Comptes annuels 2025 : la surcharge tarifaire démarre le 1er septembre

Les sociétés clôturées au 31 décembre 2025 sont en défaut depuis le 1er août. Le 1er septembre, la Banque nationale commence à le facturer, et le prix dépend du schéma déposé — pas de la catégorie de taille du client.

Deux dates gouvernent les comptes annuels d'une société clôturée au 31 décembre 2025, et une seule est citée.

L'assemblée générale devait approuver les comptes dans les six mois de la clôture — le 30 juin 2026. Le dépôt à la Centrale des bilans devait suivre dans les trente jours de cette approbation et, en tout état de cause, au plus tard sept mois après la clôture : le 31 juillet 2026. Un dossier non déposé aujourd'hui n'est pas sur le point d'être en retard. Il l'est depuis trois semaines.

Ce qui change le 1er septembre, ce n'est pas le délai. C'est la facture.

L'échelle de la surcharge

L'art. 3:13 CSA prévoit une surcharge tarifaire sur les comptes annuels déposés à partir du premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l'exercice. Pour un exercice clôturé au 31 décembre 2025, c'est le 1er septembre 2026. La Banque nationale la perçoit avec le tarif de dépôt, pour le compte du SPF Finances.

L'échelle progresse par paliers, pas au prorata. Un dossier qui glisse du 30 septembre au 1er octobre coûte 76 € de plus en schéma abrégé et 251 € de plus en schéma complet — pour une journée. Cette forme commande le tri : entre deux paliers, une semaine de plus ne coûte rien ; la veille d'un palier, elle coûte tout.

Le palier suit le schéma déposé

C'est là que les résumés de seconde main se trompent, et c'est précisément l'erreur qu'un client relève. Les deux colonnes correspondent au schéma effectivement déposé — abrégé ou micro d'un côté, complet de l'autre.

Une petite société qui a droit au schéma abrégé mais dépose le schéma complet, parce que le groupe rapporte ainsi ou parce qu'une banque l'a demandé, paie 504 € en septembre, et non 151 €. La catégorie de taille détermine ce qu'une société peut déposer. La surcharge lit ce qu'elle a déposé.

Sur tout dossier où le schéma complet a été choisi volontairement, vérifiez le schéma avant le calendrier : l'écart est de 353 € en septembre et de 1.057 € à partir de janvier.

C'est la date du dépôt qui compte

La surcharge s'attache au dépôt, pas au paiement. Des comptes déposés le 31 août 2026 échappent à la surcharge même si la Banque nationale prélève le tarif en septembre et même si le traitement intervient ensuite. Des comptes déposés cinq minutes après minuit le 1er septembre y sont soumis.

Pour un cabinet qui garde une pile de dossiers non déposés, cette seule phrase constitue le plan de la semaine : tout ce qui peut être approuvé et déposé avant minuit le 31 août économise entre 151 € et 504 € par dossier. En schéma abrégé et en micro-schéma, l'économie dépasse le tarif de dépôt lui-même.

Le tarif lui-même : structuré contre PDF

Tarifs de dépôt 2026, TVA comprise :

Environ 70 € par dossier et par an, pour un choix de format. Sur un portefeuille de quatre-vingts dossiers clients, cela fait environ 5.600 € par an, et le montant est le même que le dépôt parte en mars ou en novembre. Si une partie du portefeuille sort encore en PDF, c'est la correction la moins chère disponible dans la profession — et, contrairement à l'échelle, elle vaut aussi pour les dossiers parfaitement à l'heure.

Ce qui vient s'ajouter à la note de la Banque nationale

La surcharge est un tarif administratif. Ce n'est pas la sanction, et un client qui l'a payée n'est pas en règle pour autant.

Trois expositions courent en parallèle :

• Une amende fiscale de 25 € à 250 € par mois écoulé, infligée séparément pour le dépôt tardif.
• La responsabilité des administrateurs. Le dommage subi par un tiers est présumé résulter de l'absence de dépôt ; c'est à l'administrateur d'établir le contraire. Un dépôt tardif n'est donc pas une affaire privée entre la société et la BNB.
• L'art. 2:74 CSA. Après trois exercices consécutifs sans dépôt des comptes annuels, le tribunal de l'entreprise peut prononcer la dissolution de la société à la demande de tout intéressé — un créancier, un concurrent, le ministère public. La régularisation de tous les dépôts en souffrance avant le jugement constitue une défense complète.

Cette dernière règle inverse une priorité que la plupart des plannings de dossier posent à l'envers : sur un dossier en retard de plusieurs exercices, on clôture d'abord l'exercice le plus ancien, puisque le déclencheur compte des années consécutives et non un total.

Force majeure

Le remboursement de la surcharge peut être demandé pour force majeure. C'est une demande appréciée sur les faits — maladie, incendie, événement ayant rendu le dépôt réellement impossible — et non un remède à une saison chargée. Documentez le motif au moment où il se produit ; une justification reconstituée six mois plus tard convainc rarement.

L'ordre de travail de la semaine

1. Triez les dossiers non déposés par palier, pas par taille de client. Tout ce qui atteint la Banque nationale avant minuit le 31 août ne paie rien de plus. C'est le seul groupe qui a une échéance cette semaine.
2. Pour chaque dossier restant, chiffrez le palier suivant. Un dossier qui ne sera pas prêt en août dispose jusqu'au 31 décembre avant de passer de 227 € / 755 € à 453 € / 1.510 €. La date à protéger est le 31 décembre — pas « dès que possible », qui n'est pas une date et ne survit pas à octobre.
3. Confirmez le schéma sur chaque dépôt en complet. Si le schéma complet était volontaire et que l'abrégé est disponible, la surcharge passe de 504 € à 151 € et le tarif de 379,50 € à 89,40 €, avant même de compter le travail épargné.
4. Vérifiez que l'assemblée générale a bien eu lieu et a été actée. Déposer sans approbation valable règle le problème tarifaire et laisse intact le problème de droit des sociétés. Deux obligations, un seul accusé de réception.
5. Remontez l'exercice non déposé le plus ancien sur tout dossier accusant plus d'une année de retard.

Rien dans cette échelle n'est discrétionnaire et rien ne se négocie au guichet. La seule variable que le cabinet maîtrise est le jour où le dossier part — c'est pourquoi la question de tri, cette semaine, n'est pas « qui est en retard » mais « qui peut encore être déposé avant lundi ».