Ведение бизнесаАнализ
От чека до записи: захват, проверка, просмотр
Что автоматическая обработка документов делает с одним счётом поставщика: как он попадает в систему, какие проверки проходит и где его всё ещё смотрит человек. Разобранный пример, а не обещание скорости или точности.
- Опубликовано
- Обновлено
- Время чтения
- 2 мин
Набивать счета в таблицу вручную медленно, и именно отсюда берутся переставленные цифры и неверные ставки НДС. Автоматическая обработка документов заменяет набор. Она не заменяет проверку. Эта статья проводит один счёт через три шага, чтобы вы видели, что делает программа и что остаётся решать вам.
Пример ниже — иллюстрация. Поставщик, компания и суммы вымышлены.
Пример
Atelier North BV, небольшая дизайн-студия, ежемесячно получает счёт от поставщика ПО, Cloudship Software BV: 100,00 € без НДС, НДС 21% — 21,00 €, итого 121,00 €, от 1 сентября, с оплатой в течение 30 дней.
Шаг 1: захват
Счёт должен попасть внутрь. Есть три обычных пути:
- Переслать письмо. Каждый вложенный PDF или снимок становится документом.
- Загрузить его. Перетащите PDF или сфотографируйте бумажный чек; многостраничный скан остаётся одним документом.
- Получить его через Peppol. Структурированный счёт приходит как данные, читать ничего не нужно.
Если один и тот же счёт приходит дважды — например, по почте и через Peppol, — он остаётся одним документом.
Шаг 2: проверка
Для PDF считываются поля: поставщик, номер счёта, дата, срок оплаты, суммы и НДС. Затем каждое поле проверяется отдельно:
| Проверка | В примере |
|---|---|
| Сходятся ли сумма без НДС, НДС и итог? | 100,00 € + 21,00 € = 121,00 €. Пройдена |
| Узнаётся ли поставщик как известный контакт? | Cloudship Software BV, по номеру предприятия. Пройдена |
| Не дубликат ли это уже имеющегося документа? | Нет. Пройдена |
Проверки идут по полям, а не по документу целиком. Счёт может сходиться по суммам и при этом иметь неузнанного поставщика — тогда вас ждёт только это поле, с указанной причиной. Документ, прошедший все проверки, может подтвердиться сам; документ, не прошедший хотя бы одну, — нет.
Шаг 3: просмотр
Здесь появляется человек, и это сделано намеренно.
- Непройденная проверка. Допустим, на снимке обрезалась строка с НДС. Dokus показывает рядом с изображением поле, которое не удалось прочитать, и причину. Вы дополняете или исправляете.
- Платёж. Когда 24 сентября со счёта уходят 121,00 €, Dokus предлагает считать, что это движение оплачивает счёт Cloudship, и показывает почему: та же сумма, та же сторона, дата после даты счёта. Сопоставление подтверждаете вы. Без этого подтверждения ничто не помечается оплаченным.
- Учётная трактовка. Вычитается ли расход полностью и куда он идёт в книгах — остаётся за вашим бухгалтером. Dokus передаёт документ и его источник; это решение он не принимает.
Что меняется, а что нет
Набор исчезает. Счёт, его проверки и его оплата оказываются в одном месте, а бухгалтер получает документ вместе с источником, а не перепечатанную строку.
Не исчезает суждение. Смятый чек, поставщик с двумя названиями, платёж, закрывающий три счёта, — всё это по-прежнему требует человека, и хорошая система показывает вам, какие именно случаи и почему, вместо того чтобы угадывать.
Хотите попробовать на собственных бумагах — начните бесплатно и перешлите следующий счёт поставщика. Вы увидите, какие поля прочитаны, какие проверки пройдены и что осталось вам.