Trabajar con su contable belga: una lista de comprobación para documentos, justificantes bancarios y plazos

Muchos autónomos y pequeñas sociedades de Bélgica trabajan con un contable externo (boekhouder o expert-comptable) que se ocupa de las declaraciones de IVA, las cuentas anuales y la declaración de la renta. Lo que el contable puede hacer con un trimestre depende de lo que le llega, en qué forma y cuándo.

Esta es una lista de comprobación para esa entrega. Se organiza en torno a cuatro cosas: los documentos, los justificantes bancarios, las preguntas que solo usted puede responder y los plazos.

Primero: quién es su contable

Desde 2019 la profesión tiene un único instituto, el ITAA (Instituto de Asesores Fiscales y Contables). Los servicios contables y fiscales para terceros están reservados a profesionales inscritos, que trabajan bajo normas deontológicas y cuentan con un seguro de responsabilidad civil. El registro es público: consúltelo cuando elija a alguien.

Después, haga a su contable tres preguntas prácticas, antes que ninguna otra cosa:

1. ¿Qué canal de entrada utiliza? Una plataforma documental (existen ClearFacts, Yuki, Exact Online y otras), su propio portal o un buzón compartido.
2. ¿Cómo quiere los datos bancarios? Un flujo CODA desde el banco, una conexión PSD2 en su software o archivos de extractos.
3. ¿Cuál es su fecha de cierre antes de cada vencimiento del IVA?

Todo lo que sigue depende de las respuestas. Nada en esta guía da por supuesto que un programa funcione con otro: pregunte y pruébelo una vez.

1. Los documentos

Facturas de venta

Desde el 1 de enero de 2026, las facturas entre empresas belgas sujetas al IVA deben ser facturas electrónicas estructuradas, con Peppol como red por defecto (véase la referencia jurídica). Enviar una factura a su cliente por Peppol no la coloca por sí solo en los libros de su contable. Acuerde cómo recibe su contable sus facturas de venta y compruebe, tras el primer mes, que han llegado todas.

Su contable necesita todas las facturas de venta y notas de crédito, no solo las que van por Peppol: también las facturas a particulares y a clientes extranjeros.

Facturas de compra

Algunas facturas de compra llegan estructuradas por Peppol. Muchas no:

• facturas de proveedores extranjeros;
• tiques de caja: restaurantes, aparcamiento, combustible, compras en tienda;
• facturas de suministros, primas de seguros y contratos de leasing;
• PDF de proveedores belgas que deberían haber enviado una factura estructurada (el briefing sobre la recepción explica qué significa eso para la deducción).

Para los documentos que no están estructurados, un escaneo o una foto legible que muestre el proveedor y su número de IVA, la fecha, el importe sin IVA, el IVA y una descripción. Envíe también los tiques de restaurante: el IVA no es deducible, pero parte del coste sí lo es en el impuesto sobre la renta.

Justificantes, una vez o cuando cambien

• Vehículo: factura de compra o contrato de leasing, certificado de seguro, extractos de la tarjeta de combustible.
• Despacho en casa: contrato de alquiler o cuadro de amortización del préstamo, y cómo calculó la parte profesional.
• Cotizaciones sociales: el resumen anual de su caja de seguros sociales.
• Liquidación fiscal: reenvíe el aanslagbiljet en cuanto llegue, para poder cotejarlo con la declaración.

2. Los justificantes bancarios

Su contable vincula los pagos a las facturas. Cómo le llegan los datos bancarios es decisión suya:

• CODA es el formato belga de extracto bancario definido por Febelfin. La mayoría de los bancos belgas pueden entregar archivos CODA directamente a un contable; pida a su banco y a su contable que lo configuren.
• Las conexiones PSD2 permiten que el software del contable lea la cuenta a través de la interfaz del banco, una vez que usted lo autoriza.
• Los archivos de extractos o los PDF son la opción de reserva, y suponen más trabajo manual de su lado.

Use la comunicación estructurada. La comunicación estructurada belga, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, lleva diez dígitos y un control de dos dígitos: el resto de dividir esos diez dígitos entre 97, escrito como 97 cuando el resto es 0. Cuando un cliente paga con ella, el pago y la factura pueden vincularse sin adivinar. Un concepto libre ("factura marzo") significa vincular a mano. Nunca reutilice una misma comunicación para dos facturas.

Mantenga una cuenta para el negocio. El gasto personal en la cuenta profesional obliga a clasificar cada movimiento.

3. Las preguntas que solo usted puede responder

Su contable no puede verlas en los documentos. Envíelas con los documentos, no al final del trimestre:

• la parte profesional de los gastos de uso mixto: coche, teléfono, internet, despacho en casa;
• para qué fue un pago inusual y a qué factura corresponde un pago parcial;
• una discrepancia con un cliente o una nota de crédito que prevé emitir;
• una factura extranjera, y si el proveedor o el cliente es una empresa;
• lo que viene: un vehículo nuevo, un empleado, una nueva actividad, una mudanza.

Una lista breve de preguntas abiertas con cada tanda de documentos es más útil que una reunión para reconstruirlas después.

4. Los plazos

Las fechas del IVA. Las declaraciones mensuales vencen el día 20 del mes siguiente; las trimestrales, el 25 del mes posterior al trimestre. Las fechas exactas se desplazan de forma distinta en cada caso, así que use el calendario oficial: para 2026 las fechas trimestrales son el 26 de enero (T4 2025), el 27 de abril (T1), el 25 de julio (T2), el 25 de octubre (T3) y el 25 de enero de 2027 (T4). Consulte la guía del IVA trimestral para las fechas mensuales.

Su fecha de cierre. Acuerde, antes de cada vencimiento, una fecha en la que esté dentro todo lo del período, y respétela. Varios días hábiles antes del vencimiento es lo habitual; su contable le dirá qué necesita.

Durante el trimestre. Envíe los documentos según lleguen, en lugar de en un solo lote. Reparte el trabajo y hace visible un documento que falta mientras todavía se puede reclamar.

Una vez al año. El resumen de cotizaciones sociales, la liquidación fiscal y cualquier cambio en su situación, en cuanto los tenga.

A qué puede llevar una entrega tardía: una declaración de IVA presentada fuera de plazo cuesta €100 por mes de retraso, con un máximo de €500 por declaración. La información tardía también dificulta fijar los pagos anticipados correctos (voorafbetalingen), lo que influye en si se aplica un recargo.

La lista de comprobación

Antes del primer trimestre

• Canal de entrada acordado y un documento de prueba recibido
• Vía para los datos bancarios configurada: CODA, PSD2 o archivos de extractos
• Comunicación estructurada en cada factura
• Una cuenta profesional separada
• Una fecha de cierre antes de cada vencimiento del IVA

Cada semana o según lleguen los documentos

• Facturas de venta y notas de crédito entregadas
• Facturas de compra y tiques enviados, legibles y completos
• Preguntas abiertas anotadas junto a los documentos

Cada trimestre

• Nada pendiente en la fecha de cierre
• Documentos que faltan reclamados antes del vencimiento, no después
• Una revisión breve con su contable: IVA a pagar, pagos anticipados, cotizaciones sociales

Dónde encaja Dokus

Dokus se sitúa antes de su contable, no en su lugar. Los documentos llegan por carga, reenvío de correo, escaneo o Peppol; Dokus los lee y comprueba identidades, totales, aritmética del IVA y referencias, y usted los confirma. Los extractos bancarios pueden importarse como CSV o PDF en todos los planes, y Core añade una conexión bancaria en vivo. Las vinculaciones de pago se proponen y las confirma una persona.

Su contable puede recibir acceso gratuito y obtiene una exportación: CSV con los documentos originales al lado. En Core, los registros confirmados se reenvían solos a su contable. Si esa exportación se importa sin problemas en el programa de su contable es algo que conviene probar con él, no algo que demos por supuesto. Vea cómo es el lado del contable.