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Del recibo al registro: captura, comprobación, revisión
Qué hace el tratamiento automático de documentos con una factura de proveedor: cómo se captura, qué comprobaciones pasa y dónde sigue revisándola una persona. Un ejemplo trabajado, no una promesa sobre velocidad o exactitud.
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Teclear facturas a mano en una hoja de cálculo es lento, y de ahí salen las cifras cambiadas de orden y los tipos de IVA equivocados. El tratamiento automático de documentos sustituye el tecleo. No sustituye la comprobación. Este artículo sigue una factura por los tres pasos, para que vea qué hace el software y qué sigue siendo decisión suya.
El ejemplo siguiente es una ilustración. El proveedor, la empresa y las cifras son ficticios.
El ejemplo
Atelier North BV, un pequeño estudio de diseño, recibe cada mes una factura de su proveedor de software, Cloudship Software BV: 100,00 € sin IVA, IVA del 21 % 21,00 €, total 121,00 €, con fecha del 1 de septiembre y pago a 30 días.
Paso 1: captura
La factura tiene que entrar. Hay tres vías corrientes:
- Reenviar el correo. Cada PDF o imagen adjunta se convierte en un documento.
- Subirla. Arrastre el PDF, o fotografíe un recibo en papel; un escaneo de varias páginas sigue siendo un solo documento.
- Recibirla por Peppol. Una factura estructurada llega como datos, sin necesidad de lectura.
Si la misma factura llega dos veces, por ejemplo una por correo y otra por Peppol, sigue siendo un solo documento.
Paso 2: comprobación
En un PDF se leen los campos: proveedor, número de factura, fecha, vencimiento, importes e IVA. Después se comprueba cada campo por separado:
| Comprobación | En el ejemplo |
|---|---|
| ¿Cuadran base, IVA y total? | 100,00 € + 21,00 € = 121,00 €. Correcto |
| ¿El proveedor corresponde a un contacto conocido? | Cloudship Software BV, por su número de empresa. Correcto |
| ¿Es un duplicado de un documento ya guardado? | No. Correcto |
Las comprobaciones son por campo, no por documento. Una factura puede cuadrar y tener aun así un proveedor que no se identifica: entonces solo ese campo le espera, con su motivo al lado. Un documento que supera todas sus comprobaciones puede confirmarse solo; uno que falla alguna, no.
Paso 3: revisión
Aquí entra una persona, y es deliberado.
- Una comprobación fallida. Supongamos que la foto cortó la línea del IVA. Dokus muestra el campo que no pudo leer y por qué, junto a la imagen. Usted lo completa o lo corrige.
- El pago. Cuando el 24 de septiembre salen 121,00 € de la cuenta, Dokus propone que ese movimiento paga la factura de Cloudship y muestra por qué: mismo importe, misma contraparte, posterior a la fecha de factura. Usted confirma la conciliación. Nada se marca como pagado sin esa confirmación.
- El tratamiento contable. Si el gasto es deducible del todo, y dónde va en los libros, sigue siendo cosa de su contable. Dokus entrega el documento y su fuente; esa decisión no la toma.
Qué cambia y qué no
El tecleo desaparece. La factura, sus comprobaciones y su pago acaban en un solo sitio, y su contable recibe el documento con su fuente en lugar de una línea reescrita.
Lo que no desaparece es el criterio. Un recibo arrugado, un proveedor con dos nombres, un pago que cubre tres facturas: eso sigue necesitando a una persona, y un buen sistema le muestra exactamente cuáles y por qué, en vez de adivinar.
Si quiere probarlo con su propio papeleo, empiece gratis y reenvíe su próxima factura de proveedor. Verá qué campos se leyeron, qué comprobaciones pasaron y qué queda para usted.