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Du reçu à la pièce comptable : capture, contrôle, revue
Ce que le traitement automatique des documents fait d'une facture fournisseur : comment elle est captée, quels contrôles elle traverse, et où une personne la revoit encore. Un exemple travaillé, pas une promesse de vitesse ou de précision.
Par Artem Kuznetsov, fondateur
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Encoder des factures à la main dans un tableur est lent, et c'est de là que viennent les chiffres intervertis et les mauvais taux de TVA. Le traitement automatique des documents remplace la frappe. Il ne remplace pas le contrôle. Cet article suit une facture à travers les trois étapes, pour que vous voyiez ce que fait le logiciel et ce qui reste à décider.
L'exemple ci-dessous est une illustration. Le fournisseur, l'entreprise et les montants sont fictifs.
L'exemple
Atelier North SRL, un petit studio de design, reçoit chaque mois une facture de son fournisseur de logiciels, Cloudship Software SRL : 100,00 € HTVA, TVA 21 % 21,00 €, total 121,00 €, datée du 1er septembre, payable à 30 jours.
Étape 1 : la capture
La facture doit entrer. Il y a trois voies ordinaires :
- Transférer l'e-mail. Chaque PDF ou image en pièce jointe devient un document.
- La téléverser. Glissez le PDF, ou photographiez un reçu papier ; un scan de plusieurs pages reste un seul document.
- La recevoir sur Peppol. Une facture structurée arrive sous forme de données, sans lecture nécessaire.
Si la même facture arrive deux fois, par e-mail et sur Peppol par exemple, elle reste un seul document.
Étape 2 : le contrôle
Pour un PDF, les champs sont lus : fournisseur, numéro, date, échéance, montants et TVA. Puis chaque champ est contrôlé, séparément :
| Contrôle | Dans l'exemple |
|---|---|
| Net, TVA et total s'additionnent-ils ? | 100,00 € + 21,00 € = 121,00 €. Réussi |
| Le fournisseur correspond-il à un contact connu ? | Cloudship Software SRL, par son numéro d'entreprise. Réussi |
| Est-ce un doublon d'un document déjà conservé ? | Non. Réussi |
Les contrôles portent sur les champs, pas sur le document. Une facture peut s'additionner correctement et avoir un fournisseur non reconnu : seul ce champ vous attend alors, avec sa raison. Un document dont tous les contrôles passent peut se confirmer lui-même ; un document qui échoue à un contrôle, non.
Étape 3 : la revue
C'est là qu'une personne intervient, et c'est délibéré.
- Un contrôle en échec. Supposons que la photo ait coupé la ligne de TVA. Dokus montre le champ qu'il n'a pas pu lire et pourquoi, à côté de l'image. Vous le complétez ou le corrigez.
- Le paiement. Quand 121,00 € quittent le compte le 24 septembre, Dokus propose que ce mouvement règle la facture Cloudship et montre pourquoi : même montant, même contrepartie, postérieur à la date de facture. Vous confirmez le rapprochement. Rien n'est marqué payé sans cette confirmation.
- Le traitement. Savoir si la dépense est entièrement déductible, et où elle va dans les comptes, reste à votre comptable. Dokus remet le document et sa source ; il ne tranche pas.
Ce que cela change, et ce que cela ne change pas
La frappe disparaît. La facture, ses contrôles et son paiement se retrouvent au même endroit, et votre comptable reçoit le document avec sa source plutôt qu'une ligne réencodée.
Ce qui ne disparaît pas, c'est le jugement. Un reçu froissé, un fournisseur avec deux noms, un paiement qui couvre trois factures : cela demande encore une personne, et un bon système vous montre exactement lesquels et pourquoi, au lieu de deviner.
Pour l'essayer sur vos propres pièces : commencez gratuitement et transférez votre prochaine facture fournisseur. Vous verrez quels champs ont été lus, quels contrôles sont passés, et ce qui vous reste.