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Du tableur au système financier : une facture, avant et après
Un avant-après concret pour un freelance belge qui tient ses comptes dans un tableur : une facture, un paiement partiel et une question, suivis dans un tableur puis dans Dokus. Une illustration avec des chiffres inventés, pas un témoignage client.
Par Artem Kuznetsov, fondateur
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- 4 min
Un tableur est une façon raisonnable de commencer. Il est gratuit, familier et souple. Ce qu'il ne fait pas, c'est relier les choses : la facture, le paiement qui la solde et le ticket derrière un coût vivent à des endroits différents, et c'est vous le lien entre eux.
La façon la plus claire de montrer la différence est de suivre un travail ordinaire dans les deux. L'entreprise, les chiffres et les dates ci-dessous sont inventés pour l'illustration. Ce n'est pas un témoignage client.
L'exemple
Une graphiste indépendante facture un client pour un projet de logo :
- Facture 2026-031, EUR 1.000 plus 21% de TVA : EUR 1.210, payable à 30 jours.
- Le client paie EUR 605 à temps, et le solde trois semaines plus tard.
- Entre-temps, la graphiste se demande : qui me doit encore de l'argent ?
Dans le tableur
Envoyer la facture. La graphiste copie la facture du mois dernier, change le numéro, le client et le montant, exporte un PDF et l'envoie par mail. Le tableur reçoit une nouvelle ligne : numéro, client, EUR 1.210, « envoyée ». Rien ne vérifie que 2026-031 suit 2026-030, ni que le client est une société belge qui devrait recevoir une facture structurée par Peppol plutôt qu'un PDF (voyez le guide Peppol).
Le premier paiement. EUR 605 apparaissent dans l'application bancaire. La graphiste doit se rappeler à quelle facture ils correspondent, ouvrir le tableur et décider quoi écrire dans la colonne statut. « Payée » ? « Partiellement payée » ? Une note ? Le mois suivant, la note se rate facilement.
La question. Pour répondre à « qui me doit encore de l'argent ? », la graphiste filtre le tableur sur les factures non marquées payées, puis vérifie dans la banque ce qui est rentré depuis la dernière mise à jour. La réponse ne vaut que la dernière fois où les deux ont été comparés.
Dans Dokus
Envoyer la facture. La graphiste crée la facture avec le client sélectionné. La numérotation suit la facture précédente. Si le client peut recevoir par Peppol, confirmer la facture l'envoie par cette voie, sur tous les plans. Elle apparaît ensuite comme envoyée, avec son état de livraison.
Le premier paiement. Dès que la transaction bancaire est dans Dokus, par un flux bancaire en direct sur Core ou un extrait chargé sur n'importe quel plan, Dokus propose que les EUR 605 appartiennent à la facture 2026-031 et dit pourquoi. La graphiste confirme. La facture apparaît alors comme partiellement payée, EUR 605 sur EUR 1.210 ouverts. Quand le second paiement arrive, la même proposition et la même confirmation la soldent. Rien n'est rapproché sans cette confirmation.
La question. La graphiste demande : qui me doit encore de l'argent ? La réponse liste les factures ouvertes comme des écritures que l'on peut ouvrir, dont 2026-031 avec EUR 605 restants. Ask est sur tous les plans : 15 questions par mois sur Free, sans limite sur Core. Les documents sont lus et classés sur une infrastructure que nous exploitons en Belgique. L'assistant optionnel est l'exception : votre question, et les écritures nécessaires pour y répondre, vont chez un fournisseur de modèle externe nommé, sous un accord de traitement des données, et ne servent jamais à l'entraînement.
Côte à côte
| Étape | Tableur | Dokus |
|---|---|---|
| Numéro de facture | Tapé à la main | Suit la facture précédente |
| Livraison à une société belge | PDF par mail, vérifié par vous | Peppol quand le client peut recevoir, envoyé à la confirmation |
| Paiement partiel | Un statut que vous choisissez et une note | Enregistré comme partiellement payé, avec le montant ouvert |
| Relier paiement et facture | Votre mémoire | Confirmé seul quand le paiement dit qui a payé ; sinon une proposition avec sa raison, confirmée par vous |
| « Qui me doit encore ? » | Filtrer, puis vérifier la banque | Demandé, répondu avec les écritures |
Ce qui ne change pas
- Vous révisez toujours. Dokus propose ; une personne confirme. Quelqu'un regarde toujours les cas inhabituels.
- Votre comptable décide toujours du traitement et dépose. Dokus tient les écritures à partir desquelles il travaille ; ce n'est pas un comptable. Voyez travailler avec votre comptable.
- Changer est une décision qui dépend de votre volume. Avec une poignée de factures par an, un tableur bien tenu peut suffire.
Si vous changez
- Choisissez une date de bascule. Commencez les nouvelles factures et les nouveaux coûts dans le nouvel outil à partir de cette date ; ne retapez pas des années d'historique.
- Gardez l'ancien tableur comme trace de la période précédente.
- Dites à votre comptable à partir de quelle date les écritures se trouvent où.
Vous pouvez suivre ce même type d'exemple sur l'entreprise d'exemple de la démo, sans créer de compte.
DOKUS
Une facture, un paiement et une question, sur l'entreprise d'exemple de la démo.
Voir comment cela fonctionne