De la hoja de cálculo al sistema financiero: una factura, antes y después

Una hoja de cálculo es una forma razonable de empezar. Es gratis, conocida y flexible. Lo que no hace es conectar cosas: la factura, el pago que la salda y el justificante que hay detrás de un gasto viven en sitios distintos, y usted es el enlace entre ellos.

La manera más clara de ver la diferencia es seguir un trabajo corriente por ambos caminos. El negocio, las cifras y las fechas de abajo están inventados para ilustrar. Esto no es un caso de cliente.

El ejemplo

Una diseñadora freelance factura a un cliente un proyecto de logotipo:

• Factura 2026-031, EUR 1.000 más 21% de IVA: EUR 1.210, a 30 días.
• El cliente paga EUR 605 a tiempo, y el resto tres semanas después.
• Entretanto, la diseñadora se pregunta: ¿quién me debe todavía dinero?

En la hoja de cálculo

Enviar la factura. La diseñadora copia la factura del mes pasado, cambia el número, el cliente y el importe, exporta un PDF y lo manda por correo. La hoja gana una fila: número, cliente, EUR 1.210, "enviada". Nada comprueba que 2026-031 siga a 2026-030, ni que el cliente sea una sociedad belga que debería recibir una factura estructurada por Peppol en lugar de un PDF (vea la guía de Peppol).

El primer pago. Aparecen EUR 605 en la app del banco. La diseñadora tiene que recordar a qué factura corresponden, abrir la hoja y decidir qué escribe en la columna de estado. ¿"Pagada"? ¿"Pagada en parte"? ¿Una nota? Al mes siguiente, esa nota se pasa por alto con facilidad.

La pregunta. Para responder a "¿quién me debe todavía dinero?", la diseñadora filtra la hoja por facturas no marcadas como pagadas y luego mira en el banco qué ha entrado desde la última actualización. La respuesta vale lo que valga la última vez que se compararon las dos cosas.

En Dokus

Enviar la factura. La diseñadora crea la factura con el cliente seleccionado. La numeración sigue a la factura anterior. Si el cliente puede recibir por Peppol, confirmar la factura la envía por esa vía, en todos los planes. Después figura como enviada, con su estado de entrega.

El primer pago. En cuanto el movimiento bancario está en Dokus, por un flujo bancario en vivo en Core o un extracto subido en cualquier plan, Dokus propone que los EUR 605 pertenecen a la factura 2026-031 y dice por qué. La diseñadora lo confirma. La factura figura ahora como pagada en parte, EUR 605 de EUR 1.210 abiertos. Cuando llega el segundo pago, la misma propuesta y la misma confirmación la cierran. Sin esa confirmación no se vincula nada.

La pregunta. La diseñadora pregunta: ¿quién me debe todavía dinero? La respuesta enumera las facturas abiertas como registros que se pueden abrir, entre ellas la 2026-031 con EUR 605 pendientes. Ask está en todos los planes: 15 preguntas al mes en Free, sin límite en Core. Los documentos se leen y se clasifican en infraestructura que operamos en Bélgica. El asistente opcional es la excepción: su pregunta, y los registros necesarios para responderla, van a un proveedor de modelos externo identificado bajo un acuerdo de tratamiento de datos, y nunca se usan para entrenamiento.

En paralelo

Qué no cambia

• Usted sigue revisando. Dokus propone; una persona confirma. Alguien sigue mirando los casos raros.
• Su contable sigue decidiendo el tratamiento y presentando. Dokus guarda los registros con los que trabaja; no es un contable. Vea trabajar con su contable.
• Cambiar es una decisión sobre su propio volumen. Con un puñado de facturas al año, una hoja bien llevada puede bastar.

Si da el paso

• Elija una fecha de corte. Empiece las facturas y los gastos nuevos en la herramienta nueva desde esa fecha; no vuelva a teclear años de historial.
• Guarde la hoja antigua como registro del periodo anterior.
• Dígale a su contable desde qué fecha los registros están dónde.

Puede seguir este mismo tipo de ejemplo sobre el negocio de ejemplo de la demo, sin registrarse.