Lavorare con il suo contabile belga: una lista di controllo per documenti, prove bancarie e tempistiche

Molti lavoratori autonomi e piccole società in Belgio si affidano a un contabile esterno (boekhouder o expert-comptable) che cura le dichiarazioni IVA, il bilancio annuale e la dichiarazione dei redditi. Ciò che il contabile può fare di un trimestre dipende da che cosa gli arriva, in quale forma e quando.

Questa è una lista di controllo per quel passaggio di consegne. È costruita su quattro elementi: i documenti, le prove bancarie, le domande a cui solo lei può rispondere e le tempistiche.

Prima di tutto: chi è il suo contabile

Dal 2019 la professione ha un unico istituto, l'ITAA (Istituto dei consulenti fiscali e dei contabili). I servizi contabili e fiscali per terzi sono riservati ai professionisti iscritti, che operano secondo regole deontologiche e dispongono di un'assicurazione professionale. Il registro è pubblico: lo consulti quando sceglie qualcuno.

Poi ponga al suo contabile tre domande pratiche, prima di ogni altra cosa:

1. Quale canale di acquisizione usa? Una piattaforma documentale (esistono ClearFacts, Yuki, Exact Online e altre), un portale proprio o una casella di posta condivisa.
2. Come vuole i dati bancari? Un flusso CODA dalla banca, un collegamento PSD2 nel suo software o file di estratti conto.
3. Qual è la sua data di chiusura prima di ogni scadenza IVA?

Tutto ciò che segue dipende dalle risposte. Nulla in questa guida presuppone che un programma funzioni con un altro: chieda, e provi una volta.

1. I documenti

Fatture attive

Dal 1° gennaio 2026 le fatture tra imprese belghe soggette a IVA devono essere fatture elettroniche strutturate, con Peppol come rete predefinita (si veda il riferimento giuridico). Inviare una fattura al cliente tramite Peppol non la mette di per sé nei libri del suo contabile. Concordi come il contabile riceve le sue fatture attive e verifichi, dopo il primo mese, che siano arrivate tutte.

Il suo contabile ha bisogno di tutte le fatture attive e le note di credito, non solo di quelle passate da Peppol: anche le fatture a privati e a clienti esteri.

Fatture passive

Alcune fatture passive arrivano strutturate tramite Peppol. Molte no:

• fatture di fornitori esteri;
• scontrini: ristoranti, parcheggi, carburante, acquisti in negozio;
• bollette, premi assicurativi e contratti di leasing;
• PDF di fornitori belgi che avrebbero dovuto inviare una fattura strutturata (il briefing sulla ricezione spiega che cosa comporta per la detrazione).

Per i documenti non strutturati, una scansione o una foto leggibile che mostri il fornitore e la sua partita IVA, la data, l'importo al netto dell'IVA, l'IVA e una descrizione. Invii anche gli scontrini dei ristoranti: l'IVA non è detraibile, ma parte del costo lo è ai fini delle imposte sui redditi.

Documenti giustificativi, una volta o quando cambiano

• Veicolo: fattura d'acquisto o contratto di leasing, certificato assicurativo, estratti della carta carburante.
• Ufficio in casa: contratto di locazione o piano di ammortamento del mutuo, e come ha calcolato la quota professionale.
• Contributi previdenziali: il prospetto annuale della sua cassa di assicurazioni sociali.
• Avviso di accertamento: inoltri l'aanslagbiljet appena arriva, così può essere confrontato con la dichiarazione.

2. Le prove bancarie

Il suo contabile abbina i pagamenti alle fatture. Il modo in cui i dati bancari gli arrivano è una sua scelta:

• CODA è il formato belga di estratto conto definito da Febelfin. La maggior parte delle banche belghe può consegnare i file CODA direttamente a un contabile; chieda alla sua banca e al suo contabile di predisporlo.
• I collegamenti PSD2 permettono al software del contabile di leggere il conto tramite l'interfaccia della banca, una volta che lei lo autorizza.
• I file di estratto conto o i PDF sono la soluzione di ripiego e comportano più lavoro manuale dalla sua parte.

Usi la comunicazione strutturata. La comunicazione strutturata belga, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, porta dieci cifre e un controllo di due cifre: il resto della divisione di quelle dieci cifre per 97, scritto 97 quando il resto è 0. Quando un cliente paga usandola, pagamento e fattura si abbinano senza tirare a indovinare. Una causale libera ("fattura marzo") significa abbinare a mano. Non riutilizzi mai la stessa comunicazione per due fatture.

Tenga un conto per l'attività. Le spese personali sul conto aziendale obbligano a smistare ogni movimento.

3. Le domande a cui solo lei può rispondere

Il suo contabile non le può leggere nei documenti. Le invii insieme ai documenti, non alla fine del trimestre:

• la quota professionale dei costi a uso misto: auto, telefono, internet, ufficio in casa;
• a che cosa serviva un pagamento insolito e a quale fattura appartiene un pagamento parziale;
• una contestazione di un cliente o una nota di credito che prevede di emettere;
• una fattura estera, e se il fornitore o il cliente è un'impresa;
• che cosa sta per cambiare: un nuovo veicolo, un dipendente, una nuova attività, un trasloco.

Un breve elenco di domande aperte insieme a ogni serie di documenti è più utile di una riunione per ricostruirle in seguito.

4. Tempistiche

Le date IVA. Le dichiarazioni mensili scadono il 20 del mese successivo, quelle trimestrali il 25 del mese successivo al trimestre. Le date esatte si spostano in modo diverso per ciascuna, quindi usi il calendario ufficiale: per il 2026 le date trimestrali sono il 26 gennaio (Q4 2025), il 27 aprile (Q1), il 25 luglio (Q2), il 25 ottobre (Q3) e il 25 gennaio 2027 (Q4). Le date mensili sono nella guida all'IVA trimestrale.

La sua data di chiusura. Concordi, prima di ogni scadenza, una data entro cui tutto il periodo è arrivato, e la rispetti. Alcuni giorni lavorativi prima della scadenza è la prassi; il suo contabile le dirà che cosa gli serve.

Durante il trimestre. Invii i documenti man mano che arrivano, invece che in un unico blocco. Distribuisce il lavoro e rende visibile un documento mancante finché si può ancora richiedere.

Una volta all'anno. Il prospetto dei contributi previdenziali, l'avviso di accertamento e ogni cambiamento della sua situazione, appena li ha.

A che cosa può portare una consegna tardiva: una dichiarazione IVA presentata in ritardo costa €100 per ogni mese di ritardo, fino a un massimo di €500 per dichiarazione. Informazioni tardive rendono inoltre più difficile fissare gli acconti d'imposta corretti (voorafbetalingen), il che incide sull'eventuale maggiorazione.

La lista di controllo

Prima del primo trimestre

• Canale di acquisizione concordato e un documento di prova ricevuto
• Percorso dei dati bancari predisposto: CODA, PSD2 o file di estratto conto
• Comunicazione strutturata su ogni fattura
• Un conto aziendale separato
• Una data di chiusura prima di ogni scadenza IVA

Ogni settimana o man mano che arrivano i documenti

• Fatture attive e note di credito consegnate
• Fatture passive e scontrini inviati, leggibili e completi
• Domande aperte annotate insieme ai documenti

Ogni trimestre

• Nulla in sospeso alla data di chiusura
• Documenti mancanti richiesti prima della scadenza, non dopo
• Una breve revisione con il suo contabile: IVA dovuta, acconti d'imposta, contributi previdenziali

Dove si colloca Dokus

Dokus sta prima del suo contabile, non al suo posto. I documenti arrivano per caricamento, inoltro di e-mail, scansione o Peppol; Dokus li legge e verifica identità, totali, aritmetica dell'IVA e riferimenti, e lei li conferma. Gli estratti conto si importano in CSV o PDF su tutti i piani, e Core aggiunge un collegamento bancario in tempo reale. Gli abbinamenti dei pagamenti sono proposti e confermati da una persona.

Il suo contabile può ricevere un accesso gratuito e ottiene un export: un CSV con i documenti originali accanto. Su Core, i documenti confermati si inoltrano da soli al suo contabile. Se quell'export si importi senza problemi nel programma del suo contabile è una cosa da verificare con lui, non da dare per scontata. Guardi com'è il lato del contabile.