Was ist Peppol? So funktioniert die E-Rechnung in Belgien

Peppol ist das Netzwerk, über das belgische Unternehmen einander Rechnungen als strukturierte Daten statt als PDF schicken. Seit dem 1. Januar 2026 muss eine Rechnung von einem belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen an ein anderes diesen Weg nehmen. Sie schließen sich einmal an, über Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die mit dem Netzwerk verbunden ist, und Ihre Kunden finden Sie unter Ihrer Unternehmensnummer.

Peppol ist kein Programm, das Sie installieren, und auch keine Behördenwebsite, auf der Sie sich anmelden. Es funktioniert eher wie das Telefonnetz: viele Anbieter, ein Regelwerk, und wer angeschlossen ist, erreicht jeden anderen, der ebenfalls angeschlossen ist.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein Satz von Vereinbarungen, um Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Gutschriften zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen. Es entstand im europäischen öffentlichen Auftragswesen und wird heute weit darüber hinaus genutzt.

Niemand verbindet sich direkt mit Peppol. Sie gehen über einen zertifizierten Peppol-Dienstleister, auch Zugangspunkt oder Access Point genannt. In der Praxis ist das meist Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die selbst ein Zugangspunkt ist oder mit einem zusammenarbeitet.

Wie gelangt eine Rechnung über Peppol zum Kunden?

Peppol arbeitet nach dem sogenannten Vier-Ecken-Modell:

1. Sie erstellen die Rechnung in Ihrer Software.
2. Ihr Zugangspunkt sendet sie über das Netzwerk.
3. Der Zugangspunkt Ihres Kunden empfängt sie.
4. Die Software Ihres Kunden zeigt sie an, bereit zum Buchen.

Sie und Ihr Kunde brauchen nicht denselben Anbieter. Genau darum geht es bei dem Netzwerk: Sie wählen Ihre Software, Ihr Kunde wählt seine, und die Rechnung kommt trotzdem an.

Was ist eine Peppol-ID?

Ihre Peppol-ID ist die Nummer, die Sie im Netzwerk identifiziert, ähnlich einer Telefonnummer. In Belgien ist jedes Unternehmen mindestens unter seiner Unternehmensnummer (ZDU/KBO) registriert, mit dem Präfix 0208. Für die Unternehmensnummer 0308.357.159 lautet die Peppol-ID 0208:0308357159.

Weil diese Regel feststeht, müssen Sie Ihre Kunden nicht nach ihrer Peppol-ID fragen. Kennen Sie ihre Unternehmensnummer, findet Ihre Software sie.

Was ist eine Peppol-Rechnung, und warum ist ein PDF keine?

Eine Peppol-Rechnung ist eine Datei mit fester Struktur (Peppol BIS Billing 3.0, geschrieben in einem Format namens UBL), die Software Feld für Feld lesen kann: wer, was, wie viel, welcher Mehrwertsteuersatz, welches Fälligkeitsdatum. Die Software Ihres Kunden muss nichts abtippen.

Ein PDF per E-Mail ist ein Bild einer Rechnung. So ordentlich es aussieht: Für eine Rechnung, die unter die Pflicht fällt, gilt es nicht als strukturierte Rechnung. Ein lesbares PDF darf der Peppol-Rechnung als Anlage beiliegen, aber die strukturierte Datei ist die Rechnung.

Wer muss in Belgien Peppol-Rechnungen senden und empfangen?

Seit dem 1. Januar 2026:

• Sie müssen senden, wenn Sie ein in Belgien ansässiger Steuerpflichtiger sind und ein anderes Unternehmen fakturieren, das Ihnen seine belgische Mehrwertsteuernummer mitteilen muss. Das gilt auch für Unternehmen unter der Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen.
• Sie müssen empfangen können, wenn Sie eine belgische Mehrwertsteuernummer haben und bei belgischen Lieferanten einkaufen, auch wenn Sie nur an Verbraucher verkaufen.
• Keine strukturierte Rechnung ist erforderlich bei Verkäufen an Privatpersonen, unter der Pauschalregelung, für nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs steuerbefreite Tätigkeiten und, seit dem 20. Februar 2026, für Kunden, die nicht in Belgien ansässig sind.

Die Übergangszeit ist vorbei. Die allgemeine Toleranz endete am 31. März 2026, eine engere Toleranz für die Gutschriftsfakturierung (Self-Billing) am 30. Juni 2026.

Gibt es eine kostenlose Lösung der Verwaltung, etwa Hermes oder Mercurius?

Nicht für Rechnungen zwischen Unternehmen.

• Hermes war ein kostenloser föderaler Dienst, der Peppol-Rechnungen für Unternehmen empfing, die sie noch nicht verarbeiten konnten, sie in ein PDF umwandelte und per E-Mail weiterleitete. Er wurde am 31. Dezember 2025 abgeschaltet; alte Rechnungen blieben bis März 2026 einsehbar.
• Mercurius ist die Plattform, über die belgische Behörden elektronische Rechnungen empfangen. Sie dient der Rechnungsstellung an den Staat, nicht an andere Unternehmen.

Der FÖD Finanzen hat bewusst keine zentrale Anwendung für Rechnungen zwischen Unternehmen gebaut und überlässt das dem Markt. Nach seiner eigenen Erklärung kann die Erfüllung der Pflicht nichts kosten, wenn sie in etwas enthalten ist, das Sie bereits bezahlen, etwa Buchhaltungssoftware oder ein Bankkonto.

Wie schließe ich mich an Peppol an?

1. Wählen Sie Software, die über Peppol sendet und empfängt. Der FÖD Finanzen veröffentlicht eine Liste konformer Software, empfiehlt aber keine. Prüfen Sie, dass der Empfang enthalten ist, nicht nur das Senden.
2. Lassen Sie sich vom Anbieter registrieren. Die Registrierung erfolgt über den Anbieter, unter Ihrer Unternehmensnummer (0208). Wurden Sie vor Jahren unter einer älteren, auf der Mehrwertsteuernummer beruhenden Kennung registriert, fragen Sie nach, unter welcher Sie geführt werden.
3. Prüfen Sie, ob Sie auffindbar sind. Suchen Sie auf Peppol Lookup (lookup.peppol.org) nach 0208 gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Erscheinen Sie, können andere Ihnen Rechnungen senden. Das Werkzeug zeigt nur, dass Sie empfangen können, nicht, dass Sie senden können.
4. Testen Sie beide Richtungen. Senden Sie eine echte Rechnung und prüfen Sie, ob sie angekommen ist. Bitten Sie einen Lieferanten, Ihnen eine zu senden, und prüfen Sie, ob sie in Ihrer Buchhaltung gelandet ist.

Die Einrichtungs-Checkliste geht jeden Schritt genauer durch.

Was, wenn mein Kunde nicht auf Peppol ist?

Suchen Sie ihn zuerst, mit 0208 und seiner Unternehmensnummer. Die meisten Programme erledigen das vor dem Senden für Sie.

Kann ein Kunde, der unter die Pflicht fällt, aus technischen Gründen tatsächlich keine strukturierte Rechnung empfangen, dürfen Sie seit dem 20. Februar 2026 eine gewöhnliche Rechnung senden. Rechnung stellen müssen Sie trotzdem: per PDF oder auf Papier. Senden Sie sie elektronisch, muss Ihr Kunde diesem Kanal zustimmen. Laut FÖD Finanzen ist diese Rechnung rechtsgültig, und Sie haben Ihre Rechnungspflicht erfüllt; das Risiko trägt der Kunde. Ist der Kunde später angeschlossen, müssen Sie die alten Rechnungen nicht erneut über Peppol senden.

Halten Sie die Prüfung fest: das Datum und dass Ihr Kunde nicht im Netzwerk zu finden war. Sagt Ihr Kunde, er sei angeschlossen, aber Ihre Rechnung kommt nicht an, geht der Leitfaden zur Fehlerbehebung die üblichen Ursachen durch.

Was kostet es, nicht bereit zu sein?

Das Bußgeld gilt für das Fehlen der Mittel, strukturierte Rechnungen zu senden und zu empfangen: 1.500 € beim ersten Mal, 3.000 € beim zweiten, 5.000 € danach. Eine Feststellung zählt nur dann als Wiederholung, wenn sie mindestens drei Monate nach der vorherigen erfolgt.

Der Empfang ist die Hälfte, die am leichtesten übersehen wird. Was ein Lieferanten-PDF für Ihren Vorsteuerabzug bedeutet, steht im Briefing zum Empfang, und jeder Artikel hinter den Regeln steht in der Rechtsreferenz. Der nächste Schritt, die Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung, ist für 2028 geplant und hat ein eigenes Briefing.