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Vom Beleg zum Datensatz: erfassen, prüfen, nachsehen
Was automatische Belegverarbeitung mit einer Lieferantenrechnung macht: wie sie erfasst wird, welche Prüfungen sie durchläuft und wo ein Mensch sie noch ansieht. Ein durchgerechnetes Beispiel, kein Versprechen über Tempo oder Genauigkeit.
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Rechnungen von Hand in eine Tabelle zu tippen ist langsam, und genau daher kommen vertauschte Ziffern und falsche MwSt.-Sätze. Automatische Belegverarbeitung ersetzt das Tippen. Sie ersetzt nicht das Prüfen. Dieser Artikel verfolgt eine Rechnung durch die drei Schritte, damit Sie sehen, was die Software tut und was Ihre Entscheidung bleibt.
Das folgende Beispiel ist eine Illustration. Lieferant, Unternehmen und Zahlen sind erfunden.
Das Beispiel
Die Atelier North BV, ein kleines Designstudio, erhält monatlich eine Rechnung von ihrem Softwarelieferanten, der Cloudship Software BV: 100,00 € netto, 21 % MwSt. 21,00 €, gesamt 121,00 €, datiert auf den 1. September, zahlbar innerhalb von 30 Tagen.
Schritt 1: Erfassen
Die Rechnung muss hinein. Dafür gibt es drei gewöhnliche Wege:
- Die E-Mail weiterleiten. Jedes angehängte PDF und jedes Bild wird zu einem Beleg.
- Sie hochladen. Ziehen Sie das PDF hinein oder fotografieren Sie einen Papierbeleg; ein mehrseitiger Scan bleibt ein Beleg.
- Sie über Peppol empfangen. Eine strukturierte Rechnung kommt als Daten an, ganz ohne Lesen.
Kommt dieselbe Rechnung zweimal an, etwa einmal per E-Mail und einmal über Peppol, bleibt sie ein Beleg.
Schritt 2: Prüfen
Bei einem PDF werden die Felder gelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und MwSt. Danach wird jedes Feld einzeln geprüft:
| Prüfung | Im Beispiel |
|---|---|
| Gehen Netto, MwSt. und Summe auf? | 100,00 € + 21,00 € = 121,00 €. Bestanden |
| Lässt sich der Lieferant einem bekannten Kontakt zuordnen? | Cloudship Software BV, über ihre Unternehmensnummer. Bestanden |
| Ist das ein Duplikat eines bereits vorhandenen Belegs? | Nein. Bestanden |
Geprüft wird je Feld, nicht je Beleg. Eine Rechnung kann rechnerisch aufgehen und trotzdem einen Lieferanten haben, der sich nicht zuordnen lässt — dann wartet nur dieses eine Feld auf Sie, mit der Begründung dabei. Ein Beleg, dessen Prüfungen alle bestehen, kann sich selbst bestätigen; einer, der an einer Prüfung scheitert, nicht.
Schritt 3: Durchsehen
Hier kommt ein Mensch ins Spiel, und das ist Absicht.
- Eine gescheiterte Prüfung. Angenommen, das Foto hat die MwSt.-Zeile abgeschnitten. Dokus zeigt neben dem Bild das Feld, das es nicht lesen konnte, und warum. Sie tragen es nach oder korrigieren es.
- Die Zahlung. Wenn am 24. September 121,00 € vom Konto abgehen, schlägt Dokus vor, dass diese Kontobewegung die Cloudship-Rechnung begleicht, und zeigt warum: gleicher Betrag, gleiche Gegenpartei, nach dem Rechnungsdatum. Sie bestätigen die Zuordnung. Ohne diese Bestätigung wird nichts als bezahlt markiert.
- Die Behandlung. Ob die Ausgabe voll abzugsfähig ist und wohin sie in den Büchern gehört, bleibt bei Ihrem Buchhalter. Dokus übergibt den Beleg und seine Quelle; diese Entscheidung trifft es nicht.
Was sich ändert, und was nicht
Das Tippen fällt weg. Rechnung, Prüfungen und Zahlung landen an einem Ort, und Ihr Buchhalter erhält den Beleg mit seiner Quelle statt einer abgetippten Zeile.
Was nicht wegfällt, ist das Urteil. Ein zerknitterter Beleg, ein Lieferant mit zwei Namen, eine Zahlung, die drei Rechnungen abdeckt: Das braucht weiterhin einen Menschen, und ein gutes System zeigt Ihnen genau, welche Fälle das sind und warum, statt zu raten.
Wenn Sie es an Ihren eigenen Unterlagen ausprobieren wollen: kostenlos starten und die nächste Lieferantenrechnung weiterleiten. Sie sehen, welche Felder gelesen wurden, welche Prüfungen bestanden sind und was für Sie übrig bleibt.