Travailler avec votre comptable belge : une checklist de transmission pour les documents, les preuves bancaires et le calendrier

Beaucoup de freelances et de petites sociétés en Belgique travaillent avec un comptable externe (expert-comptable ou boekhouder) qui s'occupe des déclarations TVA, des comptes annuels et de la déclaration fiscale. Ce que le comptable peut faire d'un trimestre dépend de ce qui lui parvient, sous quelle forme et à quel moment.

Voici une checklist pour cette transmission. Elle s'organise autour de quatre choses : les documents, les preuves bancaires, les questions auxquelles vous seul pouvez répondre, et le calendrier.

D'abord : qui est votre comptable

Depuis 2019, la profession a un seul institut, l'ITAA (Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables). Les prestations comptables et fiscales pour des tiers sont réservées aux professionnels inscrits, qui travaillent sous des règles déontologiques et disposent d'une assurance responsabilité. Le registre est public : consultez-le quand vous choisissez quelqu'un.

Posez ensuite trois questions pratiques à votre comptable, avant tout le reste :

1. Quel canal de réception utilisez-vous ? Une plateforme documentaire (ClearFacts, Yuki, Exact Online et d'autres existent), son propre portail, ou une boîte mail partagée.
2. Comment voulez-vous les données bancaires ? Un flux CODA depuis la banque, une connexion PSD2 dans son logiciel, ou des fichiers de relevés.
3. Quelle est votre date de clôture avant chaque échéance TVA ?

Tout ce qui suit dépend des réponses. Rien dans ce guide ne suppose qu'un logiciel fonctionne avec un autre : demandez, et testez une fois.

1. Les documents

Factures de vente

Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA doivent être des factures électroniques structurées, Peppol étant le réseau par défaut (voir la référence juridique). Envoyer une facture à votre client par Peppol ne la met pas pour autant dans la comptabilité de votre comptable. Convenez de la façon dont votre comptable reçoit vos factures de vente, et vérifiez après le premier mois que chacune est bien arrivée.

Votre comptable a besoin de toutes les factures de vente et notes de crédit, pas seulement celles passées par Peppol : les factures aux particuliers et aux clients étrangers aussi.

Factures d'achat

Certaines factures d'achat arrivent structurées par Peppol. Beaucoup non :

• les factures de fournisseurs étrangers ;
• les tickets de caisse : restaurants, parking, carburant, achats en magasin ;
• les factures d'énergie, les primes d'assurance et les contrats de leasing ;
• les PDF de fournisseurs belges qui auraient dû envoyer une facture structurée (le briefing sur la réception explique ce que cela signifie pour la déduction).

Pour les documents non structurés, un scan ou une photo lisible montrant le fournisseur et son numéro de TVA, la date, le montant hors TVA, la TVA et une description. Envoyez aussi les notes de restaurant : la TVA n'est pas déductible, mais une partie du coût l'est à l'impôt.

Pièces justificatives, une fois ou à chaque changement

• Véhicule : facture d'achat ou contrat de leasing, attestation d'assurance, relevés de carte carburant.
• Bureau à domicile : contrat de bail ou tableau d'amortissement du crédit, et le mode de calcul de la quotité professionnelle.
• Cotisations sociales : le décompte annuel de votre caisse d'assurances sociales.
• Avertissement-extrait de rôle : transmettez-le dès sa réception, pour qu'il soit confronté à la déclaration.

2. Les preuves bancaires

Votre comptable associe les paiements aux factures. La façon dont les données bancaires lui parviennent est son choix :

• CODA est le format belge de relevé bancaire défini par Febelfin. La plupart des banques belges peuvent livrer des fichiers CODA directement à un comptable ; demandez à votre banque et à votre comptable de le mettre en place.
• Les connexions PSD2 permettent au logiciel du comptable de lire le compte via l'interface de la banque, une fois que vous l'avez autorisé.
• Les fichiers de relevés ou les PDF sont la solution de repli, et signifient plus de travail manuel de son côté.

Utilisez la communication structurée. La communication structurée belge, +++XXX/XXXX/XXXXX+++, porte dix chiffres et un contrôle à deux chiffres : le reste de la division de ces dix chiffres par 97, écrit 97 lorsque le reste vaut 0. Quand un client paie avec elle, le paiement et la facture peuvent être associés sans deviner. Une communication libre (« facture mars ») veut dire une association à la main. Ne réutilisez jamais une même communication pour deux factures.

Gardez un compte pour l'entreprise. Des dépenses privées sur le compte professionnel obligent à trier chaque transaction.

3. Les questions auxquelles vous seul pouvez répondre

Votre comptable ne peut pas les lire dans les documents. Envoyez-les avec les documents, pas à la fin du trimestre :

• la quotité professionnelle des frais à usage mixte : voiture, téléphone, internet, bureau à domicile ;
• l'objet d'un paiement inhabituel, et la facture à laquelle se rattache un paiement partiel ;
• un litige client ou une note de crédit que vous comptez émettre ;
• une facture étrangère, et le fait que le fournisseur ou le client soit une entreprise ;
• les changements à venir : un nouveau véhicule, un employé, une nouvelle activité, un déménagement.

Une courte liste de questions ouvertes jointe à chaque lot de documents est plus utile qu'une réunion pour les reconstituer plus tard.

4. Le calendrier

Les dates TVA. Les déclarations mensuelles sont dues le 20 du mois suivant, les trimestrielles le 25 du mois qui suit le trimestre. Les dates exactes se décalent différemment pour chacune : utilisez donc le calendrier officiel ; pour 2026, les dates trimestrielles sont le 26 janvier (T4 2025), le 27 avril (T1), le 25 juillet (T2), le 25 octobre (T3) et le 25 janvier 2027 (T4). Voir le guide TVA trimestrielle pour les dates mensuelles.

Votre date de clôture. Convenez d'une date, avant chaque échéance, à laquelle tout ce qui concerne la période est rentré, et tenez-vous-y. Plusieurs jours ouvrables avant l'échéance est courant ; votre comptable vous dira ce dont il a besoin.

Pendant le trimestre. Envoyez les documents au fur et à mesure plutôt qu'en un seul lot. Cela répartit le travail et rend un document manquant visible tant qu'il peut encore être réclamé.

Une fois par an. Le décompte des cotisations sociales, l'avertissement-extrait de rôle et tout changement de situation, dès que vous les avez.

Ce qu'une transmission tardive peut entraîner : une déclaration TVA tardive coûte €100 par mois de retard, plafonnés à €500 par déclaration. Une information tardive rend aussi plus difficile le calcul des versements anticipés, ce qui joue sur l'application éventuelle d'une majoration.

La checklist

Avant le premier trimestre

• Canal de réception convenu, et un document de test reçu
• Circuit des données bancaires en place : CODA, PSD2 ou fichiers de relevés
• Communication structurée sur chaque facture
• Un compte professionnel distinct
• Une date de clôture avant chaque échéance TVA

Chaque semaine, ou au fil des documents

• Factures de vente et notes de crédit transmises
• Factures d'achat et tickets envoyés, lisibles et complets
• Questions ouvertes notées avec les documents

Chaque trimestre

• Rien en suspens à la date de clôture
• Documents manquants réclamés avant l'échéance, pas après
• Un court point avec votre comptable : TVA due, versements anticipés, cotisations sociales

Où Dokus se situe

Dokus se place avant votre comptable, pas à sa place. Les documents arrivent par téléversement, transfert d'e-mail, scan ou Peppol ; Dokus les lit et vérifie les identités, les totaux, l'arithmétique de la TVA et les références, et vous les confirmez. Les relevés bancaires s'importent en CSV ou en PDF sur toutes les formules, et Core ajoute un flux bancaire en direct. Les associations de paiement sont proposées et confirmées par une personne.

Votre comptable peut recevoir un accès gratuit, et reçoit un export : un CSV avec les documents d'origine à côté. Sur Core, les documents confirmés se transmettent seuls à votre comptable. Le fait que cet export s'importe proprement dans le logiciel de votre comptable est à tester avec lui, pas quelque chose que nous supposons. Voyez à quoi ressemble le côté comptable.