Zusammenarbeit mit Ihrem belgischen Buchhalter: eine Checkliste für Belege, Bankdaten und Termine

Viele Selbstständige und kleine Gesellschaften in Belgien arbeiten mit einem externen Buchhalter (boekhouder oder expert-comptable), der die MwSt.-Erklärungen, den Jahresabschluss und die Steuererklärung übernimmt. Was der Buchhalter aus einem Quartal machen kann, hängt davon ab, was ihn erreicht, in welcher Form und wann.

Dies ist eine Checkliste für diese Übergabe. Sie ist um vier Dinge herum aufgebaut: die Belege, die Bankdaten, die Fragen, die nur Sie beantworten können, und die Termine.

Zuerst: wer Ihr Buchhalter ist

Seit 2019 hat der Berufsstand ein einziges Institut, das ITAA (Institut der Steuerberater und Buchhalter). Buchhalterische und steuerliche Dienstleistungen für Dritte sind eingetragenen Berufsangehörigen vorbehalten, die Berufsregeln unterliegen und eine Haftpflichtversicherung haben. Das Register ist öffentlich: Sehen Sie hinein, wenn Sie jemanden auswählen.

Stellen Sie Ihrem Buchhalter danach drei praktische Fragen, noch vor allem anderen:

1. Welchen Eingangskanal nutzen Sie? Eine Belegplattform (ClearFacts, Yuki, Exact Online und andere gibt es), ein eigenes Portal oder ein gemeinsames Postfach.
2. Wie möchten Sie die Bankdaten? Einen CODA-Datenstrom von der Bank, eine PSD2-Verbindung in Ihrer Software oder Dateien mit Kontoauszügen.
3. Wann ist Ihr Stichtag vor jedem MwSt.-Termin?

Alles Folgende hängt von den Antworten ab. Nichts in diesem Leitfaden setzt voraus, dass ein Programm mit einem anderen zusammenarbeitet: fragen Sie nach, und testen Sie es einmal.

1. Die Belege

Ausgangsrechnungen

Seit dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen sein, mit Peppol als Standardnetz (siehe die juristische Referenz). Eine Rechnung über Peppol an Ihren Kunden zu senden, bringt sie damit noch nicht in die Bücher Ihres Buchhalters. Vereinbaren Sie, wie Ihr Buchhalter Ihre Ausgangsrechnungen erhält, und prüfen Sie nach dem ersten Monat, ob jede angekommen ist.

Ihr Buchhalter braucht alle Ausgangsrechnungen und Gutschriften, nicht nur die über Peppol: auch Rechnungen an Privatkunden und an ausländische Kunden.

Eingangsrechnungen

Manche Eingangsrechnungen kommen strukturiert über Peppol. Viele nicht:

• Rechnungen ausländischer Lieferanten;
• Kassenbelege: Restaurants, Parken, Kraftstoff, Einkäufe im Laden;
• Energierechnungen, Versicherungsprämien und Leasingverträge;
• PDFs belgischer Lieferanten, die eine strukturierte Rechnung hätten senden müssen (das Briefing zum Empfang erklärt, was das für den Vorsteuerabzug bedeutet).

Für Belege, die nicht strukturiert sind: ein lesbarer Scan oder ein Foto mit Lieferant und dessen MwSt.-Nummer, Datum, Betrag ohne MwSt., MwSt. und einer Beschreibung. Senden Sie auch Restaurantbelege: Die MwSt. ist nicht abziehbar, ein Teil der Kosten aber bei der Einkommensteuer.

Nachweise, einmalig oder bei Änderung

• Fahrzeug: Kaufrechnung oder Leasingvertrag, Versicherungsbescheinigung, Abrechnungen der Tankkarte.
• Arbeitszimmer: Mietvertrag oder Tilgungsplan des Kredits und wie Sie den beruflichen Anteil berechnet haben.
• Sozialbeiträge: die Jahresabrechnung Ihrer Sozialversicherungskasse.
• Steuerbescheid: Leiten Sie den aanslagbiljet weiter, sobald er eintrifft, damit er gegen die Erklärung geprüft werden kann.

2. Die Bankdaten

Ihr Buchhalter ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Wie die Bankdaten ihn erreichen, ist seine Entscheidung:

• CODA ist das belgische Kontoauszugsformat, festgelegt von Febelfin. Die meisten belgischen Banken können CODA-Dateien direkt an einen Buchhalter liefern; bitten Sie Ihre Bank und Ihren Buchhalter, das einzurichten.
• PSD2-Verbindungen lassen die Software des Buchhalters das Konto über die Schnittstelle der Bank lesen, sobald Sie es genehmigen.
• Auszugsdateien oder PDFs sind die Rückfallebene und bedeuten mehr Handarbeit auf seiner Seite.

Nutzen Sie die strukturierte Mitteilung. Die belgische strukturierte Mitteilung, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, trägt zehn Ziffern und eine zweistellige Prüfzahl: den Rest dieser zehn Ziffern geteilt durch 97, als 97 geschrieben, wenn der Rest 0 ist. Zahlt ein Kunde damit, lassen sich Zahlung und Rechnung ohne Raten zuordnen. Ein freier Verwendungszweck ("Rechnung März") bedeutet Zuordnung von Hand. Verwenden Sie eine Mitteilung nie für zwei Rechnungen.

Halten Sie ein Konto für das Geschäft. Private Ausgaben auf dem Geschäftskonto bedeuten, dass jede Buchung sortiert werden muss.

3. Die Fragen, die nur Sie beantworten können

Ihr Buchhalter kann sie den Belegen nicht ansehen. Senden Sie sie mit den Belegen, nicht am Ende des Quartals:

• den beruflichen Anteil gemischt genutzter Kosten: Auto, Telefon, Internet, Arbeitszimmer;
• wofür eine ungewöhnliche Zahlung war und zu welcher Rechnung eine Teilzahlung gehört;
• ein Streit mit einem Kunden oder eine Gutschrift, die Sie ausstellen werden;
• eine ausländische Rechnung und ob Lieferant oder Kunde ein Unternehmen ist;
• was ansteht: ein neues Fahrzeug, ein Angestellter, eine neue Tätigkeit, ein Umzug.

Eine kurze Liste offener Fragen bei jedem Stapel Belege ist nützlicher als ein Termin, um sie später zu rekonstruieren.

4. Termine

Die MwSt.-Termine. Monatserklärungen sind am 20. des Folgemonats fällig, Quartalserklärungen am 25. des Monats nach dem Quartal. Die genauen Daten verschieben sich jeweils anders, nutzen Sie daher den offiziellen Kalender: für 2026 sind die Quartalstermine der 26. Januar (Q4 2025), der 27. April (Q1), der 25. Juli (Q2), der 25. Oktober (Q3) und der 25. Januar 2027 (Q4). Die Monatstermine stehen im Leitfaden zur Quartalserklärung.

Ihr Stichtag. Vereinbaren Sie vor jedem Termin ein Datum, zu dem alles für den Zeitraum vorliegt, und halten Sie es ein. Einige Werktage vor dem Termin ist üblich; Ihr Buchhalter sagt Ihnen, was er braucht.

Während des Quartals. Senden Sie Belege, sobald sie eintreffen, statt in einem Stapel. Das verteilt die Arbeit und macht einen fehlenden Beleg sichtbar, solange er noch angefordert werden kann.

Einmal im Jahr. Die Abrechnung der Sozialbeiträge, den Steuerbescheid und jede Änderung Ihrer Situation, sobald Sie sie haben.

Wozu eine späte Übergabe führen kann: Eine verspätete MwSt.-Erklärung kostet €100 je Monat Verzug, höchstens €500 je Erklärung. Späte Informationen erschweren außerdem, die richtigen Steuervorauszahlungen (voorafbetalingen) festzulegen, was darüber mitentscheidet, ob ein Zuschlag anfällt.

Die Checkliste

Vor dem ersten Quartal

• Eingangskanal vereinbart und ein Testbeleg angekommen
• Weg für die Bankdaten eingerichtet: CODA, PSD2 oder Auszugsdateien
• Strukturierte Mitteilung auf jeder Rechnung
• Ein getrenntes Geschäftskonto
• Ein Stichtag vor jedem MwSt.-Termin

Jede Woche oder sobald Belege eintreffen

• Ausgangsrechnungen und Gutschriften übergeben
• Eingangsrechnungen und Belege gesendet, lesbar und vollständig
• Offene Fragen bei den Belegen notiert

Jedes Quartal

• Zum Stichtag steht nichts mehr offen
• Fehlende Belege vor dem Termin angefordert, nicht danach
• Eine kurze Durchsicht mit Ihrem Buchhalter: MwSt.-Zahllast, Vorauszahlungen, Sozialbeiträge

Wo Dokus hineinpasst

Dokus steht vor Ihrem Buchhalter, nicht an seiner Stelle. Belege kommen per Upload, E-Mail-Weiterleitung, Scan oder Peppol; Dokus liest sie und prüft Identitäten, Summen, MwSt.-Rechenwerk und Referenzen, und Sie bestätigen sie. Kontoauszüge lassen sich in jedem Plan als CSV oder PDF einlesen, und Core ergänzt eine Live-Bankanbindung. Zahlungszuordnungen werden vorgeschlagen und von einem Menschen bestätigt.

Ihr Buchhalter kann kostenlosen Zugang erhalten und bekommt einen Export: CSV mit den Originalbelegen daneben. Auf Core leiten sich bestätigte Datensätze selbst an Ihren Buchhalter weiter. Ob dieser Export sauber in das Programm Ihres Buchhalters einliest, prüfen Sie gemeinsam mit ihm; wir setzen es nicht voraus. Sehen Sie, wie die Buchhalterseite aussieht.