De zaak runnenAnalyse
Van spreadsheet naar financieel systeem: één factuur, voor en na
Een concreet voor-en-na voor een Belgische freelancer die de boeken in een spreadsheet houdt: één factuur, één deelbetaling en één vraag, gevolgd door een spreadsheet en door Dokus. Een illustratie met verzonnen cijfers, geen klantenverhaal.
Door Artem Kuznetsov, oprichter
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
- Leestijd
- 3 min
Een spreadsheet is een redelijke manier om te beginnen. Hij is gratis, vertrouwd en flexibel. Wat hij niet doet, is dingen verbinden: de factuur, de betaling die ze aanzuivert en het bonnetje achter een kost staan op verschillende plaatsen, en u bent de schakel ertussen.
De duidelijkste manier om het verschil te tonen, is één gewoon stuk werk door allebei te volgen. De zaak, de cijfers en de data hieronder zijn verzonnen ter illustratie. Dit is geen klantenverhaal.
Het voorbeeld
Een freelance ontwerper factureert een klant voor een logoproject:
- Factuur 2026-031, EUR 1.000 plus 21% btw: EUR 1.210, betaalbaar binnen 30 dagen.
- De klant betaalt EUR 605 op tijd, en de rest drie weken later.
- Tussendoor vraagt de ontwerper zich af: wie is mij nog geld verschuldigd?
In de spreadsheet
De factuur versturen. De ontwerper kopieert de factuur van vorige maand, past het nummer, de klant en het bedrag aan, exporteert een pdf en mailt die. De spreadsheet krijgt een nieuwe rij: nummer, klant, EUR 1.210, "verstuurd". Niets controleert of 2026-031 volgt op 2026-030, of dat de klant een Belgische vennootschap is die een gestructureerde factuur over Peppol hoort te krijgen in plaats van een pdf (zie de Peppol-gids).
De eerste betaling. EUR 605 verschijnt in de bankapp. De ontwerper moet zich herinneren bij welke factuur die hoort, de spreadsheet openen en beslissen wat er in de statuskolom komt. "Betaald"? "Deels betaald"? Een notitie? Volgende maand is die notitie makkelijk over het hoofd te zien.
De vraag. Om "wie is mij nog geld verschuldigd?" te beantwoorden, filtert de ontwerper de spreadsheet op facturen die niet als betaald staan, en kijkt dan in de bank naar wat er sinds de laatste update is binnengekomen. Het antwoord is maar zo goed als de laatste keer dat beide vergeleken werden.
In Dokus
De factuur versturen. De ontwerper maakt de factuur met de klant geselecteerd. De nummering sluit aan op de vorige factuur. Kan de klant over Peppol ontvangen, dan verstuurt het bevestigen van de factuur ze langs die weg, in elk plan. Ze staat daarna als verstuurd, met haar leveringsstatus.
De eerste betaling. Zodra de bankverrichting in Dokus staat, via een live bankfeed op Core of een geupload uittreksel in elk plan, stelt Dokus voor dat de EUR 605 bij factuur 2026-031 hoort, en zegt waarom. De ontwerper bevestigt. De factuur staat nu als deels betaald, EUR 605 van EUR 1.210 open. Wanneer de tweede betaling binnenkomt, sluiten hetzelfde voorstel en dezelfde bevestiging ze af. Zonder die bevestiging wordt niets gekoppeld.
De vraag. De ontwerper vraagt: wie is mij nog geld verschuldigd? Het antwoord somt de openstaande facturen op als records die u kunt openen, 2026-031 inbegrepen met EUR 605 openstaand. Ask zit in elk plan: 15 vragen per maand op Free, zonder limiet op Core. Documenten worden gelezen en geclassificeerd op infrastructuur die wij in België beheren. De optionele assistent is de uitzondering: uw vraag, en de records die nodig zijn om ze te beantwoorden, gaan naar een genoemde externe modelaanbieder onder een verwerkersovereenkomst, en worden nooit voor training gebruikt.
Naast elkaar
| Stap | Spreadsheet | Dokus |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Met de hand getypt | Sluit aan op de vorige factuur |
| Levering aan een Belgische vennootschap | Pdf per mail, door u nagekeken | Peppol wanneer de klant kan ontvangen, verstuurd bij bevestiging |
| Deelbetaling | Een status die u kiest en een notitie | Geboekt als deels betaald, met het openstaande bedrag |
| Betaling en factuur koppelen | Uw geheugen | Vanzelf bevestigd als de betaling noemt wie betaalde; anders een voorstel met zijn reden, door u bevestigd |
| "Wie is mij nog geld verschuldigd?" | Filteren, dan de bank nakijken | Gevraagd, beantwoord met de records |
Wat niet verandert
- U reviewt nog altijd. Dokus stelt voor; een persoon bevestigt. Iemand kijkt nog altijd naar de ongewone gevallen.
- Uw boekhouder beslist nog altijd over de behandeling en dient in. Dokus houdt de records bij waaruit zij werken; het is geen boekhouder. Zie samenwerken met uw boekhouder.
- Overstappen is een beslissing over uw eigen volume. Met een handvol facturen per jaar kan een goed bijgehouden spreadsheet volstaan.
Als u overstapt
- Kies een einddatum. Start nieuwe facturen en kosten vanaf die datum in de nieuwe tool; typ geen jaren geschiedenis over.
- Bewaar de oude spreadsheet als het record van de periode ervoor.
- Zeg uw boekhouder vanaf welke datum de records waar staan.
U kunt ditzelfde soort voorbeeld volgen op de voorbeeldzaak in de demo, zonder u aan te melden.