Documenten vastleggen
Uw financiële administratie zou niet mogen afhangen van wat u onthoudt.
Facturen komen binnen. Bonnetjes worden gefotografeerd. Peppol levert af. Bankbewegingen verschijnen. Dokus brengt ze samen in één administratie, houdt de bron erbij en toont wat nog niet opgelost raakt.
Hoe het werkt
Als het gebeurd is, zou u het later niet moeten reconstrueren.
Documenten komen in vier vormen binnen — een pdf in een e-mail, een papieren bonnetje, een Peppol-factuur, een verrichting op een rekeninguittreksel. Elk daarvan wordt in dezelfde gestructureerde administratie gelezen: van wie het komt, wat het waard is, wanneer het vervalt.
Geen sjablonen instellen, niets hernoemen, geen map kiezen. Het document komt aan, de velden lezen zichzelf, en de bron blijft vasthangen aan elk cijfer dat eruit volgt.
Een volledige financiële administratie, geen stapel pdf's.
Kanalen
Het komt binnen waar het al binnenkomt.
E-mail, telefoon, Peppol, bank — vier deuren naar dezelfde administratie. Geen nieuw klasseerritueel, niets om later in mappen te sorteren.
Camera
Een papieren bonnetje is één foto verwijderd.
Bank
Bankbewegingen stromen binnen via een PSD2-koppeling die u zelf goedkeurt.
Uitlezen
Vier wegen naar binnen. Eén administratie. Elk cijfer houdt het document bij waar het vandaan komt.
Controles
Vastgelegd is nog niet geloofd.
Voor een lezing deel wordt van de administratie, wordt ze afgetoetst tegen het document zelf. Wat standhoudt, zet zich vanzelf vast. Wat niet standhoudt, wordt tegengehouden, met de reden ernaast.
Het totaal klopt niet met zijn eigen lijnenTegengehouden
De tegenpartij kan niet worden gevondenTegengehouden
Een verplicht veld ontbreektTegengehouden
Elke controle slaagtBevestigd
Elk cijfer is afgetoetst of staat zichtbaar te wachten. Dat is het verschil tussen documenten verzamelen en een administratie opbouwen die u kunt vertrouwen.
Veel bronnen. Eén financieel feit.
Eén dossier, drie bronnen eraan.
Een leverancier stuurt de factuur via Peppol, mailt een pdf, en u fotografeert het papieren exemplaar. Niets wordt verwijderd, niets wordt overschreven — de drie bestanden worden het bewijs van één financieel feit.
- Eén keer geteld in btw en kaspositie.
- Elke bron blijft eraan hangen en blijft downloadbaar.
- Spreken de exemplaren elkaar tegen, dan wacht het conflict op uw oordeel.
- Uw aanpassingen blijven leidend.
- Peppol-XML
- Pdf per e-mail
- Foto met gsm
Eén dossier
2026-1184- Leverancier
- Lievegem Print BV
- Totaal
- € 759,88
- Btw
- Kaspositie
Eén keer geteld in btw en kaspositie.
Wat volgt
Eens het in de administratie zit, kan de rest actueel blijven.
Bankmatching
De betaling heeft iets om op aan te sluiten.
Ask
Elk antwoord heeft zijn documenten achter zich.
Uw boekhouder
Niets om achterna te zitten op het einde van de maand.
Wat is automatisch inlezen van documenten?
Documenten inlezen betekent financiële documenten vastleggen (facturen, bonnetjes, rekeningen, contracten) en er gestructureerde gegevens van maken. Dokus aanvaardt uploads, doorgestuurde e-mails, scans en inkomende Peppol-facturen. Het haalt er bedragen, leveranciers en datums uit en klasseert elk document bij de juiste tegenpartij, zonder handwerk.
Niets om later te reconstrueren.
Documenten binnen. Bewijs erbij. De werkelijkheid blijft actueel.
Laatst bijgewerkt: 2026-09-07