Работа с бельгийским бухгалтером: чек-лист по документам, банковским доказательствам и срокам

Многие бельгийские фрилансеры и небольшие компании работают с внешним бухгалтером (boekhouder или expert-comptable), который готовит декларации НДС, годовую отчетность и налоговую декларацию. То, что бухгалтер может сделать с кварталом, зависит от того, что до него дошло, в каком виде и когда.

Это чек-лист для такой передачи. Он построен вокруг четырех вещей: документы, банковские доказательства, вопросы, на которые можете ответить только вы, и сроки.

Сначала: кто ваш бухгалтер

С 2019 года у профессии один институт — ITAA (Институт налоговых консультантов и бухгалтеров). Бухгалтерские и налоговые услуги для третьих лиц закреплены за специалистами, состоящими в реестре: они работают по профессиональным правилам и имеют страхование ответственности. Реестр открытый — загляните в него, когда выбираете человека.

Затем задайте бухгалтеру три практических вопроса, прежде чем что-либо еще:

1. Через какой канал вы принимаете документы? Платформа для документов (существуют ClearFacts, Yuki, Exact Online и другие), собственный портал или общий почтовый ящик.
2. В каком виде вам нужны банковские данные? Поток CODA из банка, PSD2-подключение в вашей программе или файлы выписок.
3. Какой у вас крайний срок перед каждой датой по НДС?

Всё дальнейшее зависит от ответов. Ничто в этом руководстве не предполагает, что одна программа работает с другой: спросите и проверьте один раз.

1. Документы

Исходящие счета

С 1 января 2026 года счета между бельгийскими компаниями, зарегистрированными по НДС, должны быть структурированными электронными счетами, а сетью по умолчанию является Peppol (см. юридическую справку). Отправка счета клиенту через Peppol сама по себе не заносит его в книги вашего бухгалтера. Договоритесь, как бухгалтер получает ваши исходящие счета, и после первого месяца проверьте, что дошел каждый.

Бухгалтеру нужны все исходящие счета и кредит-ноты, а не только те, что прошли через Peppol: счета частным лицам и зарубежным клиентам тоже.

Входящие счета

Часть входящих счетов приходит структурированной через Peppol. Многие — нет:

• счета зарубежных поставщиков;
• кассовые чеки: рестораны, парковка, топливо, покупки в магазине;
• счета за коммунальные услуги, страховые премии и договоры лизинга;
• PDF от бельгийских поставщиков, которые должны были прислать структурированный счет (в брифинге о получении разобрано, что это значит для вычета).

Для неструктурированных документов — читаемый скан или фото, где видны поставщик и его номер НДС, дата, сумма без НДС, НДС и описание. Ресторанные чеки тоже отправляйте: НДС по ним не вычитается, но часть расходов учитывается в подоходном налоге.

Подтверждающие документы — один раз или при изменении

• Автомобиль: счет на покупку или договор лизинга, страховое свидетельство, выписки по топливной карте.
• Кабинет дома: договор аренды или график погашения кредита и то, как вы рассчитали профессиональную долю.
• Социальные взносы: годовая справка вашей кассы социального страхования.
• Налоговое уведомление: перешлите aanslagbiljet сразу по получении, чтобы его можно было сверить с декларацией.

2. Банковские доказательства

Бухгалтер сопоставляет платежи со счетами. Как банковские данные попадают к нему — его выбор:

• CODA — бельгийский формат банковской выписки, определенный Febelfin. Большинство бельгийских банков могут передавать файлы CODA бухгалтеру напрямую; попросите банк и бухгалтера это настроить.
• PSD2-подключения позволяют программе бухгалтера читать счет через интерфейс банка — после вашего разрешения.
• Файлы выписок или PDF — запасной вариант, и это больше ручной работы с его стороны.

Используйте структурированное назначение платежа. Бельгийское структурированное назначение, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, содержит десять цифр и двузначную контрольную часть: остаток от деления этих десяти цифр на 97, записанный как 97, если остаток равен 0. Когда клиент платит с ним, платеж и счет сопоставляются без догадок. Произвольный текст («счет за март») означает сопоставление вручную. Никогда не используйте одно назначение для двух счетов.

Держите отдельный счет для бизнеса. Личные траты по рабочему счету означают, что разбирать придется каждую операцию.

3. Вопросы, на которые можете ответить только вы

Бухгалтер не увидит этого в документах. Отправляйте их вместе с документами, а не в конце квартала:

• профессиональная доля расходов смешанного использования: автомобиль, телефон, интернет, кабинет дома;
• за что был необычный платеж и к какому счету относится частичная оплата;
• спор с клиентом или кредит-нота, которую вы собираетесь выставить;
• зарубежный счет и то, является ли поставщик или клиент компанией;
• что предстоит: новый автомобиль, сотрудник, новый вид деятельности, переезд.

Короткий список открытых вопросов при каждой партии документов полезнее, чем встреча, на которой их восстанавливают задним числом.

4. Сроки

Даты по НДС. Месячные декларации подаются до 20-го числа следующего месяца, квартальные — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Точные даты сдвигаются по-разному, поэтому пользуйтесь официальным календарем: на 2026 год квартальные даты — 26 января (Q4 2025), 27 апреля (Q1), 25 июля (Q2), 25 октября (Q3) и 25 января 2027 (Q4). Месячные даты — в руководстве по квартальному НДС.

Ваш крайний срок. Договоритесь о дате перед каждым сроком, к которой всё за период собрано, и придерживайтесь ее. Несколько рабочих дней до срока — обычная практика; бухгалтер скажет, что ему нужно.

В течение квартала. Отправляйте документы по мере их появления, а не одной пачкой. Это распределяет работу и делает недостающий документ заметным, пока его еще можно запросить.

Раз в год. Справка по социальным взносам, налоговое уведомление и любое изменение вашей ситуации — как только они у вас появились.

К чему приводит поздняя передача: декларация НДС, поданная с опозданием, стоит €100 за каждый месяц задержки, но не более €500 за декларацию. Поздняя информация также осложняет расчет правильных авансовых налоговых платежей (voorafbetalingen), от которых зависит, будет ли начислена надбавка.

Чек-лист

До первого квартала

• Канал приема согласован, один тестовый документ получен
• Маршрут банковских данных настроен: CODA, PSD2 или файлы выписок
• Структурированное назначение платежа на каждом счете
• Отдельный счет для бизнеса
• Крайний срок перед каждой датой по НДС

Каждую неделю или по мере поступления документов

• Исходящие счета и кредит-ноты переданы
• Входящие счета и чеки отправлены, читаемые и полные
• Открытые вопросы записаны вместе с документами

Каждый квартал

• К крайнему сроку ничего не висит
• Недостающие документы запрошены до срока, а не после
• Короткий разбор с бухгалтером: НДС к уплате, авансовые платежи, социальные взносы

Где здесь Dokus

Dokus стоит перед вашим бухгалтером, а не вместо него. Документы приходят через загрузку, пересылку почты, скан или Peppol; Dokus читает их и проверяет реквизиты, итоги, арифметику НДС и ссылки, а подтверждаете их вы. Банковские выписки можно импортировать в CSV или PDF на любом тарифе, а Core добавляет банковскую ленту в реальном времени. Сопоставления платежей предлагаются и подтверждаются человеком.

Вашему бухгалтеру можно дать бесплатный доступ; он получает выгрузку — CSV с исходными документами рядом. На Core подтвержденные документы пересылаются бухгалтеру сами. Импортируется ли эта выгрузка без ошибок в программу вашего бухгалтера — это стоит проверить вместе с ним, а не считать само собой разумеющимся. Посмотрите, как выглядит сторона бухгалтера.