Les freelances belges ont-ils besoin d'un comptable ? Ce que le logiciel peut (et ne peut pas) remplacer

La question est généralement posée ainsi : « logiciel ou comptable ? ». Il est plus simple d'y répondre par une liste de tâches. Certaines relèvent de la tenue répétitive des dossiers. D'autres relèvent d'un jugement dont quelqu'un doit répondre. Le logiciel est bon pour les premières. Les secondes, c'est à cela que sert un comptable.

La frontière de la responsabilité

Le logiciel garde les dossiers complets et à jour. Il ne prend pas de décisions fiscales, et il ne doit pas faire semblant d'en prendre.

Quand vous voulez probablement un comptable

• Vous êtes en société (SRL/BV) plutôt qu'en personne physique, avec des comptes annuels à déposer.
• Vous avez des clients transfrontaliers, des revenus mixtes, ou des actifs dont le traitement n'est pas évident.
• Vous êtes sur le point de prendre une décision aux conséquences pluriannuelles : constituer une société, engager du personnel, un investissement important.
• Vous préférez ne pas déposer vous-même vos déclarations, ou vous ne vous sentez pas à l'aise pour le faire.

Le fait que vous y soyez légalement tenu dépend de votre structure et de votre situation. Demandez-le à un comptable ou à l'institut professionnel plutôt que de vous fier à un article général, y compris celui-ci.

Quand un logiciel seul peut suffire pour l'instant

• Vous êtes indépendant en personne physique, avec une activité simple et peu de types de frais, récurrents.
• Vous êtes à l'aise pour préparer et déposer votre déclaration TVA, et vous savez à qui demander quand quelque chose d'inhabituel se présente.
• Vous acceptez de relire vos dossiers chaque mois plutôt qu'une fois par trimestre.

Même là, une relecture avec un comptable avant votre première déclaration annuelle est une assurance peu coûteuse contre une erreur systématique.

Comment comparer les options

Ne comparez pas un abonnement logiciel et les honoraires d'un comptable comme s'ils achetaient la même chose. Notez, pour votre propre situation :

1. Quelles tâches du tableau ci-dessus vous faites aujourd'hui, et combien de temps elles prennent.
2. Lesquelles de ces tâches le logiciel reprend réellement, et lesquelles il se contente de préparer pour quelqu'un d'autre.
3. Quelles tâches demandent un jugement, et qui porte ce jugement aujourd'hui.
4. À quoi votre comptable consacre son temps. Si une grande part passe à réclamer des documents manquants ou à retaper des données, des dossiers plus propres changent son travail. Si elle passe au conseil et au dépôt, non.

Aucune réponse générale ne dit qu'une configuration est moins chère. La comparaison dépend de votre volume, de votre structure et des tarifs de votre comptable.

Travailler avec les deux

Si vous utilisez un logiciel et un comptable ensemble, convenez de trois choses :

• Ce qu'il reçoit et comment. Un export, un accès partagé, ou des documents transférés au fil de leur arrivée.
• Quand. Chaque mois, chaque trimestre, ou autour de chaque période TVA.
• Qui répond à quoi. Les opérations inhabituelles partent chez le comptable sous forme de question, document joint, plutôt que d'être devinées.

Pour la transmission elle-même, voyez comment travailler avec votre comptable belge. Si vous comparez des outils pour le volet logiciel, les comparaisons exposent ce que fait chacun. Les cabinets comptables peuvent lire comment Dokus s'inscrit dans leur travail sur la page pour comptables.

Ce que Dokus fait, et ne fait pas

Dokus capture les factures et les tickets, les lit pour que vous les vérifiiez, envoie les factures par Peppol quand vous les confirmez, et propose quel paiement se rattache à quelle facture pour que vous le confirmiez. Il donne à votre comptable un accès gratuit aux dossiers. Il n'est pas comptable, il ne dépose pas de déclarations, et il ne décide pas du traitement fiscal de quoi que ce soit.