Ontvangen is ook een verplichting: aftrek en boetes sinds 1 april 2026

Elke briefing over dit mandaat is geschreven vanuit de verzendzijde. De blootstelling die vandaag in de klantendossiers zit, ligt aan de andere kant — en ze is stiller, want een ontvangstfout produceert geen foutmelding die iemand ziet.

Deze briefing geeft de FAQ weer die de FOD Financiën publiceert op efactuur.belgium.be, zoals online op 23 augustus 2026. Die pagina draagt geen zichtbare datum van laatste wijziging; lees de datering van dit stuk dus als de datering van die lezing.

De data, en die ene die geen deadline is

De Belgische B2B-verplichting tot gestructureerde e-facturatie en het koninklijk besluit van 8 juli 2025 (BS 14 juli 2025, numac 2025005169) traden beide in werking op 1 januari 2026. Door een algemene tolerantie werden tot en met 31 maart 2026 geen sancties toegepast; vanaf 1 april 2026 zijn ze mogelijk.

Er bestond een tweede tolerantie, en dat is de datum die u het vaakst wordt tegengeworpen: ze betrof self-billing en liep tot 30 juni 2026. Ze is gesloten, en ze is nooit een algemeen uitstel geweest. Staat een klantendossier gepland rond 30 juni, dan staat het gepland rond een uitzondering die op hun situatie nooit van toepassing was.

Het werkende paar is 1 januari en 1 april 2026. Er is geen derde datum om op te wachten.

Aftrek: wat de FAQ zegt, en wat niet

Volgens de FAQ op efactuur.belgium.be vereist het recht op aftrek, voor een handeling die onder de Belgische B2B-e-facturatieverplichting valt, het bezit van een gestructureerde elektronische factuur in de zin van artikel 3, § 1, 1°, van het koninklijk besluit nr. 3. Een pdf of papieren factuur van de leverancier is in principe geen stuk dat de aftrek voor zo'n handeling staaft.

Twee kwalificaties dragen die zin, en wie er één laat vallen, maakt van een juiste uitspraak een misleidende.

"Die onder de verplichting valt." Niet elke aankoopfactuur in een Belgisch dossier valt binnen het toepassingsgebied, en dat toepassingsgebied is in 2026 versmald — zie de volgende rubriek. Een pdf van een niet in België gevestigde leverancier is geen gebrek. Schrijf de kwalificatie in elke nota die u hierover aan een klant stuurt, anders besteedt u de week erna aan uitleggen waarom hun Duitse softwareabonnement in orde is.

"In principe." Het Btw-commentaar (Boekwerk III) houdt vol dat het recht op aftrek, wanneer de materiële voorwaarden vervuld zijn, niet kan worden geweigerd op grond van een louter vormgebrek alleen. Dat is gevestigde Belgische leer en de bewoording van de FAQ verdringt haar niet. De juiste behandeling van een leveranciers-pdf binnen het toepassingsgebied is dus een na te jagen aandachtspunt, geen afgeschreven aftrek. Een klant vertellen dat hij de btw kwijt is, is fout én duur om terug te nemen.

De Wet van 10 februari 2026 hield de rechtmatige pdf in leven

De Wet van 10 februari 2026 (BS 20 februari 2026), becommentarieerd in circulaire 2026/C/43, voegde een uitzondering wegens technische onmogelijkheid in in artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek: kan de afnemer een gestructureerde elektronische factuur technisch niet ontvangen, dan is de leverancier niet verplicht er een uit te reiken en moet hij een gewone factuur opmaken. Een gewone factuur is een reguliere factuur, en een reguliere factuur staaft de aftrek op de gewone manier.

Diezelfde wet schafte de uitreikingsverplichting af voor leveranciers die niet in België gevestigd zijn en factureren aan een in België voor btw geïdentificeerde afnemer.

Twee gevolgen voor het dossier:

• Een rechtmatig uitgereikte pdf bestaat in 2026 nog steeds. Elke blinde regel van het type "een pdf ontvangen na 1 januari 2026 is een probleem" genereert vals alarm bij elke klant met buitenlandse leveranciers, en dat zijn de meeste.
• De versoepeling is geschreven rond het technische onvermogen van de afnemer, maar ze ontslaat de leverancier. Van de andere kant gelezen: een klant die op Peppol geregistreerd is en ontvangt, is niet de geadresseerde van die versoepeling — en een klant die helemaal niet geregistreerd is, draagt nog altijd de verplichting om over de middelen te beschikken, wat zijn leveranciers ook doen. De wet beschermt de uitreiker tegenover een niet-klare tegenpartij. Voor de niet-klare ontvanger schrijft ze geen enkele gelijkwaardige bescherming.

De boete hangt aan de middelen, niet aan de factuur

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 stelt € 1.500 / € 3.000 / € 5.000 vast voor het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen.

Lees de redactie zorgvuldig voor u een bedrag aan een klant citeert. Ze is cumulatief geformuleerd — uit te reiken en te ontvangen — en het Verslag aan de Koning omschrijft het misdrijf als een belastingplichtige die in het geheel niet over die middelen zou beschikken, bestraft naar analogie met het niet beschikken over een conform geregistreerd kassasysteem.

Dus: er bestaat geen afzonderlijke, vaststaande boete van € 1.500 voor wie niet kan ontvangen maar wel kan verzenden. Of een leemte die alleen de ontvangstzijde treft op zichzelf beboetbaar is, is betwistbaar, niet uitgemaakt. Dat is een betere zin om aan een klant te geven dan een bluf, en ook een nuttiger zin — ze zegt hem dat het echte risico erin bestaat te worden aangetroffen zonder enige capaciteit, wat precies de klant is die nooit gekeken heeft.

Het gaat om niet-proportionele fiscale geldboeten onder KB nr. 44, en ze blijven onderworpen aan de verminderingsschalen van artikel 3 van dat besluit. Goede trouw en een eerste inbreuk zijn argumenten die bestaan.

De driemaandenregel is een echt verweer

Een volgende inbreuk telt pas als volgende inbreuk wanneer ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. De verzwaring kan dus niet worden opgestapeld binnen één controle.

Noteer de datum van elke vaststelling in het klantendossier. De driemaandenklok is het verschil tussen een begrensd incident en een opstapelend, en het is niet iets wat de klant zal bijhouden.

Waarom een ontvangstadres stil faalt

België identificeert Peppol-deelnemers onder schema 0208 — het ondernemingsnummer (KBO/BCE). Een oude registratie onder uitsluitend 9925 (BE:VAT) is in de praktijk een van de belangrijkste oorzaken van facturen die nooit worden afgeleverd en nooit worden geweigerd.

Die faalwijze is de reden dat deze rubriek bestaat. Er is geen weigering, geen fout die naar de verzender terugkeert en geen melding aan de ontvanger. De factuur komt eenvoudigweg niet aan, en het eerste symptoom is een aanmaning van een leverancier voor een document dat niemand op het kantoor van de klant ooit gezien heeft.

De praktische regel voor beide zijden: een verzender moet het nummer van de ontvanger opzoeken en bevestigen in plaats van het te veronderstellen. Bevestig voor uw eigen klanten onder welk nummer zij werkelijk geregistreerd staan, en bevestig het door opzoeking, niet door navraag.

Verzenden en ontvangen zijn verschillende capaciteiten

Leid de ontvangstgereedheid niet af uit het feit dat de uitgaande facturen van een klant vertrekken. Het zijn afzonderlijke registraties met afzonderlijke routering, en succes bij uitgaand verkeer draagt geen informatie over inkomende aflevering. Die gevolgtrekking is in de praktijk de meest voorkomende reden waarom een klant denkt klaar te zijn.

De test die het uitmaakt, is een live ontvangsttest naar het Peppol-nummer van elke klant, bevestigd op de bestemming — het document aanwezig waar de boekhouding gevoerd wordt, niet een transmissiescherm dat meldt dat er geen fout is opgetreden.

De werkopdracht voor het klantendossier

1. Noteer het Peppol-nummer van de klant en bevestig onder welk schema hij geregistreerd staat. Bevestig door opzoeking.
2. Voer een live ontvangsttest uit naar de omgeving van elke klant en bevestig de aankomst op de bestemming, niet op het access point.
3. Haal de leveranciers-pdf's op die sinds 1 januari 2026 geboekt zijn en splits ze: buiten toepassingsgebied (leverancier niet in België gevestigd, of handeling niet gedekt) tegenover binnen toepassingsgebied.
4. Jaag voor de gedekte handelingen de gestructureerde factuur na en noteer de vraag. Dit is een vormvoorwaardendossier om te sluiten, geen aftrek om terug te draaien — maar sluit het terwijl de tegenpartij zich de handeling nog herinnert.
5. Werd er op een technische onmogelijkheid gesteund, noteer dan op welke grond en vanaf wanneer. De uitzondering wordt ingeroepen, en een ingeroepen uitzondering die niemand gedocumenteerd heeft, kan niemand aantonen.
6. Is er een vaststelling gebeurd, noteer ze en noteer drie maanden verder.

Wat u de klant in één zin zegt

Dat zijn uitgaande facturen vlot vertrekken zegt niets over de facturen die aan hem geadresseerd zijn; de sanctie treft het ontbreken van capaciteit en niet één document; en een leveranciers-pdf op een gedekte handeling is een vormvoorwaarde om te herstellen, geen verloren geld.