Hebben Belgische freelancers een boekhouder nodig? Wat software wel (en niet) kan vervangen

De vraag wordt meestal gesteld als "software of boekhouder?". Ze is makkelijker te beantwoorden als een lijst taken. Sommige zijn repetitief bijhouden. Andere zijn een oordeel waarvoor iemand verantwoordelijk moet zijn. Software is goed in het eerste soort. Voor het tweede soort is een boekhouder er.

De grens van de verantwoordelijkheid

Software houdt de gegevens volledig en actueel. Ze neemt geen fiscale beslissingen, en ze hoort niet te doen alsof ze dat wel doet.

Wanneer u waarschijnlijk een boekhouder wilt

• U hebt een vennootschap (bv) in plaats van een eenmanszaak, met een jaarrekening die neergelegd moet worden.
• U hebt klanten over de grens, gemengde inkomsten of bezittingen waarvan de behandeling niet vanzelf spreekt.
• U staat voor een beslissing met gevolgen over meerdere jaren: vennootschap oprichten, personeel aanwerven, een grote investering.
• U dient liever niet zelf uw aangiftes in, of u voelt zich daar niet zeker bij.

Of u er wettelijk toe verplicht bent, hangt af van uw structuur en uw situatie. Vraag het aan een boekhouder of aan het beroepsinstituut, in plaats van af te gaan op een algemeen artikel, ook op dit artikel.

Wanneer software alleen voorlopig kan volstaan

• U bent zelfstandige in eenmanszaak met een eenvoudige activiteit en weinig, terugkerende kostensoorten.
• U maakt en dient uw btw-aangifte zelf zonder moeite in, en u weet waar u terechtkunt als er iets ongewoons opduikt.
• U bent bereid uw gegevens elke maand na te kijken, niet één keer per kwartaal.

Zelfs dan is één nazicht met een boekhouder vóór uw eerste jaaraangifte goedkope verzekering tegen een systematische fout.

Hoe u de opties vergelijkt

Vergelijk een softwareabonnement niet met het ereloon van een boekhouder alsof ze hetzelfde kopen. Schrijf voor uw eigen situatie op:

1. Welke taken uit de tabel hierboven u vandaag doet, en hoe lang ze duren.
2. Welke van die taken de software echt overneemt, en welke ze alleen voorbereidt voor iemand anders.
3. Welke taken een oordeel vragen, en wie dat oordeel nu draagt.
4. Waar uw boekhouder nu tijd aan besteedt. Gaat een groot deel naar het najagen van ontbrekende documenten of het overtypen van gegevens, dan verandert schonere invoer zijn werk. Gaat het naar advies en indienen, dan niet.

Geen enkel algemeen antwoord zegt dat de ene opstelling goedkoper is. De vergelijking hangt af van uw volume, uw structuur en de tarieven van uw boekhouder.

Met allebei werken

Gebruikt u software en een boekhouder samen, spreek dan drie dingen af:

• Wat hij krijgt en hoe. Een export, gedeelde toegang, of documenten die worden doorgestuurd zodra ze binnenkomen.
• Wanneer. Maandelijks, per kwartaal, of rond elke btw-periode.
• Wie wat beantwoordt. Ongewone verrichtingen gaan als vraag naar de boekhouder, met het document erbij, in plaats van dat ernaar wordt gegist.

Voor de overdracht zelf, zie samenwerken met uw Belgische boekhouder. Vergelijkt u tools voor de softwarekant, dan zetten de vergelijkingen uiteen wat elk ervan doet. Boekhoudkantoren kunnen op de pagina voor boekhouders lezen hoe Dokus in hun werk past.

Wat Dokus wel en niet doet

Dokus legt facturen en bonnen vast, leest ze zodat u ze kunt nakijken, verstuurt facturen via Peppol wanneer u ze bevestigt, en stelt voor welke betaling bij welke factuur hoort zodat u het kunt bevestigen. Het geeft uw boekhouder gratis toegang tot de gegevens. Het is geen boekhouder, het dient geen aangiftes in, en het beslist niet hoe iets fiscaal wordt behandeld.