder. Functionaliteiten die op dokus.tech als bèta, vroege toegang of wachtlijst beschreven staan, worden geleverd zoals ze zijn en kunnen wijzigen of worden ingetrokken. Peppol-transmissie hangt af van het Peppol-netwerk en onze toegangspuntinfrastructuur; de live bankfeed hangt af van een PSD2-aanbieder.

U bent verantwoordelijk voor: het nakijken van uw records en het oplossen van de uitzonderingen die Dokus meldt; de juistheid van de factuurgegevens die u indient; de boekhoudkundige en fiscale verwerking van uw records en uw aangiftes; en het veilig houden van de toegang tot uw account — inloggegevens, gemachtigde gebruikers, en het intrekken van toegang wanneer iemand vertrekt. U begrijpt dat Dokus de consistentie van documenten en het betalingsbewijs bevestigt; het neemt niet de uiteindelijke boekhoudkundige of btw-beslissingen.

U verbindt zich ertoe Dokus enkel voor wettige doeleinden en in overeenstemming met deze voorwaarden te gebruiken. U mag de dienst niet misbruiken of proberen er langs ongeoorloofde weg toegang toe te krijgen. Peppol verzenden en ontvangen is onbeperkt bij elk abonnement, Free inbegrepen, onder voorbehoud van fair use. We publiceren geen limiet op het volume. Als uw gebruik aanhoudend en wezenlijk buiten het patroon valt voor een bedrijf van uw omvang, nemen we contact met u op om het te bespreken.

Abonnementen worden per werkruimte gefactureerd, nooit per gebruiker: teamleden en boekhouders die u uitnodigt, worden niet aangerekend. De kosten worden maandelijks en vooraf gefactureerd vanaf de dag waarop het abonnement start, exclusief btw, die bij het afrekenen wordt toegevoegd of verlegd waar dat van toepassing is. Dokus Core omvat drie live bankrekeningen; elke bijkomende live bankrekening wordt aangerekend aan €3 per maand exclusief btw. Dokus Foresight omvat onbeperkte live bankrekeningen. Manueel toegevoegde rekeningen en geüploade uittreksels worden nooit aangerekend. Abonnementen worden gekocht en beheerd op dokus.tech en in de desktop-app, niet via de App Store of Google Play. Mislukt een betaling, dan loopt de betaalde dienst 14 dagen door; daarna wordt het abonnement als onbetaald gemarkeerd en stoppen de live bankkoppelingen, terwijl uw administratie en alles wat al gelezen werd, bewaard blijven. U kunt op elk moment opzeggen; de opzegging gaat in aan het einde van de periode die u betaald hebt. Betaalde formules hebben een niet-goed-geld-terug-garantie van 60 dagen: binnen 60 dagen na uw eerste betaalde factuur kunt u vragen dat alles wat werd aangerekend (het abonnement, bijkomende bankrekeningen en Foresight) volledig wordt terugbetaald, en het abonnement eindigt zodra de terugbetaling is uitgevoerd. Buiten die termijn worden geen terugbetalingen gedaan voor gedeeltelijke facturatieperiodes. Dit doet geen afbreuk aan de rechten die u naar Belgisch recht hebt.

We beantwoorden support-e-mail binnen het venster dat op dokus.tech gepubliceerd staat: binnen het uur, elke dag tussen 08:00 en 20:00 CET, behalve op Belgische feestdagen en vooraf aangekondigde afwezigheden op de contactpagina, en nooit later dan dezelfde dag. Support zit in elk plan, ook in Free. Chatkanalen zijn voor korte vragen en dragen geen responsvenster. Dit is een dienstverbintenis die we onszelf opleggen. Ze houdt geen gegarandeerd serviceniveau in, en er hangt geen krediet of terugbetaling aan een gemiste reactie.

Een factuur geldt als ingediend wanneer ze aan het Peppol-netwerk wordt overhandigd, en als bezorgd wanneer het toegangspunt van de ontvanger de ontvangst bevestigt. Wordt een factuur geweigerd, dan staat de weigering met haar reden in uw record. Dokus herprobeert tijdelijke transmissiefouten automatisch en toont de uitkomst. U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de factuurgegevens die u aanlevert. U kunt de Peppol-verbinding van uw onderneming op elk moment vrijgeven via de Peppol-instellingen, los van een opzegging van uw abonnement. Na uw bevestiging probeert Dokus de verbinding onmiddellijk vrij te geven en stopt het verzenden en ontvangen van Peppol-documenten via Dokus. Uw account en bestaande gegevens blijven beschikbaar; al ingediende documenten kunnen nog worden bezorgd. Lukt de vrijgave niet of is deze functie niet beschikbaar, mail dan naar support@dokus.tech. Nadat is gecontroleerd dat u namens de onderneming mag handelen, voltooit Dokus de vrijgavestappen onder zijn controle binnen twee werkdagen na het geverifieerde verzoek. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Belgische feestdagen, in de tijdzone Europe/Brussels. We bevestigen de uitkomst en eventuele resterende stappen. Uw nieuwe aanbieder bepaalt zijn eigen activeringstermijn; regel de ontvangst bij die aanbieder voordat u op de nieuwe verbinding vertrouwt.

Dokus wordt vanuit België geëxploiteerd en continu gemonitord. Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid kan raken, wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd. Het antwoordvenster in de sectie Support is een engagement dat we onszelf opleggen — het is geen service level agreement, en aan een gemist antwoord is geen tegoed of terugbetaling verbonden. Er geldt geen ander service level agreement tenzij er een apart ondertekend is.

We passen de technische en organisatorische maatregelen toe die beschreven staan in onze beveiligingsdocumentatie, die op aanvraag beschikbaar is, en een verwerkersovereenkomst maakt deel uit van deze voorwaarden. Als we op de hoogte raken van een datalek dat uw records raakt, verwittigen we u zonder onnodige vertraging, zoals de wet vereist. Denkt u dat uw inloggegevens gecompromitteerd zijn, verwittig ons dan onmiddellijk via support@dokus.tech. Ons personeel kan uw records alleen raadplegen op uw verzoek of waar dat strikt nodig is voor support, beveiliging of compliance — tijdsgebonden, en vastgelegd in uw activiteitengeschiedenis.

Lees de verwerkersovereenkomst

U kunt op elk moment opzeggen via uw accountinstellingen; de opzegging gaat in op het einde van de lopende facturatieperiode. Uw records en originele documenten kunnen op elk moment vanuit het product worden geëxporteerd. Bij sluiting van het account wissen of retourneren we klantgegevens volgens uw keuze (GDPR art. 28). De verwijdering wordt door ons team uitgevoerd en is binnen 30 dagen na een geverifieerd verzoek voltooid. Verwijdert u een werkruimte in het product, dan is de verwijdering binnen 30 dagen na het einde van de annuleringsperiode van 30 dagen voltooid. Back-ups worden volgens hun normale rotatie verwijderd, en bewaring na sluiting gebeurt alleen waar de Belgische boekhoudwetgeving het vereist. Onbetaalde bedragen blijven verschuldigd. Uw Peppol-toegangspuntregistratie wordt vrijgegeven zoals hierboven beschreven. Peppol vrijgeven zegt uw abonnement niet op en sluit uw account niet; opzegging en accountsluiting zijn afzonderlijke handelingen.

Dokus wordt geleverd “zoals het is” en “zoals beschikbaar”. Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt ze waar de wet dat niet toelaat. Daarbuiten, en voor zover wettelijk toegestaan: is onze totale aansprakelijkheid uit hoofde van of in verband met deze voorwaarden beperkt tot de bedragen die u in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit daadwerkelijk aan Dokus betaalde; en is geen van beide partijen tegenover de andere aansprakelijk voor indirecte, incidentele of gevolgschade, waaronder verloren data, gederfde winst of verlies van omzet. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor uitval of vertraging door omstandigheden buiten haar redelijke controle. Bewaar zelf kopieën van documenten die voor u van belang zijn — exporteer regelmatig.

Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Verder gebruik van Dokus na een wijziging geldt als aanvaarding. Wezenlijke wijzigingen worden per e-mail meegedeeld.

Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Tenzij dwingende bepalingen anders voorschrijven, vallen geschillen onder de bevoegdheid van de Belgische rechtbanken volgens de toepasselijke regels van territoriale bevoegdheid.

Dokus wordt geëxploiteerd door Invoid Vision B.V., ingeschreven in België onder KBO/BCE-nummer 0777.887.045. Maatschappelijke zetel: Balegemstraat 17/7, 9860 Oosterzele, België.