Gestire l'aziendaAnalisi
Dalla ricevuta alla registrazione: acquisizione, verifica, revisione
Che cosa fa il trattamento automatico dei documenti con una fattura fornitore: come viene acquisita, quali verifiche attraversa e dove una persona la rivede ancora. Un esempio svolto, non una promessa su velocità o precisione.
- Pubblicato
- Aggiornato
- Tempo di lettura
- 2 min
Battere le fatture a mano in un foglio di calcolo è lento, ed è da lì che arrivano le cifre invertite e le aliquote IVA sbagliate. Il trattamento automatico dei documenti sostituisce la digitazione. Non sostituisce la verifica. Questo articolo segue una fattura lungo i tre passaggi, così vede che cosa fa il software e che cosa resta da decidere a Lei.
L'esempio qui sotto è un'illustrazione. Il fornitore, l'impresa e gli importi sono di fantasia.
L'esempio
Atelier North BV, un piccolo studio di design, riceve ogni mese una fattura dal suo fornitore di software, Cloudship Software BV: 100,00 € IVA esclusa, IVA al 21% 21,00 €, totale 121,00 €, datata 1º settembre, pagabile a 30 giorni.
Passo 1: acquisizione
La fattura deve entrare. Ci sono tre strade ordinarie:
- Inoltrare l'e-mail. Ogni PDF o immagine allegata diventa un documento.
- Caricarla. Trascini il PDF, oppure fotografi una ricevuta cartacea; una scansione di più pagine resta un solo documento.
- Riceverla su Peppol. Una fattura strutturata arriva come dati, senza bisogno di lettura.
Se la stessa fattura arriva due volte, per esempio una via e-mail e una su Peppol, resta un solo documento.
Passo 2: verifica
Per un PDF vengono letti i campi: fornitore, numero, data, scadenza, importi e IVA. Poi ogni campo viene verificato, separatamente:
| Verifica | Nell'esempio |
|---|---|
| Imponibile, IVA e totale tornano? | 100,00 € + 21,00 € = 121,00 €. Superata |
| Il fornitore corrisponde a un contatto noto? | Cloudship Software BV, dal suo numero d'impresa. Superata |
| È un duplicato di un documento già presente? | No. Superata |
Le verifiche sono per campo, non per documento. Una fattura può tornare nei conti e avere comunque un fornitore che non si riconosce: allora è solo quel campo ad aspettarla, con il motivo accanto. Un documento che supera tutte le verifiche può confermarsi da solo; uno che ne fallisce una, no.
Passo 3: revisione
Qui entra una persona, ed è voluto.
- Una verifica fallita. Supponiamo che la foto abbia tagliato la riga dell'IVA. Dokus mostra accanto all'immagine il campo che non è riuscito a leggere e perché. Lei lo completa o lo corregge.
- Il pagamento. Quando il 24 settembre escono 121,00 € dal conto, Dokus propone che quel movimento salda la fattura Cloudship e mostra perché: stesso importo, stessa controparte, successivo alla data della fattura. Lei conferma l'abbinamento. Senza quella conferma nulla viene segnato come pagato.
- Il trattamento contabile. Se la spesa sia interamente deducibile, e dove vada nei libri, resta al suo contabile. Dokus consegna il documento e la sua fonte; quella scelta non la fa.
Che cosa cambia e che cosa no
La digitazione sparisce. La fattura, le sue verifiche e il suo pagamento finiscono in un unico posto, e il suo contabile riceve il documento con la sua fonte invece di una riga ribattuta.
Quello che non sparisce è il giudizio. Una ricevuta spiegazzata, un fornitore con due nomi, un pagamento che copre tre fatture: servono ancora una persona, e un buon sistema Le mostra esattamente quali casi e perché, invece di tirare a indovinare.
Se vuole provarlo sui suoi documenti, inizi gratis e inoltri la prossima fattura fornitore. Vedrà quali campi sono stati letti, quali verifiche sono passate e che cosa resta a Lei.