Ontvangen is ook een verplichting: aftrek en boetes sinds 1 april 2026

U hebt een jaar besteed aan het correct verzenden van uw facturen. Wat niemand heeft ingeoefend, is de andere richting: de facturen die binnenkomen.

Sinds 1 januari 2026 moet een Belgische onderneming die van een andere Belgische onderneming koopt, een gestructureerde elektronische factuur kunnen ontvangen, en niet alleen verzenden. Die helft van de verplichting kreeg nauwelijks aandacht, en dat is logisch: verzenden is zichtbaar, u ziet een factuur vertrekken. Ontvangen is dat niet. Een factuur die nooit aankomt, levert geen foutmelding op, geen bounce en geen klacht — tot een leverancier belt over een betaling.

Het venster waarin "we zijn ermee bezig" nog een antwoord was, is gesloten.

De data die er nog toe doen

De verplichting trad in werking op 1 januari 2026, samen met het koninklijk besluit dat de boetes vastlegt. Er gold een algemene tolerantie: tot 31 maart 2026 werden geen sancties toegepast. Vanaf 1 april 2026 zijn ze mogelijk.

Daarna kwam er nog één uitstel, maar het was smal: het gold uitsluitend voor self-billing, en het liep af op 30 juni 2026. Die datum wordt in de praktijk veel vaker geciteerd dan ze verdient, meestal door iemand die denkt er een kwartaal extra mee gekocht te hebben. Dat is niet zo. Wie vanuit 30 juni redeneert, redeneert vanuit de verkeerde datum.

De boete is voor niet kunnen, niet voor fout doen

Dit is het punt dat de meeste ondernemers omgekeerd hebben. De sanctie in het koninklijk besluit wordt niet per factuur geheven en niet voor een slecht opgemaakt document. Ze hangt vast aan het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen — vergelijkbaar met een zaak die de kassa die ze moest hebben, nooit heeft geïnstalleerd.

De bedragen zijn € 1.500, daarna € 3.000, daarna € 5.000.

In die trap zit een detail dat u moet kennen, want het speelt in uw voordeel. Een latere inbreuk telt pas als herhaling wanneer ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. Drie vaststellingen in dezelfde controle zijn dus geen € 1.500 plus € 3.000 plus € 5.000. Binnen één bezoek kan de ladder niet worden beklommen.

Dat is een echt verweer, en het is de reden waarom het eerlijke advies nu in orde brengen luidt en niet paniek. De blootstelling is begrensd. Wat niet begrensd is, is hoe lang ze open blijft staan.

De leveranciers-pdf in uw mailbox

Nu de zin waar boekhouders ongemakkelijk van worden. Hij verdient een precieze formulering, geen dramatische.

Voor een aankoop die onder de verplichting valt, zegt de eigen toelichting van de administratie dat het recht op aftrek van de btw steunt op het bezit van een gestructureerde elektronische factuur. Een pdf van de leverancier is in principe niet het stuk dat die aftrek staaft.

"In principe" doet daar echt werk, en "die onder de verplichting valt" evenzeer. Geen van beide is een spitsvondigheid.

Het geld is niet weg. De Belgische btw-leer houdt vol dat aftrek niet wordt geweigerd om een louter vormgebrek wanneer de grond klopt: de aankoop heeft plaatsgevonden, ze was beroepsmatig, de btw was werkelijk verschuldigd. Behandel een leveranciers-pdf op een aankoop binnen de verplichting dus als een punt om na te jagen, niet als een verlies om te boeken. Wat het u werkelijk kost, is die achtervolging: vier maanden later aan een leverancier schrijven om dezelfde factuur opnieuw, en dat voor een heel jaar aankopen tegelijk in plaats van stuk voor stuk.

En niet elke pdf is een probleem. Een wetswijziging van februari 2026 hield de rechtmatige pdf in twee situaties in leven. Is uw leverancier niet in België gevestigd, dan is hij niet langer verplicht u een gestructureerde factuur uit te reiken. En kan de afnemer een gestructureerde factuur technisch niet ontvangen, dan is de leverancier evenmin verplicht er een uit te reiken en moet hij een gewone factuur opmaken — een gewone factuur zijnde een volstrekt normale factuur die de aftrek op volstrekt normale wijze staaft. Een klant die bij een Nederlandse of Duitse leverancier koopt en de pdf boekt, doet niets verkeerd.

De vraag bij een pdf in het dossier is dus niet "mag dit", maar "viel deze aankoop onder de verplichting, en zo ja, waarom kwam ze als pdf".

De asymmetrie die niemand benoemt

Lees die uitzondering van beide kanten en er verschijnt iets ongemakkelijks.

Kan uw klant technisch geen gestructureerde factuur ontvangen, dan bent u ontslagen van de verplichting. U reikt een gewone factuur uit en u bent in orde.

Kunt u er geen ontvangen, dan ontslaat niets u. De versoepeling is geschreven voor wie verstuurt, niet voor wie niet klaar was. De verplichting om over de middelen te beschikken is de uwe, en geen soepelheid van een leverancier heelt dat.

Precies die asymmetrie is het hele argument om ontvangen als een eigen project te behandelen, en niet als een bijproduct van het feit dat verzenden geregeld is.

Verzenden werkt, dus ontvangen werkt? Nee.

De meest voorkomende fout in België op dit moment is geen weigering. Het is stilte.

Peppol routeert facturen naar een deelnemersnummer. België identificeert zijn deelnemers met het ondernemingsnummer. Sommige ondernemingen werden jaren geleden geregistreerd onder een ouder nummer op basis van het btw-nummer, en zijn nooit gemigreerd. Een factuur gericht aan het nummer dat een leverancier veronderstelt, wordt dan eenvoudigweg nooit afgeleverd — en omdat er niets geweigerd is, krijgt niemand bericht. De leverancier niet, u niet.

Het feit dat uw uitgaande facturen vlot vertrekken, zegt hier niets over. Het zijn verschillende capaciteiten, met verschillende registraties en verschillende faalwijzen. Uw verkoopfacturen zien vertrekken en daaruit besluiten dat u klaar bent, is de meest gemaakte vergissing in dit dossier.

Vier dingen om deze maand te doen

• Stel uw boekhouder of uw leverancier één vraag: staat onze Peppol-ontvangst live, en op welk nummer. Niet "zitten we op Peppol". Het nummer.
• Laat iemand u een echte factuur sturen. Een live test naar uw eigen nummer, met bevestiging dat ze is aangekomen waar uw boekhouding staat — niet een scherm dat zegt dat er geen fout is opgetreden.
• Vraag wat er sinds januari met leveranciers-pdf's is gebeurd. U wilt een lijst, geen geruststelling. Is de lijst kort, dan is het probleem klein en vandaag te sluiten.
• Blijft een Belgische leverancier pdf's sturen, vraag dan waarom. Ofwel is hij niet klaar, ofwel denkt hij dat u het niet bent — en dat tweede antwoord is het antwoord dat u geld kost.

Wat negeren werkelijk kost

Geen ramp. Wel een trage, opstapelende en volledig vermijdbare rommel: facturen die u nooit ontving en dus nooit betaalde, leveranciers die u aanmanen voor geld waarvan u niet wist dat u het schuldig was, een jaar aan aftrekpunten die u moet heropenen bij tegenpartijen die intussen verder zijn, en een boete die bij € 1.500 begint en om de drie maanden dat u niets doet, kan groeien.

Niets daarvan is dramatisch. Alles daarvan komt boven in de slechtste week van het jaar.

De oplossing kost een namiddag. Bevestig het nummer, ontvang één echte factuur, en kijk het dossier na.

Deze briefing geeft de FAQ van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be weer zoals ze online stond op 23 augustus 2026. Die pagina draagt geen zichtbare datum van laatste wijziging, dus kijk ze na voor u hierop handelt.