De zaak runnenAnalyse
Van bonnetje tot stuk: vastleggen, controleren, nakijken
Wat automatische documentverwerking doet met één leveranciersfactuur: hoe ze vastgelegd wordt, welke controles ze doorloopt, en waar een mens ze nog nakijkt. Een uitgewerkt voorbeeld, geen belofte over snelheid of nauwkeurigheid.
Door Artem Kuznetsov, oprichter
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
- Leestijd
- 2 min
Facturen met de hand in een rekenblad typen is traag, en het is waar omgewisselde cijfers en verkeerde btw-tarieven vandaan komen. Automatische documentverwerking vervangt het typen. Ze vervangt het controleren niet. Dit artikel volgt één factuur door de drie stappen, zodat u ziet wat de software doet en wat u zelf blijft beslissen.
Het voorbeeld hieronder is een illustratie. De leverancier, de zaak en de cijfers zijn fictief.
Het voorbeeld
Atelier North bv, een kleine designstudio, krijgt elke maand een factuur van haar softwareleverancier, Cloudship Software bv: €100,00 excl. btw, 21% btw €21,00, totaal €121,00, met datum 1 september, betaalbaar binnen 30 dagen.
Stap 1: vastleggen
De factuur moet binnenraken. Daar zijn drie gewone manieren voor:
- De e-mail doorsturen. Elke pdf of afbeelding in bijlage wordt een document.
- Ze opladen. Sleep de pdf erin, of fotografeer een papieren bonnetje; een scan van meerdere pagina's blijft één document.
- Ze ontvangen via Peppol. Een gestructureerde factuur komt binnen als gegevens, zonder dat er iets gelezen moet worden.
Komt dezelfde factuur twee keer binnen, bijvoorbeeld één keer per e-mail en één keer via Peppol, dan blijft ze één document.
Stap 2: controleren
Bij een pdf worden de velden gelezen: leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedragen en btw. Daarna wordt elk veld apart gecontroleerd:
| Controle | In het voorbeeld |
|---|---|
| Kloppen netto, btw en totaal samen? | €100,00 + €21,00 = €121,00. Geslaagd |
| Herkent het systeem de leverancier als een gekend contact? | Cloudship Software bv, via haar ondernemingsnummer. Geslaagd |
| Is dit een dubbel van een document dat al bewaard is? | Nee. Geslaagd |
De controles gebeuren per veld, niet per document. Een factuur kan kloppen en toch een leverancier hebben die niet herkend wordt, en dan wacht enkel dat veld op u, met de reden erbij. Een document waarvan alle controles slagen, kan zichzelf bevestigen; een document dat op een controle strandt, niet.
Stap 3: nakijken
Hier komt een mens aan te pas, en dat is met opzet.
- Een gestrande controle. Stel dat de foto de btw-lijn afsneed. Dokus toont het veld dat het niet kon lezen en waarom, naast de afbeelding. U vult het aan of verbetert het.
- De betaling. Wanneer er op 24 september €121,00 van de rekening gaat, stelt Dokus voor dat deze bankbeweging de factuur van Cloudship betaalt, en toont waarom: zelfde bedrag, zelfde tegenpartij, na de factuurdatum. U bevestigt de match. Zonder die bevestiging wordt niets op betaald gezet.
- De verwerking. Of de kost volledig aftrekbaar is, en waar ze in de boeken thuishoort, blijft bij uw accountant. Dokus geeft het document en zijn bron door; die beslissing neemt het niet.
Wat dit verandert, en wat niet
Het typen valt weg. De factuur, haar controles en haar betaling komen op één plek terecht, en uw accountant krijgt het document met zijn bron in plaats van een overgetypte lijn.
Wat niet wegvalt, is het oordeel. Een verkreukeld bonnetje, een leverancier met twee namen, een betaling die drie facturen dekt: die hebben nog altijd een mens nodig, en een goed systeem toont u precies welke en waarom, in plaats van te gokken.
Wilt u het op uw eigen papierwerk proberen: start gratis en stuur uw volgende leveranciersfactuur door. U ziet welke velden gelezen werden, welke controles slaagden, en wat er voor u overblijft.