Empfangen ist auch eine Pflicht: Vorsteuerabzug und Bußgelder seit dem 1. April 2026

Jedes Briefing zu dieser Pflicht wurde von der Sendeseite her geschrieben. Das Risiko, das jetzt in den Mandantenakten liegt, sitzt auf der anderen — und es ist leiser, weil ein Empfangsfehler keinen Fehler erzeugt, den irgendjemand sieht.

Dieses Briefing gibt die FAQ wieder, die der FÖD Finanzen unter efactuur.belgium.be veröffentlicht hat, wie sie am 23. August 2026 online stand. Diese Seite trägt kein sichtbares Änderungsdatum; lesen Sie die Datierung dieses Textes daher als die Datierung jener Lesung.

Die Daten — und das eine, das keine Frist ist

Die belgische Pflicht zur strukturierten B2B-E-Rechnung und der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025 (BS 14. Juli 2025, numac 2025005169) sind beide am 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Eine allgemeine Übergangsregelung führte dazu, dass bis zum 31. März 2026 keine Bußgelder verhängt wurden; ab dem 1. April 2026 sind sie möglich.

Es gab eine zweite Übergangsregelung, und sie ist die, die Ihnen am häufigsten entgegengehalten wird: Sie betraf Gutschriftsverfahren (self-billing) und lief bis zum 30. Juni 2026. Sie ist beendet, und sie war nie ein allgemeiner Aufschub. Wenn eine Mandantenakte auf den 30. Juni hin geplant ist, ist sie auf eine Ausnahme hin geplant, die für diesen Fall nie galt.

Maßgeblich ist das Paar 1. Januar und 1. April 2026. Es gibt kein drittes Datum, auf das sich warten ließe.

Vorsteuerabzug: was die FAQ sagt — und was nicht

Nach der FAQ auf efactuur.belgium.be setzt das Recht auf Vorsteuerabzug bei einem Umsatz, der unter die belgische B2B-Pflicht zur E-Rechnung fällt, voraus, dass eine strukturierte elektronische Rechnung im Sinne von Artikel 3 § 1 Nr. 1 des Königlichen Erlasses Nr. 3 vorliegt. Ein PDF oder eine Papierrechnung des Lieferanten ist bei einem solchen Umsatz grundsätzlich kein Beleg, der den Abzug trägt.

Zwei Einschränkungen tragen diesen Satz, und wer eine davon weglässt, macht aus einer richtigen Aussage eine irreführende.

„Unter die Pflicht fallend.“ Nicht jede Eingangsrechnung in einer belgischen Mandantenakte fällt darunter, und der Anwendungsbereich hat sich im Lauf des Jahres 2026 verengt — siehe den nächsten Abschnitt. Ein PDF von einem nicht in Belgien ansässigen Lieferanten ist kein Mangel. Schreiben Sie diese Einschränkung in jede Mitteilung, die Sie einem Mandanten dazu schicken, sonst verbringen Sie die Folgewoche damit zu erklären, warum sein deutsches Software-Abo in Ordnung ist.

„Grundsätzlich.“ Der MwSt.-Kommentar (Buch III) hält daran fest, dass ein Recht nicht allein wegen eines formellen Mangels versagt werden kann, wenn die materiellen Voraussetzungen des Abzugs erfüllt sind. Das ist gefestigte belgische Lehre, und der Wortlaut der FAQ verdrängt sie nicht. Die richtige Behandlung eines einschlägigen Lieferanten-PDFs ist daher ein Fall zum Nachfassen, kein abgeschriebener Abzug. Einem Mandanten zu sagen, die MwSt. sei verloren, ist falsch und teuer zurückzunehmen.

Das Gesetz vom 10. Februar 2026 hat das rechtmäßige PDF am Leben gehalten

Das Gesetz vom 10. Februar 2026 (BS 20. Februar 2026), kommentiert im Rundschreiben 2026/C/43, hat in Artikel 53 § 2bis des MwSt.-Gesetzbuches eine Ausnahme für technische Unmöglichkeit eingefügt: Kann der Empfänger eine strukturierte elektronische Rechnung technisch nicht empfangen, ist der Lieferant nicht verpflichtet, eine auszustellen, und muss stattdessen eine gewöhnliche Rechnung ausstellen. Eine gewöhnliche Rechnung ist eine reguläre Rechnung, und eine reguläre Rechnung trägt den Abzug auf reguläre Weise.

Dasselbe Gesetz hat die Ausstellungspflicht für Lieferanten aufgehoben, die nicht in Belgien ansässig sind und einem in Belgien registrierten Kunden Rechnungen stellen.

Zwei Folgen für die Akte:

• Das rechtmäßig ausgestellte PDF gibt es auch 2026 noch. Jede pauschale Regel der Form „ein nach dem 1. Januar 2026 erhaltenes PDF ist ein Problem“ erzeugt Fehlalarme bei jedem Mandanten mit ausländischen Lieferanten — also bei den meisten.
• Die Entlastung ist um die technische Unfähigkeit des Empfängers herum formuliert, entlastet aber den Lieferanten. Vom anderen Ende gelesen: Ein Mandant, der bei Peppol registriert ist und empfängt, ist nicht der Adressat dieser Entlastung — und ein Mandant, der überhaupt nicht registriert ist, trägt weiterhin die Pflicht, die Mittel zu haben, ganz gleich, wie seine Lieferanten damit umgehen. Das Gesetz schützt den Aussteller gegenüber einem nicht bereiten Gegenüber. Für den nicht bereiten Empfänger schreibt es keinen gleichwertigen Schutz.

Das Bußgeld knüpft an die Mittel an, nicht an die Rechnung

Der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025 setzt 1.500 / 3.000 / 5.000 € dafür fest, dass die technischen Mittel zum Ausstellen und Empfangen strukturierter elektronischer Rechnungen fehlen.

Lesen Sie den Wortlaut genau, bevor Sie einem Mandanten eine Zahl nennen. Er ist kumulativ — uit te reiken en te ontvangen / d'émettre et de recevoir —, und der Bericht an den König beschreibt den Tatbestand als einen Steuerpflichtigen, der über diese Mittel überhaupt nicht verfügt (in het geheel niet zou beschikken), sanktioniert in Analogie zum Fehlen einer vorschriftsmäßigen Registrierkasse.

Also: Ein eigenständiges, gefestigtes Bußgeld von 1.500 € dafür, empfangsunfähig, aber sendefähig zu sein, gibt es nicht. Ob eine reine Empfangslücke für sich genommen sanktionierbar ist, ist vertretbar bestreitbar, nicht geklärt. Das ist ein besserer Satz für einen Mandanten als ein Bluff — und der nützlichere obendrein, denn er sagt ihm, dass das eigentliche Risiko darin liegt, ganz ohne Fähigkeit angetroffen zu werden. Genau das ist der Mandant, der nie nachgesehen hat.

Es handelt sich um nicht proportionale Steuerbußgelder nach dem Königlichen Erlass Nr. 44, und sie unterliegen weiterhin den Ermäßigungsstaffeln aus Artikel 3 dieses Erlasses. Guter Glaube und ein Ersttatbestand sind Argumente, die es gibt.

Die Dreimonatsfrist ist eine echte Verteidigung

Ein weiterer Verstoß zählt nur dann als solcher, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorherigen festgestellt wird. Die Staffel lässt sich daher innerhalb einer einzigen Prüfung nicht stapeln.

Halten Sie das Datum jeder Feststellung in der Mandantenakte fest. Die Dreimonatsuhr ist der Unterschied zwischen einem begrenzten Vorfall und einem, der sich aufschaukelt — und sie ist nichts, was der Mandant selbst verfolgen wird.

Warum ein Empfangsendpunkt lautlos versagt

Belgien führt Peppol-Teilnehmer unter dem Schema 0208 — der Unternehmensnummer (KBO/BCE). Eine Altregistrierung allein unter 9925 (BE:VAT) ist in der Praxis eine führende Ursache für Rechnungen, die nie zugestellt und nie zurückgewiesen werden.

Dieses Fehlerbild ist der Grund für diesen Abschnitt. Es gibt keine Abweisung, keine Fehlermeldung an den Absender und keine Benachrichtigung des Empfängers. Die Rechnung kommt einfach nicht an, und das erste Symptom ist eine Zahlungserinnerung eines Lieferanten für einen Beleg, den im Büro des Mandanten nie jemand gesehen hat.

Die praktische Regel für beide Seiten: Wer sendet, sollte die Kennung des Empfängers nachschlagen und bestätigen, statt sie anzunehmen. Klären Sie für Ihre eigenen Mandanten, unter welcher Kennung sie tatsächlich registriert sind — und klären Sie es per Nachschlagen, nicht per Nachfragen.

Senden und Empfangen sind verschiedene Fähigkeiten

Schließen Sie nicht daraus, dass die Ausgangsrechnungen eines Mandanten hinausgehen, auf seine Empfangsbereitschaft. Es sind getrennte Registrierungen mit getrennter Zustellung, und der Erfolg nach außen sagt nichts über die Zustellung nach innen. Dieser Fehlschluss ist in der Praxis der häufigste Grund, warum ein Mandant sich für bereit hält.

Klarheit bringt allein ein echter Empfangstest an die Peppol-Kennung jedes Mandanten, bestätigt am Ziel — der Beleg liegt dort, wo die Bücher geführt werden, nicht ein Übertragungsbildschirm, der keinen Fehler meldet.

Der Arbeitsauftrag für die Mandantenakte

1. Die Peppol-Kennung des Mandanten festhalten und das Schema bestätigen, unter dem er registriert ist. Per Nachschlagen bestätigen.
2. Einen echten Empfangstest in die Umgebung jedes Mandanten fahren und den Eingang am Ziel bestätigen, nicht am Access Point.
3. Seit dem 1. Januar 2026 verbuchte Lieferanten-PDFs ziehen und trennen: außerhalb der Pflicht (Lieferant nicht in Belgien ansässig oder Umsatz nicht erfasst) gegen innerhalb der Pflicht.
4. Bei den einschlägigen der strukturierten Rechnung nachgehen und die Anfrage dokumentieren. Das ist eine formelle Voraussetzung, die zu schließen ist, kein Abzug, der zu stornieren wäre — aber schließen Sie sie, solange sich das Gegenüber an den Vorgang noch erinnert.
5. Wo eine technische Unmöglichkeit geltend gemacht wurde, halten Sie fest, auf welcher Grundlage und ab wann. Die Ausnahme ist etwas, worauf man sich beruft, und eine Ausnahme, die niemand dokumentiert hat, kann niemand belegen.
6. Ist eine Feststellung ergangen, tragen Sie sie ein — und tragen Sie drei Monate später ein.

Was Sie einem Mandanten in einem Satz sagen

Dass seine Rechnungen hinausgehen, sagt nichts über die Rechnungen, die an ihn gerichtet sind; das Bußgeld gilt dem Fehlen der Fähigkeit, nicht einem einzelnen Beleg; und ein Lieferanten-PDF bei einem einschlägigen Umsatz ist eine formelle Voraussetzung, die zu reparieren ist, kein verlorenes Geld.