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Von der Tabelle zum Finanzsystem: eine Rechnung, vorher und nachher
Ein konkreter Vorher-Nachher-Vergleich für Selbstständige in Belgien, die ihre Bücher in einer Tabelle führen: eine Rechnung, eine Teilzahlung und eine Frage, verfolgt einmal in der Tabelle und einmal in Dokus. Eine Illustration mit erfundenen Zahlen, keine Kundengeschichte.
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Eine Tabelle ist ein vernünftiger Anfang. Sie ist kostenlos, vertraut und flexibel. Was sie nicht leistet, ist Verbinden: die Rechnung, die Zahlung, die sie ausgleicht, und der Beleg hinter einer Ausgabe liegen an verschiedenen Orten — und Sie sind das Bindeglied.
Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied, wenn man einen ganz gewöhnlichen Vorgang durch beide verfolgt. Betrieb, Zahlen und Daten unten sind zur Illustration erfunden. Das ist keine Kundengeschichte.
Das Beispiel
Eine freiberufliche Designerin stellt einem Kunden ein Logo-Projekt in Rechnung:
- Rechnung 2026-031, EUR 1.000 zuzüglich 21% MwSt.: EUR 1.210, zahlbar in 30 Tagen.
- Der Kunde zahlt EUR 605 pünktlich und den Rest drei Wochen später.
- Dazwischen fragt sich die Designerin: wer schuldet mir noch Geld?
In der Tabelle
Die Rechnung verschicken. Die Designerin kopiert die Rechnung des Vormonats, ändert Nummer, Kunde und Betrag, exportiert ein PDF und mailt es. Die Tabelle bekommt eine neue Zeile: Nummer, Kunde, EUR 1.210, "verschickt". Nichts prüft, ob 2026-031 auf 2026-030 folgt oder ob der Kunde eine belgische Gesellschaft ist, die statt eines PDF eine strukturierte Rechnung über Peppol erhalten müsste (siehe den Peppol-Leitfaden).
Die erste Zahlung. EUR 605 erscheinen in der Banking-App. Die Designerin muss sich erinnern, zu welcher Rechnung sie gehören, die Tabelle öffnen und entscheiden, was in die Statusspalte kommt. "Bezahlt"? "Teilweise bezahlt"? Eine Notiz? Im nächsten Monat wird die Notiz leicht übersehen.
Die Frage. Um "wer schuldet mir noch Geld?" zu beantworten, filtert die Designerin die Tabelle nach nicht als bezahlt markierten Rechnungen und sieht dann in der Bank nach, was seit dem letzten Stand eingegangen ist. Die Antwort ist nur so gut wie der letzte Abgleich der beiden.
In Dokus
Die Rechnung verschicken. Die Designerin erstellt die Rechnung mit ausgewähltem Kunden. Die Nummerierung schließt an die letzte Rechnung an. Kann der Kunde über Peppol empfangen, verschickt das Bestätigen der Rechnung sie auf diesem Weg — in jedem Tarif. Danach steht sie als verschickt, mit ihrem Zustellstatus.
Die erste Zahlung. Sobald die Bankbuchung in Dokus ist, über einen Live-Bankfeed auf Core oder einen hochgeladenen Auszug in jedem Tarif, schlägt Dokus vor, dass die EUR 605 zu Rechnung 2026-031 gehören, und sagt warum. Die Designerin bestätigt. Die Rechnung steht nun als teilweise bezahlt, EUR 605 von EUR 1.210 offen. Kommt die zweite Zahlung, schließen derselbe Vorschlag und dieselbe Bestätigung sie ab. Ohne diese Bestätigung wird nichts zugeordnet.
Die Frage. Die Designerin fragt: wer schuldet mir noch Geld? Die Antwort führt die offenen Rechnungen als Datensätze auf, die sich öffnen lassen, darunter 2026-031 mit EUR 605 offen. Ask gibt es in jedem Tarif: 15 Fragen im Monat auf Free, ohne Limit auf Core. Dokumente werden auf einer Infrastruktur gelesen und klassifiziert, die wir in Belgien betreiben. Der optionale Assistent ist die Ausnahme: Ihre Frage und die zur Antwort nötigen Datensätze gehen an einen benannten externen Modellanbieter unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag und werden nie für Training verwendet.
Nebeneinander
| Schritt | Tabelle | Dokus |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Von Hand getippt | Schließt an die letzte Rechnung an |
| Zustellung an eine belgische Gesellschaft | PDF per Mail, von Ihnen geprüft | Peppol, wenn der Kunde empfangen kann, beim Bestätigen verschickt |
| Teilzahlung | Ein Status, den Sie wählen, und eine Notiz | Als teilweise bezahlt erfasst, mit offenem Betrag |
| Zahlung und Rechnung verbinden | Ihr Gedächtnis | Ein Vorschlag mit Begründung, von Ihnen bestätigt |
| "Wer schuldet mir noch?" | Filtern, dann die Bank prüfen | Gefragt, mit den Datensätzen beantwortet |
Was sich nicht ändert
- Sie prüfen weiterhin. Dokus schlägt vor; ein Mensch bestätigt. Jemand sieht sich die ungewöhnlichen Fälle weiterhin an.
- Ihre Buchhaltung entscheidet weiterhin über die Behandlung und reicht ein. Dokus hält die Datensätze, aus denen sie arbeitet; es ist kein Buchhalter. Siehe die Zusammenarbeit mit Ihrer Buchhaltung.
- Der Wechsel ist eine Entscheidung über Ihr eigenes Volumen. Bei einer Handvoll Rechnungen im Jahr kann eine gut geführte Tabelle genügen.
Wenn Sie wechseln
- Wählen Sie einen Stichtag. Beginnen Sie neue Rechnungen und Kosten ab diesem Datum im neuen Werkzeug; tippen Sie keine Jahre an Historie ab.
- Bewahren Sie die alte Tabelle als Nachweis für den Zeitraum davor.
- Sagen Sie Ihrer Buchhaltung, ab welchem Datum die Daten wo liegen.
Diese Art von Beispiel können Sie am Beispielbetrieb in der Demo nachvollziehen, ohne sich anzumelden.
Eine Rechnung, eine Zahlung und eine Frage, am Beispielbetrieb in der Demo.
So funktioniert es