Wat is Peppol? Zo werkt e-facturatie in België

Art. 53, § 2bis W.Btw (wet van 6 februari 2024) vereist sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen tussen in België gevestigde belastingplichtigen. Art. 13ter KB nr. 1 maakt Peppol BIS in de UBL-versie, verstuurd via het Peppol-netwerk, de standaard. Het niet beschikken over de technische middelen om uit te reiken en te ontvangen kost € 1.500, daarna € 3.000, daarna € 5.000.

Welke instrumenten creëren de verplichting?

Hoe is het Peppol-netwerk georganiseerd?

Drie rollen. Deelnemers (eindgebruikers) versturen en ontvangen. Dienstverleners beheren de toegangspunten, de in- en uitgangen van het netwerk, en de registers (SML/SMP) die publiceren waar de documenten van elke deelnemer naartoe moeten. Peppol-autoriteiten sluiten de overeenkomsten met de dienstverleners en zien in hun rechtsgebied toe op correct gebruik; OpenPeppol vzw houdt het kader samen.

De uitwisseling volgt het vierhoekmodel: verzender, toegangspunt van de verzender, toegangspunt van de ontvanger, ontvanger. Verzender en ontvanger hoeven niet dezelfde dienstverlener te hebben.

De FOD BOSA is sinds 1 januari 2016 de Belgische Peppol-autoriteit. Volgens BOSA neemt de FOD Financiën die rol op vanaf 2027.

Hoe wordt een Belgische deelnemer geïdentificeerd?

Met het ondernemingsnummer onder schema-ID 0208: 0208:[KBO-nummer], bijvoorbeeld 0208:0308357159 voor de FOD Financiën. Dienstverleners zijn contractueel verplicht Belgische deelnemers minstens onder die identificatie te registreren (Peppol Authority Specific Requirements). Andere identificaties (btw-nummer, GLN, IBAN) kunnen in onderling akkoord worden toegevoegd, niet in de plaats ervan.

U hoeft klanten dus niet naar een Peppol-ID te vragen. Oudere registraties onder een identificatie op basis van het btw-nummer bestaan nog; ga na onder welke een klant staat als een factuur niet aankomt.

Welk formaat legt de wet op?

De wet zelf legt geen formaat vast. Art. 13ter KB nr. 1 vereist overeenstemming met de Europese norm en haar lijst van syntaxen op grond van Richtlijn 2014/55/EU, zoals geconcretiseerd in het formaat Peppol BIS in de UBL-versie (Peppol BIS Billing 3.0, een toepassing van EN 16931), verstuurd via het Peppol-transmissienetwerk.

De partijen mogen een ander formaat afspreken dat aan de Europese norm voldoet (art. 13ter, tweede lid), maar art. 13quater verplicht de uitreiker dan toch de middelen te behouden om via Peppol uit te reiken en te ontvangen. Een creditnota die naar een gestructureerde factuur verwijst, is zelf een gestructureerde factuur en wordt in hetzelfde formaat uitgereikt.

Twee praktische punten uit de FAQ van de FOD Financiën: bijlagen reizen via hetzelfde kanaal als de factuur, niet via een aparte e-mail; en de ontvanger bewaart de gestructureerde factuur gedurende de volledige bewaartermijn, met een leesbare vorm waarvan de inhoud niet gewijzigd kan worden.

Wie valt eronder?

De plicht van de bestemmeling volgt uit art. 53, § 2bis: een bestemmeling die voor btw-doeleinden is geïdentificeerd op grond van art. 50, § 1, eerste lid, 1° of 3°, moet kunnen ontvangen. Een onderneming die alleen aan consumenten verkoopt maar aankoopt bij Belgische leveranciers, moet dus toch kunnen ontvangen. De ontvangstzijde, en wat een niet-gestructureerde leveranciersfactuur betekent voor de aftrek, staat in de briefing over ontvangen.

Tolerantie: de algemene liep af op 31 maart 2026; de gerichte tolerantie voor self-billing op 30 juni 2026. Sindsdien wordt een boete alleen in uitzonderlijke technische gevallen kwijtgescholden, na individueel onderzoek.

Wat is er met Hermes gebeurd, en wat is Mercurius?

Hermes, het gratis federale platform dat Peppol BIS-facturen ontving voor Belgische ondernemingen die ze nog niet konden verwerken, ze naar pdf omzette en per e-mail doorstuurde, werd stopgezet op 31 december 2025, met raadpleging tot maart 2026 (verslag van de 37e plenaire vergadering van Belgische Peppol-dienstverleners, 30 september 2025). Eén oudere pagina op het e-facturatieportaal stelt Hermes nog voor als beschikbaar; die is niet bijgewerkt.

Mercurius is het federale B2G-platform: het ontvangt via Peppol elektronische facturen gericht aan Belgische aanbestedende overheden, en biedt een portaal waarin een leverancier een eenvoudige factuur kan ingeven. B2G valt onder het aparte kader van de overheidsopdrachten (wet van 17 juni 2016) en is niet wat in 2026 veranderde.

Er bestaat geen B2B-oplossing van de overheid. De FOD Financiën lichtte in mei 2025 toe dat ze bewust koos voor een gedecentraliseerde, marktgerichte aanpak, en dat de kost van naleving nul kan zijn als ze inbegrepen is in de basisprijs van boekhoudsoftware of een bankrekening.

Hoe ga ik na of een klant kan ontvangen?

Met Peppol Lookup (lookup.peppol.org), zoekend op 0208:[KBO-nummer] of op naam. De tool toont dat een deelnemer kan ontvangen, niet dat hij kan versturen. Volgens de regels van het netwerk geldt publicatie in de directory als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen.

Wat als de bestemmeling niet kan ontvangen?

Art. 4 van de wet van 10 februari 2026 vult art. 53, § 2bis aan: de uitreiker hoeft geen gestructureerde factuur uit te reiken als de bestemmeling om technische redenen niet in staat is ze te ontvangen. De uitreiker blijft wel verplicht een gewone factuur uit te reiken overeenkomstig § 2.

De FAQ van de FOD Financiën voegt toe: een factuur die via een alternatief kanaal is verstuurd, is rechtsgeldig en de verzender heeft aan zijn facturatieverplichting voldaan; een elektronisch alternatief vereist het akkoord van de klant; de klant loopt het risico op een boete; en zodra de klant aangesloten is, hoeven er geen gestructureerde facturen met terugwerkende kracht verstuurd te worden. Bewaar het bewijs van de opzoeking in het dossier.

Wat zijn de boetes?

Bijlage bij KB nr. 44, punt C, ingevoegd door het KB van 8 juli 2025: het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen kost € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede, € 5.000 daarna. Een vaststelling telt pas als tweede of volgende overtreding als de administratie ze ten vroegste drie maanden na de vorige vaststelt. Boetes per factuur voor laattijdige of onregelmatige facturen staan daar los van; de juridische referentie heeft de volledige tabel.

Voor het dossier

• Ga per klant na of hij via Peppol verstuurt en ontvangt, en noteer onder welke identificatie hij geregistreerd staat.
• Bewaar het bewijs uit Lookup voor elke klant binnen het toepassingsgebied die buiten Peppol om gefactureerd wordt.
• Volg pdf's van Belgische leveranciers op; ze wijzen op een gat aan een van beide kanten.
• Noteer de volgende wijziging: e-reporting op transactieniveau, gepland voor 1 januari 2028 en nog geen wet. Voor de opstart, de checklist; voor facturen die niet aankomen, de gids voor probleemoplossing.