Jahresabschluss 2025: der Verspätungszuschlag beginnt am 1. September

Der Jahrgang zum 31. Dezember 2025 ist seit dem 1. August in Verzug. Am 1. September beginnt die Nationalbank, dafür zu kassieren, und der Preis richtet sich nach dem hinterlegten Schema — nicht nach der Größenklasse des Mandanten.

Zwei Daten bestimmen den Jahresabschluss einer Gesellschaft mit Abschluss zum 31. Dezember 2025, und nur eines davon wird zitiert.

Die Gesellschafterversammlung musste den Abschluss binnen sechs Monaten nach dem Stichtag billigen — bis 30. Juni 2026. Die Hinterlegung bei der Zentralen Bilanzzentrale musste binnen dreißig Tagen nach dieser Billigung folgen, in jedem Fall aber spätestens sieben Monate nach dem Stichtag: 31. Juli 2026. Eine heute noch nicht hinterlegte Akte ist nicht kurz davor, verspätet zu sein. Sie ist es seit drei Wochen.

Was sich am 1. September ändert, ist nicht die Frist. Es ist die Rechnung.

Die Zuschlagsstaffel

Art. 3:13 WVV sieht einen Tarifzuschlag für Jahresabschlüsse vor, die ab dem ersten Tag des neunten Monats nach dem Ende des Geschäftsjahres hinterlegt werden. Bei einem Jahresende zum 31. Dezember 2025 ist das der 1. September 2026. Die Nationalbank zieht ihn zusammen mit der Hinterlegungsgebühr für Rechnung des FÖD Finanzen ein.

Die Staffel springt, sie läuft nicht auf. Eine Akte, die vom 30. September auf den 1. Oktober rutscht, kostet im verkürzten Schema 76 € und im vollständigen 251 € mehr — für einen einzigen Tag Verzug. Diese Form ist für die Triage entscheidend: Zwischen den Stufen kostet eine weitere Woche nichts, und der Tag vor einer Stufe kostet alles.

Die Stufe folgt dem hinterlegten Schema

Hier liegen Zweitzusammenfassungen daneben, und es ist der Fehler, den ein Mandant bemerkt. Die beiden Spalten stehen für das tatsächlich hinterlegte Schema — verkürzt oder Mikro auf der einen, vollständig auf der anderen Seite. Eine kleine Gesellschaft, die das verkürzte Schema nutzen dürfte, aber ein vollständiges hinterlegt, weil der Konzern so berichtet oder eine Bank es verlangt hat, zahlt im September 504 € statt 151 €.

Die Größenklasse bestimmt, was eine Gesellschaft hinterlegen darf. Der Zuschlag liest, was sie hinterlegt hat. Prüfen Sie bei jeder Akte, in der das vollständige Schema freiwillig gewählt wurde, erst das Schema und dann den Kalender — der Unterschied beträgt 353 € im September und 1.057 € ab Januar.

Was zählt, ist das Datum der Einreichung

Der Zuschlag knüpft an die Hinterlegung an, nicht an die Zahlung. Am 31. August 2026 eingereichte Abschlüsse fallen aus dem Zuschlag heraus, auch wenn die Nationalbank die Gebühr im September abbucht und auch wenn die Hinterlegung erst danach verarbeitet wird. Am 1. September fünf nach Mitternacht eingereichte Abschlüsse fallen hinein.

Für eine Kanzlei mit einem Stapel offener Akten ist dieser eine Satz der Wochenplan: Alles, was vor Mitternacht am 31. August gebilligt und hinterlegt werden kann, spart je Akte zwischen 151 und 504 €. Im verkürzten und im Mikro-Schema übersteigt die Ersparnis die gesamte Hinterlegungsgebühr.

Die Gebühr selbst: strukturiert gegen PDF

Hinterlegungsgebühren 2026, inklusive MwSt.:

Rund 70 € je Akte und Jahr allein für die Wahl des Formats. Bei einem Bestand von achtzig Mandantenakten sind das rund 5.600 € im Jahr, und es ist dasselbe Geld, ob die Akte im März oder im November hinausgeht. Wo ein Teil des Bestands noch als PDF hinausgeht, ist das die billigste Korrektur, die dieser Beruf kennt — und anders als die Staffel wirkt sie auch bei Akten, die völlig pünktlich sind.

Was über der Rechnung der Nationalbank liegt

Der Zuschlag ist ein Verwaltungstarif. Er ist nicht die Sanktion, und ein Mandant, der ihn gezahlt hat, ist nicht aus der Sache.

Drei Risiken laufen daneben:

• Eine Geldbuße von 25 bis 250 € je verstrichenem Monat, gesondert für die verspätete Hinterlegung.
• Haftung der Geschäftsführer. Ein Schaden, den ein Dritter erleidet, gilt als Folge der fehlenden Hinterlegung, und der Geschäftsführer muss das Gegenteil beweisen. Eine verspätete Hinterlegung ist also keine Privatangelegenheit zwischen Gesellschaft und Nationalbank.
• Art. 2:74 WVV. Nach drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ohne hinterlegten Jahresabschluss kann das Unternehmensgericht die Auflösung der Gesellschaft auf Antrag jedes Interessierten aussprechen — eines Gläubigers, eines Wettbewerbers, der Staatsanwaltschaft. Werden vor dem Urteil alle offenen Hinterlegungen nachgeholt, ist das eine vollständige Verteidigung.

Diese letzte Regel setzt eine Priorität, die die meisten Aktenpläne verkehrt herum haben: Bei mehrjährigem Rückstand ist zuerst das älteste offene Jahr zu schließen, weil der Auslöser aufeinanderfolgende Jahre zählt, nicht Summen.

Höhere Gewalt

Eine Erstattung des Zuschlags kann wegen höherer Gewalt beantragt werden. Es ist ein Antrag, über den nach den Tatsachen entschieden wird — Krankheit, Brand, ein Ereignis, das die Hinterlegung wirklich unmöglich machte —, und kein Mittel gegen eine gedrängte Saison. Dokumentieren Sie den Grund, während er vorliegt. Eine sechs Monate später rekonstruierte Begründung überzeugt selten.

Der Arbeitsauftrag für diese Woche

1. Sortieren Sie die offenen Akten nach Stufe, nicht nach Mandantengröße. Alles, was die Nationalbank vor Mitternacht am 31. August erreicht, zahlt nichts extra. Nur diese Gruppe hat diese Woche eine Frist.
2. Preisen Sie für jede verbleibende Akte die nächste Stufe. Eine Akte, die im August nicht fertig wird, hat bis zum 31. Dezember Zeit, bevor sie von 227 / 755 € auf 453 / 1.510 € springt. Das zu schützende Datum ist der 31. Dezember — nicht „so bald wie möglich“, was kein Datum ist und den Oktober nicht übersteht.
3. Prüfen Sie das Schema jeder Hinterlegung im vollständigen Modell. Wo das vollständige Schema freiwillig gewählt wurde und das verkürzte offensteht, fällt der Zuschlag von 504 auf 151 € und die Gebühr von 379,50 auf 89,40 € — die eingesparte Arbeit noch nicht gerechnet.
4. Prüfen Sie, ob die Gesellschafterversammlung tatsächlich stattgefunden hat und protokolliert wurde. Ohne wirksame Billigung zu hinterlegen löst das Tarifproblem und lässt das Governance-Problem bestehen. Zwei Pflichten, eine Quittung.
5. Ziehen Sie das älteste offene Jahr vor, wo eine Akte mehr als ein Jahr Rückstand trägt.

Nichts an dieser Staffel steht im Ermessen, und nichts daran lässt sich am Schalter verhandeln. Die einzige Größe, die eine Kanzlei steuert, ist der Tag, an dem die Akte sie verlässt — weshalb die Triagefrage dieser Woche nicht lautet „wer ist zu spät“, sondern „wer lässt sich noch vor Montag hinterlegen“.