Che cos'è Peppol? La fatturazione elettronica in Belgio

Peppol è la rete con cui le imprese belghe si inviano fatture come dati strutturati anziché come PDF. Dal 1° gennaio 2026, una fattura da un'impresa belga soggetta all'IVA a un'altra deve passare da lì. Lei si collega una volta, tramite un software di fatturazione o di contabilità collegato alla rete, e i Suoi clienti La trovano con il Suo numero d'impresa.

Peppol non è un programma da installare, né un sito dell'amministrazione su cui accedere. Funziona piuttosto come la rete telefonica: molti operatori, un unico insieme di regole, e chi è collegato può raggiungere chiunque altro sia collegato.

Che cos'è Peppol?

Peppol è una rete internazionale e un insieme di accordi per scambiare documenti commerciali, come fatture e note di credito, tra imprese e amministrazioni. È nata negli appalti pubblici europei e oggi è usata ben oltre.

Nessuno si collega direttamente a Peppol. Lei passa da un fornitore di servizi Peppol certificato, chiamato anche punto di accesso o access point. In pratica è di solito il Suo software di fatturazione o di contabilità, che è esso stesso un punto di accesso o lavora con uno.

Come viaggia una fattura su Peppol?

Peppol funziona con il cosiddetto modello a quattro angoli:

1. Lei emette la fattura nel Suo software.
2. Il Suo punto di accesso la invia sulla rete.
3. Il punto di accesso del Suo cliente la riceve.
4. Il software del Suo cliente la mostra, pronta da registrare.

Lei e il Suo cliente non avete bisogno dello stesso fornitore. È proprio lo scopo della rete: Lei sceglie il Suo software, il cliente sceglie il suo, e la fattura arriva comunque.

Che cos'è un identificativo Peppol?

Il Suo identificativo Peppol (Peppol ID) è il numero che La identifica sulla rete, un po' come un numero di telefono. In Belgio ogni impresa è registrata almeno con il proprio numero d'impresa (BCE/KBO), preceduto da 0208. Per il numero d'impresa 0308.357.159, l'identificativo Peppol è 0208:0308357159.

Poiché questa convenzione è fissa, non deve chiedere ai Suoi clienti il loro identificativo Peppol. Se conosce il loro numero d'impresa, il Suo software li trova.

Che cos'è una fattura Peppol, e perché un PDF non lo è?

Una fattura Peppol è un file con una struttura fissa (Peppol BIS Billing 3.0, scritto in un formato chiamato UBL) che il software può leggere campo per campo: chi, cosa, quanto, quale aliquota IVA, quale scadenza. Il software del Suo cliente non deve ridigitare nulla.

Un PDF inviato per e-mail è l'immagine di una fattura. Per quanto curato, per una fattura soggetta all'obbligo non conta come fattura strutturata. Un PDF leggibile può accompagnare la fattura Peppol come allegato, ma la fattura è il file strutturato.

Chi deve inviare e ricevere fatture Peppol in Belgio?

Dal 1° gennaio 2026:

• Lei deve inviare fatture strutturate se è un soggetto passivo stabilito in Belgio e fattura a un'altra impresa che deve comunicarLe il proprio numero di partita IVA belga. Vale anche per le imprese in regime di franchigia per le piccole imprese.
• Lei deve poter ricevere se ha una partita IVA belga e acquista da fornitori belgi, anche se vende solo a consumatori.
• Non è richiesta una fattura strutturata per le vendite a privati, nel regime forfettario, per le attività esenti da IVA ai sensi dell'articolo 44 del Codice IVA né, dal 20 febbraio 2026, per i clienti non stabiliti in Belgio.

Il periodo di transizione è finito. La tolleranza generale è terminata il 31 marzo 2026, e una più ristretta per l'autofatturazione il 30 giugno 2026.

Esiste una soluzione gratuita dell'amministrazione, come Hermes o Mercurius?

Non per le fatture tra imprese.

• Hermes era un servizio federale gratuito che riceveva fatture Peppol per le imprese che non potevano ancora elaborarle, le convertiva in PDF e le inoltrava per e-mail. È stato spento il 31 dicembre 2025; le vecchie fatture sono rimaste consultabili fino a marzo 2026.
• Mercurius è la piattaforma tramite cui le autorità pubbliche belghe ricevono fatture elettroniche. Serve per fatturare alla pubblica amministrazione, non ad altre imprese.

Il SPF Finanze ha scelto di non creare un'applicazione centrale per le fatture tra imprese e lascia questo compito al mercato. Secondo la sua stessa spiegazione, adempiere all'obbligo può non costare nulla se è compreso in qualcosa che Lei già paga, come un software di contabilità o un conto bancario.

Come mi collego a Peppol?

1. Scelga un software che invia e riceve tramite Peppol. Il SPF Finanze pubblica un elenco di software conformi, ma non ne raccomanda nessuno. Verifichi che la ricezione sia inclusa, non solo l'invio.
2. Si faccia registrare dal fornitore. La registrazione avviene tramite il fornitore, con il Suo numero d'impresa (0208). Se anni fa è stato registrato con un vecchio identificativo basato sulla partita IVA, chieda con quale risulta.
3. Verifichi di essere reperibile. Cerchi 0208 seguito dal Suo numero d'impresa su Peppol Lookup (lookup.peppol.org). Se compare, altri possono inviarLe fatture. Lo strumento mostra solo che Lei può ricevere, non che può inviare.
4. Provi entrambe le direzioni. Invii una fattura reale e verifichi che sia arrivata. Chieda a un fornitore di inviarLe una fattura, e verifichi che sia arrivata nella Sua contabilità.

La lista di controllo per l'avvio ripercorre ogni passaggio più in dettaglio.

E se il mio cliente non è su Peppol?

Lo cerchi prima, con 0208 e il suo numero d'impresa. La maggior parte dei software lo fa per Lei prima dell'invio.

Se un cliente soggetto all'obbligo non può davvero ricevere una fattura strutturata per motivi tecnici, dal 20 febbraio 2026 la legge Le consente di inviare una fattura ordinaria. Deve comunque fatturare: invii un PDF o una fattura cartacea. Se la invia per via elettronica, il cliente deve accettare quel canale. Secondo il SPF Finanze, quella fattura è giuridicamente valida e Lei ha adempiuto all'obbligo di fatturazione; il rischio è del cliente. Una volta che il cliente è collegato, non deve reinviare le vecchie fatture tramite Peppol.

Tenga traccia della verifica: la data, e il fatto che il cliente non figurava sulla rete. Se il cliente dice di essere collegato ma la Sua fattura non arriva, la guida alla risoluzione dei problemi passa in rassegna le cause abituali.

Quanto costa non essere pronti?

La sanzione colpisce il fatto di non disporre dei mezzi per inviare e ricevere fatture strutturate: 1.500 € la prima volta, 3.000 € la seconda, 5.000 € in seguito. Una constatazione conta come recidiva solo se arriva almeno tre mesi dopo la precedente.

La ricezione è la metà più facile da trascurare. Che cosa significa un PDF del fornitore per la Sua detrazione IVA è spiegato nell'analisi sulla ricezione, e ogni articolo dietro le regole si trova nel riferimento normativo. Il passo successivo, la trasmissione dei dati delle fatture all'amministrazione fiscale, è previsto per il 2028 e ha una propria analisi.