¿Qué es Peppol? Así funciona la factura electrónica en Bélgica

Peppol es la red por la que las empresas belgas se envían facturas como datos estructurados en lugar de como PDF. Desde el 1 de enero de 2026, una factura de una empresa belga sujeta al IVA a otra tiene que viajar por esa vía. Usted se conecta una vez, mediante un software de facturación o contabilidad enlazado a la red, y sus clientes le encuentran por su número de empresa.

Peppol no es un programa que se instala, ni una web de la administración en la que se inicia sesión. Funciona más bien como la red telefónica: muchos operadores, un mismo conjunto de reglas, y quien está conectado puede llegar a cualquier otro que también lo esté.

¿Qué es Peppol?

Peppol es una red internacional y un conjunto de acuerdos para intercambiar documentos comerciales, como facturas y notas de crédito, entre empresas y administraciones. Nació en la contratación pública europea y hoy se usa mucho más allá.

Nadie se conecta directamente a Peppol. Usted lo hace a través de un proveedor de servicios Peppol certificado, también llamado punto de acceso o access point. En la práctica suele ser su software de facturación o contabilidad, que es un punto de acceso o trabaja con uno.

¿Cómo viaja una factura por Peppol?

Peppol funciona con el llamado modelo de cuatro esquinas:

1. Usted emite la factura en su software.
2. Su punto de acceso la envía por la red.
3. El punto de acceso de su cliente la recibe.
4. El software de su cliente la muestra, lista para contabilizar.

Usted y su cliente no necesitan el mismo proveedor. Ese es el sentido de la red: usted elige su software, su cliente elige el suyo, y la factura llega igualmente.

¿Qué es un identificador Peppol?

Su identificador Peppol (Peppol ID) es el número que le identifica en la red, algo así como un número de teléfono. En Bélgica, toda empresa está registrada al menos con su número de empresa (BCE/KBO), con el prefijo 0208. Para el número de empresa 0308.357.159, el identificador Peppol es 0208:0308357159.

Como esa convención es fija, no necesita pedir a sus clientes su identificador Peppol. Si conoce su número de empresa, su software los encuentra.

¿Qué es una factura Peppol y por qué un PDF no lo es?

Una factura Peppol es un archivo con una estructura fija (Peppol BIS Billing 3.0, escrito en un formato llamado UBL) que el software puede leer campo por campo: quién, qué, cuánto, qué tipo de IVA, qué vencimiento. El software de su cliente no tiene que volver a teclear nada.

Un PDF enviado por correo electrónico es una imagen de una factura. Por cuidado que esté, para una factura sujeta a la obligación no cuenta como factura estructurada. Un PDF legible puede acompañar a la factura Peppol como anexo, pero la factura es el archivo estructurado.

¿Quién tiene que enviar y recibir facturas Peppol en Bélgica?

Desde el 1 de enero de 2026:

• Usted debe enviar facturas estructuradas si es un sujeto pasivo establecido en Bélgica y factura a otra empresa que debe comunicarle su número de IVA belga. Esto incluye a las empresas acogidas al régimen de franquicia para pequeñas empresas.
• Usted debe poder recibir si tiene un número de IVA belga y compra a proveedores belgas, aunque solo venda a consumidores.
• No se exige factura estructurada en las ventas a particulares, en el régimen a tanto alzado, en las actividades exentas de IVA por el artículo 44 del Código del IVA ni, desde el 20 de febrero de 2026, para clientes no establecidos en Bélgica.

El periodo de transición ha terminado. La tolerancia general finalizó el 31 de marzo de 2026, y otra más limitada para la autofacturación, el 30 de junio de 2026.

¿Hay una opción gratuita de la administración, como Hermes o Mercurius?

No para las facturas entre empresas.

• Hermes era un servicio federal gratuito que recibía facturas Peppol para empresas que aún no podían procesarlas, las convertía en PDF y las reenviaba por correo electrónico. Se desactivó el 31 de diciembre de 2025; las facturas antiguas pudieron consultarse hasta marzo de 2026.
• Mercurius es la plataforma por la que las autoridades públicas belgas reciben facturas electrónicas. Sirve para facturar a la administración, no a otras empresas.

El SPF Finanzas decidió no crear una aplicación central para las facturas entre empresas y lo deja en manos del mercado. Según su propia explicación, cumplir la obligación puede no costar nada si va incluido en algo que usted ya paga, como un software de contabilidad o una cuenta bancaria.

¿Cómo me conecto a Peppol?

1. Elija un software que envíe y reciba por Peppol. El SPF Finanzas publica una lista de software conforme, pero no recomienda ninguno. Compruebe que la recepción está incluida, no solo el envío.
2. Deje que el proveedor le registre. El registro se hace a través del proveedor, con su número de empresa (0208). Si se registró hace años con un identificador antiguo basado en su número de IVA, pregunte con cuál figura.
3. Compruebe que se le puede encontrar. Busque 0208 seguido de su número de empresa en Peppol Lookup (lookup.peppol.org). Si aparece, otros pueden enviarle facturas. La herramienta solo muestra que usted puede recibir, no que pueda enviar.
4. Pruebe los dos sentidos. Envíe una factura real y confirme que ha llegado. Pida a un proveedor que le envíe una, y confirme que ha llegado a su contabilidad.

La lista de comprobación para la puesta en marcha recorre cada paso con más detalle.

¿Y si mi cliente no está en Peppol?

Búsquelo primero, con 0208 y su número de empresa. La mayoría de los programas lo hacen por usted antes de enviar.

Si un cliente sujeto a la obligación realmente no puede recibir una factura estructurada por motivos técnicos, la ley le permite desde el 20 de febrero de 2026 enviar una factura ordinaria. Sigue teniendo que facturar: envíe un PDF o una factura en papel. Si la envía por vía electrónica, su cliente debe aceptar ese canal. Según el SPF Finanzas, esa factura es jurídicamente válida y usted ha cumplido su obligación de facturación; el riesgo lo asume el cliente. Cuando el cliente esté conectado, no tiene que reenviar las facturas antiguas por Peppol.

Deje constancia de la comprobación: la fecha, y que su cliente no figuraba en la red. Si su cliente dice estar conectado pero su factura no llega, la guía de resolución de problemas repasa las causas habituales.

¿Qué cuesta no estar preparado?

La multa sanciona no disponer de los medios para enviar y recibir facturas estructuradas: 1.500 € la primera vez, 3.000 € la segunda y 5.000 € a partir de ahí. Una constatación solo cuenta como reincidencia si llega al menos tres meses después de la anterior.

La recepción es la mitad que más fácilmente se pasa por alto. Lo que un PDF de un proveedor significa para su deducción del IVA se explica en el análisis sobre la recepción, y cada artículo detrás de las reglas está en la referencia legal. El siguiente paso, comunicar los datos de las facturas a la administración tributaria, está previsto para 2028 y tiene su propio análisis.