Dal foglio di calcolo al sistema finanziario: una fattura, prima e dopo

Un foglio di calcolo è un modo ragionevole di cominciare. È gratis, familiare e flessibile. Quello che non fa è collegare le cose: la fattura, il pagamento che la salda e la ricevuta dietro un costo vivono in posti diversi, e il collegamento è lei.

Il modo più chiaro di mostrare la differenza è seguire un lavoro qualsiasi in tutti e due. Azienda, cifre e date qui sotto sono inventate per illustrare. Non è la storia di un cliente.

L'esempio

Una designer freelance fattura a un cliente un progetto di logo:

• Fattura 2026-031, EUR 1.000 più 21% di IVA: EUR 1.210, pagamento a 30 giorni.
• Il cliente paga EUR 605 puntualmente, e il resto tre settimane dopo.
• Nel frattempo la designer si chiede: chi mi deve ancora dei soldi?

Sul foglio di calcolo

Inviare la fattura. La designer copia la fattura del mese scorso, cambia numero, cliente e importo, esporta un PDF e lo manda via email. Il foglio guadagna una riga: numero, cliente, EUR 1.210, "inviata". Niente controlla che 2026-031 segua 2026-030, né che il cliente sia una società belga che dovrebbe ricevere una fattura strutturata via Peppol invece di un PDF (veda la guida a Peppol).

Il primo pagamento. Nell'app della banca compaiono EUR 605. La designer deve ricordarsi a quale fattura appartengano, aprire il foglio e decidere cosa scrivere nella colonna dello stato. "Pagata"? "Pagata in parte"? Una nota? Il mese dopo, quella nota è facile da perdere di vista.

La domanda. Per rispondere a "chi mi deve ancora dei soldi?", la designer filtra il foglio sulle fatture non segnate come pagate, poi controlla in banca cosa è entrato dall'ultimo aggiornamento. La risposta vale quanto l'ultima volta in cui le due cose sono state confrontate.

Dentro Dokus

Inviare la fattura. La designer crea la fattura con il cliente già selezionato. La numerazione prosegue dalla fattura precedente. Se il cliente può ricevere via Peppol, confermare la fattura la invia per quella strada, in ogni piano. Poi risulta inviata, con il suo stato di consegna.

Il primo pagamento. Appena il movimento bancario è in Dokus, da un flusso bancario in tempo reale su Core o da un estratto conto caricato in qualsiasi piano, Dokus propone che gli EUR 605 appartengano alla fattura 2026-031 e dice perché. La designer conferma. La fattura ora risulta pagata in parte, EUR 605 di EUR 1.210 ancora aperti. Quando arriva il secondo pagamento, la stessa proposta e la stessa conferma la chiudono. Senza quella conferma non viene abbinato nulla.

La domanda. La designer chiede: chi mi deve ancora dei soldi? La risposta elenca le fatture aperte come documenti che si possono aprire, compresa la 2026-031 con EUR 605 da incassare. Ask è in ogni piano: 15 domande al mese su Free, senza limite su Core. I documenti vengono letti e classificati su infrastruttura che gestiamo noi in Belgio. L'assistente opzionale è l'eccezione: la sua domanda, e i documenti necessari per rispondere, vanno a un fornitore di modelli esterno indicato per nome, sotto un accordo sul trattamento dei dati, e non vengono mai usati per l'addestramento.

Affiancati

Cosa non cambia

• Lei continua a rivedere. Dokus propone; una persona conferma. Qualcuno guarda ancora i casi insoliti.
• Il suo contabile continua a decidere il trattamento e a presentare. Dokus tiene i documenti da cui lavora; non è un contabile. Veda lavorare con il suo contabile.
• Cambiare è una decisione legata al suo volume. Con una manciata di fatture all'anno, un foglio tenuto bene può bastare.

Se cambia

• Scelga una data di taglio. Da quella data apra le fatture e i costi nuovi nel nuovo strumento; non ribatta anni di storico.
• Tenga il vecchio foglio come documento del periodo precedente.
• Dica al suo contabile da quale data i documenti stanno dove.

Può seguire lo stesso tipo di esempio sull'azienda di esempio nella demo, senza registrarsi.