Samenwerken met uw Belgische boekhouder: een checklist voor documenten, bankbewijs en timing

Veel Belgische freelancers en kleine vennootschappen werken met een externe boekhouder of accountant die de btw-aangiften, de jaarrekening en de belastingaangifte verzorgt. Wat de boekhouder met een kwartaal kan doen, hangt af van wat hem bereikt, in welke vorm en wanneer.

Dit is een checklist voor die overdracht. Ze draait om vier zaken: de documenten, het bankbewijs, de vragen die alleen u kunt beantwoorden, en de timing.

Eerst: wie uw boekhouder is

Sinds 2019 heeft het beroep één instituut, het ITAA (Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants). Boekhoudkundige en fiscale diensten voor derden zijn voorbehouden aan ingeschreven beroepsbeoefenaars, die onder deontologische regels werken en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben. Het register is openbaar: raadpleeg het wanneer u iemand kiest.

Stel uw boekhouder daarna drie praktische vragen, nog voor al het andere:

1. Welk intakekanaal gebruikt u? Een documentplatform (ClearFacts, Yuki, Exact Online en andere bestaan), een eigen portaal, of een gedeelde mailbox.
2. Hoe wilt u de bankgegevens? Een CODA-stroom van de bank, een PSD2-koppeling in de software, of bestanden met rekeninguittreksels.
3. Wat is uw deadline vóór elke btw-vervaldag?

Alles hieronder hangt af van de antwoorden. Niets in deze gids gaat ervan uit dat het ene pakket met het andere werkt: vraag het, en test het één keer.

1. De documenten

Verkoopfacturen

Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen zijn, met Peppol als standaardnetwerk (zie de juridische referentie). Een factuur via Peppol naar uw klant sturen, zet ze daarmee nog niet in de boeken van uw boekhouder. Spreek af hoe uw boekhouder uw verkoopfacturen ontvangt, en controleer na de eerste maand of elke factuur is aangekomen.

Uw boekhouder heeft alle verkoopfacturen en creditnota's nodig, niet alleen die via Peppol: ook facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten.

Aankoopfacturen

Sommige aankoopfacturen komen gestructureerd binnen via Peppol. Veel andere niet:

• facturen van buitenlandse leveranciers;
• kassabonnen: restaurants, parking, brandstof, aankopen in de winkel;
• energiefacturen, verzekeringspremies en leasecontracten;
• pdf's van Belgische leveranciers die een gestructureerde factuur hadden moeten sturen (de briefing over ontvangst legt uit wat dat betekent voor de aftrek).

Voor documenten die niet gestructureerd zijn: een leesbare scan of foto met de leverancier en zijn btw-nummer, de datum, het bedrag exclusief btw, de btw en een omschrijving. Stuur ook restaurantbonnen door: de btw is niet aftrekbaar, maar een deel van de kost is dat wel in de inkomstenbelasting.

Bewijsstukken, eenmalig of bij wijziging

• Voertuig: aankoopfactuur of leasecontract, verzekeringsattest, afrekeningen van de tankkaart.
• Bureau thuis: huurcontract of aflossingstabel van het krediet, en hoe u het beroepsgedeelte hebt berekend.
• Sociale bijdragen: het jaarlijkse overzicht van uw sociaal verzekeringsfonds.
• Aanslagbiljet: stuur het door zodra het binnenkomt, zodat het tegen de aangifte kan worden gelegd.

2. Het bankbewijs

Uw boekhouder koppelt betalingen aan facturen. Hoe de bankgegevens hem bereiken, is zijn keuze:

• CODA is het Belgische formaat voor rekeninguittreksels, vastgelegd door Febelfin. De meeste Belgische banken kunnen CODA-bestanden rechtstreeks aan een boekhouder leveren; vraag uw bank en uw boekhouder om dat in te stellen.
• PSD2-koppelingen laten de software van de boekhouder de rekening lezen via de interface van de bank, zodra u dat toestaat.
• Uittrekselbestanden of pdf's zijn de terugvaloptie, en betekenen meer handwerk aan zijn kant.

Gebruik de gestructureerde mededeling. De Belgische gestructureerde mededeling, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, draagt tien cijfers en een controlegetal van twee cijfers: de rest van die tien cijfers gedeeld door 97, geschreven als 97 wanneer de rest 0 is. Betaalt een klant ermee, dan kunnen betaling en factuur zonder gissen aan elkaar worden gekoppeld. Een vrije mededeling ("factuur maart") betekent koppelen met de hand. Hergebruik nooit één mededeling voor twee facturen.

Houd één rekening voor de zaak. Privé-uitgaven op de zakelijke rekening betekenen dat elke verrichting moet worden uitgezocht.

3. De vragen die alleen u kunt beantwoorden

Uw boekhouder kan deze niet in de documenten zien. Stuur ze mee met de documenten, niet op het einde van het kwartaal:

• het beroepsgedeelte van gemengd gebruikte kosten: auto, telefoon, internet, bureau thuis;
• waarvoor een ongewone betaling diende, en bij welke factuur een gedeeltelijke betaling hoort;
• een geschil met een klant of een creditnota die u verwacht op te maken;
• een buitenlandse factuur, en of de leverancier of klant een onderneming is;
• wat eraan komt: een nieuw voertuig, een werknemer, een nieuwe activiteit, een verhuis.

Een korte lijst met open vragen bij elke reeks documenten is nuttiger dan een vergadering om ze later te reconstrueren.

4. Timing

De btw-data. Maandaangiften vervallen op de 20e van de volgende maand, kwartaalaangiften op de 25e van de maand na het kwartaal. De exacte data schuiven voor elk anders op, gebruik dus de officiële kalender: voor 2026 zijn de kwartaaldata 26 januari (K4 2025), 27 april (K1), 25 juli (K2), 25 oktober (K3) en 25 januari 2027 (K4). Zie de gids over de kwartaalaangifte voor de maanddata.

Uw deadline. Spreek vóór elke vervaldag een datum af waarop alles voor de periode binnen is, en houd u eraan. Enkele werkdagen voor de vervaldag is gebruikelijk; uw boekhouder zegt u wat hij nodig heeft.

Doorheen het kwartaal. Stuur documenten door zodra ze binnenkomen, niet in één pakket. Dat spreidt het werk, en het maakt een ontbrekend document zichtbaar zolang het nog kan worden opgevraagd.

Eén keer per jaar. Het overzicht van de sociale bijdragen, het aanslagbiljet en elke wijziging in uw situatie, zodra u ze hebt.

Waartoe een late overdracht kan leiden: een laattijdige btw-aangifte kost €100 per maand vertraging, met een maximum van €500 per aangifte. Late informatie maakt het ook moeilijker om de juiste voorafbetalingen te doen, wat meespeelt of er een vermeerdering volgt.

De checklist

Voor het eerste kwartaal

• Intakekanaal afgesproken, en één testdocument ontvangen
• Route voor de bankgegevens ingesteld: CODA, PSD2 of uittrekselbestanden
• Gestructureerde mededeling op elke factuur
• Een aparte zakelijke rekening
• Een deadline vóór elke btw-vervaldag

Elke week of naarmate documenten binnenkomen

• Verkoopfacturen en creditnota's doorgegeven
• Aankoopfacturen en bonnen verstuurd, leesbaar en volledig
• Open vragen genoteerd bij de documenten

Elk kwartaal

• Niets open op de afgesproken datum
• Ontbrekende documenten opgevraagd voor de vervaldag, niet erna
• Een kort overleg met uw boekhouder: btw te betalen, voorafbetalingen, sociale bijdragen

Waar Dokus past

Dokus staat voor uw boekhouder, niet in zijn plaats. Documenten komen binnen via upload, e-maildoorsturing, scan of Peppol; Dokus leest ze en controleert identiteiten, totalen, btw-rekenwerk en referenties, en u bevestigt ze. Rekeninguittreksels kunnen op elk plan worden ingelezen als CSV of pdf, en Core voegt een live bankkoppeling toe. Betalingskoppelingen worden voorgesteld en door een mens bevestigd.

Uw boekhouder kan gratis toegang krijgen en ontvangt een export: CSV met de originele documenten ernaast. Op Core sturen bevestigde documenten zichzelf door naar uw boekhouder. Of die export zuiver inleest in het pakket van uw boekhouder, test u samen met hem; wij gaan er niet van uit. Bekijk hoe de boekhouderskant eruitziet.