Belgische bankkoppeling: waarom uw financiële tool met uw bank moet praten

Uw bank koppelen aan een financiële tool bespaart u het downloaden en overtypen van rekeninguittreksels. Het neemt de review niet weg. Deze gids behandelt hoe de koppeling werkt, hoe een zinvolle wekelijkse review eruitziet en wat u controleert voor u koppelt.

Hoe een bankkoppeling werkt

Onder de tweede Europese betalingsrichtlijn (PSD2) moet een bank een vergunde derde partij uw rekeninggegevens laten lezen met uw toestemming. In de praktijk:

• U kiest uw bank in de tool en gaat naar de eigen login van uw bank om de toegang goed te keuren.
• De tool krijgt leestoegang tot verrichtingen en saldi. Geld verplaatsen kan ze met die toestemming niet.
• De toestemming vervalt na een termijn die door de regels en uw bank bepaald wordt, en u wordt gevraagd ze te vernieuwen.
• Nieuwe verrichtingen komen binnen wanneer de bank ze aan de koppeling beschikbaar stelt, en dat is niet altijd het moment waarop ze in uw bankapp verschijnen.

Welke banken ondersteund worden, en hoe vaak de gegevens vernieuwd worden, hangt af van de tool en van de koppelingsprovider die ze gebruikt. Controleer beide voor u op een koppeling vertrouwt.

Het alternatief: een uittreksel uploaden

Zonder live koppeling downloadt u een uittreksel bij uw bank en uploadt u het. Dat is trager en het is maar zo actueel als uw laatste upload, maar de tool krijgt er dezelfde soort gegevens door. Voor een zaak met weinig verrichtingen kan een maandelijkse upload volstaan.

Wat er verandert zodra verrichtingen binnenkomen

De waarde zit niet in de lijst met verrichtingen zelf. Ze zit in wat de tool ermee doet:

1. Betalingen vinden hun factuur. Een binnenkomende EUR 1.210 kan naast de openstaande factuur van EUR 1.210 van dezelfde klant gelegd worden.
2. Kosten vinden hun bewijsstuk. Een kaartbetaling aan een leverancier kan naast het bonnetje gelegd worden dat u hebt vastgelegd.
3. Gaten worden zichtbaar. Een betaling zonder document, of een factuur zonder betaling, komt boven terwijl u zich nog herinnert waarover het ging.

Een goede tool stelt die koppelingen voor en legt uit waarom. Ze hoort niet in uw plaats te beslissen. Hetzelfde bedrag kan van twee klanten komen, en een klant kan twee facturen in één overschrijving betalen of één factuur in twee keer.

Een wekelijkse review, niet langer dan nodig

1. Bevestig of verwerp de voorgestelde koppelingen. Begin bij grote of ongewone bedragen.
2. Kijk naar wat ongekoppeld blijft. Een betaling zonder document heeft een bonnetje of een uitleg nodig.
3. Vraag ontbrekende documenten op terwijl de verrichting nog vers is.
4. Noteer wat ongewoon is voor uw boekhouder, met het document erbij, in plaats van de behandeling te gokken.

Hoelang dit duurt hangt af van uw volume. Het punt is dat het elke week gebeurt, niet in de laatste dagen van een btw-kwartaal.

Wat u controleert voor u koppelt

• Dekking: wordt uw bank ondersteund, voor zakelijke rekeningen?
• Vernieuwing: hoe wordt u verwittigd wanneer de toestemming afloopt, en wat gebeurt er met de gegevens in tussentijd?
• Koppelen: worden voorstellen uitgelegd, kunt u ze verwerpen en kunt u een koppeling ongedaan maken?
• Toegang: is de toegang alleen-lezen, en wie in uw zaak ziet de gegevens?
• Export: krijgt uw boekhouder de gekoppelde records eruit zonder herstelwerk?

Wat Dokus vandaag doet

In elk plan is een koppeling een voorstel met zijn reden, en ze wordt pas toegepast wanneer een persoon ze bevestigt. Dokus bevestigt koppelingen niet uit zichzelf. Deelbetalingen worden als deelbetaling geboekt.

Voor het dagelijkse beeld, zie weten wat betaald is. Voor de btw-kant van het kwartaal, zie de btw-gids per kwartaal, en om de records door te geven, samenwerken met uw boekhouder.